高校辦公室秘書的角色意識(shí)漫談

薛磊

[摘? ? ? ? ? ?要]? 高校辦公室是樹立高校形象，保障教育教學(xué)工作正常運(yùn)行的重要部門，擔(dān)負(fù)著部署全校總體工作、調(diào)節(jié)各個(gè)工作環(huán)節(jié)以及制訂發(fā)展戰(zhàn)略等職責(zé)。部門職能決定了高校辦公室秘書的工作內(nèi)容既繁雜、瑣碎又極具影響力。因此，作為高校辦公室秘書，必須樹立正確的角色意識(shí)，不斷提高自身的能力和職業(yè)素質(zhì)，保障辦公室各項(xiàng)工作的順利開展。主要探究高校辦公室秘書應(yīng)具備的角色意識(shí)，并提出提升自身素質(zhì)的途徑。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 高校;辦公室秘書;角色

[中圖分類號(hào)]? G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號(hào)]? 2096-0603（2018）35-0274-01

高校辦公室作為高校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，處在學(xué)校的中樞位置，既是校內(nèi)各部門之間溝通的平臺(tái)，也是廣大師生的服務(wù)平臺(tái)，還是對外聯(lián)系的窗口。服務(wù)對象的層次性和多樣性決定了秘書工作需要集多種角色于一身，既要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，建言獻(xiàn)策，還要溝通、協(xié)調(diào)學(xué)校不同部門之間的工作，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，也是全體師生的服務(wù)者，不僅要求其具備一定的文字基礎(chǔ)，還要具備一定的溝通、協(xié)調(diào)能力。因此，辦公室秘書必須緊跟新時(shí)期發(fā)展步伐，樹立正確的角色意識(shí)，不斷提升綜合素質(zhì)，推動(dòng)各項(xiàng)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為本校的快速發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

一、高校辦公室秘書應(yīng)具備的角色意識(shí)

（一）服務(wù)者角色

為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是秘書最基本的工作，尤其是新建的本科院校，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要處理的事務(wù)較多，秘書的首要職責(zé)就是在領(lǐng)導(dǎo)的安排下處理相關(guān)行政事務(wù)，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的壓力，讓領(lǐng)導(dǎo)有更多的精力和時(shí)間開展學(xué)校建設(shè)工作。高校辦公室秘書不但要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還要為全校師生服務(wù)，（1）保持學(xué)校信息渠道暢通，讓全校的師生和工作人員都能及時(shí)了解學(xué)校的發(fā)展和工作動(dòng)態(tài)。（2）主動(dòng)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活情況，及時(shí)幫助有困難的教師和學(xué)生。

（二）協(xié)調(diào)者角色

工作的特殊性決定了秘書人際關(guān)系的復(fù)雜性，要求其能準(zhǔn)確揣摩和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，傳達(dá)并安排好領(lǐng)導(dǎo)部署的工作，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與教職工之間、各部門之間、與其他院校之間的工作關(guān)系。此外，由于本科院校尤其是新建本科院校，辦事部門較多，事務(wù)瑣碎，很容易產(chǎn)生各種矛盾，只有協(xié)調(diào)好各方之間的工作，才能為學(xué)校創(chuàng)設(shè)良好的發(fā)展環(huán)境，為學(xué)校的和諧穩(wěn)定提供保障。

（三）決策參與者角色

為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在決策方面提供參謀服務(wù)，發(fā)揮助手作用是校辦秘書工作的重要部分。領(lǐng)導(dǎo)要做某項(xiàng)決策時(shí)，提前對有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行全面深入的了解，做好資料的收集、整理和分析，把準(zhǔn)確詳實(shí)的信息報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)，站在全局的高度考慮事情，并提出合理的、有參考價(jià)值的建議和解決方法，輔助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)校的各項(xiàng)工作。

