淺析獨(dú)立院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

黃媛

摘要：教學(xué)秘書作為學(xué)校教務(wù)工作與二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作的橋梁和紐帶，是教學(xué)管理不可或缺的組成部分。文章分析了中山大學(xué)新華學(xué)院教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀，并提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立院校;教學(xué)秘書;工作現(xiàn)狀

隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，為更好地開展教學(xué)工作，中山大學(xué)新華學(xué)院于2015年8月逐步實(shí)行二級(jí)化管理，并設(shè)置教學(xué)秘書崗位，主要負(fù)責(zé)教學(xué)管理方面的工作。

一、 教學(xué)秘書的工作內(nèi)容

中山大學(xué)新華學(xué)院教學(xué)秘書的主要工作有：第一，編排、落實(shí)課表;第二，核算教師工作量;第三，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)匯編課程和實(shí)習(xí)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱，制訂并落實(shí)人才培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃;第四，核訂師生教材;第五，管理學(xué)籍;第六，承擔(dān)各類型考試的考務(wù)工作;第七，歸檔教學(xué)材料;第八，審核應(yīng)屆畢業(yè)生的畢業(yè)和學(xué)位資格;第九，組織教學(xué)檢查，填報(bào)本科教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù);第十，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好專業(yè)認(rèn)證、學(xué)位認(rèn)證工作。

二、教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

（一）缺乏專業(yè)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理人員，沒有得到足夠的重視，專業(yè)化要求不高，準(zhǔn)入門檻低，業(yè)務(wù)能力參差不齊[1]。新入職的教學(xué)秘