（四）監(jiān)督者角色

“一分部署，九分落實(shí)。”要緊緊圍繞高校中心工作，做好工作任務(wù)分解，推動(dòng)學(xué)校各部門貫徹落實(shí)是校辦秘書的一項(xiàng)重要職責(zé)。在領(lǐng)導(dǎo)做好決策之后，秘書就應(yīng)該及時(shí)監(jiān)督和檢查工作落實(shí)情況，任何工作只部署不落實(shí)就達(dá)不到預(yù)期的效果，作為秘書就應(yīng)該保障領(lǐng)導(dǎo)決策的實(shí)施和落實(shí)，推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展。

二、提升高校辦公室秘書能力與素質(zhì)的策略

（一）提高政治素養(yǎng)，保持清醒的政治鑒別能力

高校辦公室秘書的基本素養(yǎng)就是道德修養(yǎng)，工作中，必須明確政治立場，樹立正確的價(jià)值觀和人生觀，堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，遵守國家的方針政策和學(xué)校的規(guī)章制度，保持清醒頭腦，這樣才能抵御各種風(fēng)險(xiǎn)和考驗(yàn)。

（二）不斷學(xué)習(xí)，提升綜合素養(yǎng)

秘書工作對專業(yè)能力要求較高，綜合性較強(qiáng)。黨的“十九大”報(bào)告中強(qiáng)調(diào)：“我們黨既要政治過硬，也要本領(lǐng)高強(qiáng)。”要做到這兩點(diǎn)，必須增強(qiáng)學(xué)習(xí)本領(lǐng)，善于學(xué)習(xí)。校辦秘書人員要堅(jiān)持“干中學(xué)、學(xué)中干”，要堅(jiān)持做到缺什么補(bǔ)什么，不斷提高自身的專業(yè)水平，努力使自己真正成為行家里手。要結(jié)合各自工作，在學(xué)習(xí)中深入思考，把學(xué)習(xí)與崗位職責(zé)緊密結(jié)合起來，與分析工作中遇到的問題結(jié)合起來，真正把所學(xué)的知識(shí)消化吸收，轉(zhuǎn)化為解決實(shí)際問題的能力和本領(lǐng)。作為校辦秘書不僅要有扎實(shí)的文字功底，掌握一定的專業(yè)知識(shí)，還需要掌握大量不同學(xué)科的理論知識(shí)，應(yīng)對工作中的各種狀況。此外，隨著辦公室信息化水平的不斷提高，高校辦公室秘書還應(yīng)該具備較高的信息意識(shí)，有較高的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)運(yùn)用能力。因此，我們應(yīng)該堅(jiān)持學(xué)習(xí)各個(gè)方面的知識(shí)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，以勝任工作。

（三）注重提高自身的組織協(xié)調(diào)能力

秘書的工作內(nèi)容和人際關(guān)系是十分復(fù)雜的，這就要求高校辦公室秘書必須具備良好的組織協(xié)調(diào)能力，能將有限的資源合理分配到各部門中，面對工作中產(chǎn)生的分歧時(shí)，能統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，能有條不紊地面對各種緊急工作，能有效解決工作中各種問題，使全體工作人員形成一個(gè)高效的集體。因此，高校辦公室秘書必須注重提高自身的組織協(xié)調(diào)能力，使每個(gè)人都能在自己的崗位上做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

綜上所述，高校辦公室工作是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，高校辦公室秘書能力和素質(zhì)的提升不是一朝一夕的事情，需要強(qiáng)化自身角色意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到工作的重要性，不斷通過學(xué)習(xí)給自己充電，把牢正確的政治方向，切實(shí)提高自身的綜合素質(zhì)和組織協(xié)調(diào)能力，更好地發(fā)揮職能作用，提高高等院校行政管理水平，更好地服務(wù)于學(xué)校。

參考文獻(xiàn)：

[1]饒晗.論高校辦公室秘書能力的提升[J].中國市場，2018（16）：123-124.

[2]王新華，梁妍.淺談如何做好高校黨政辦公室秘書工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：98.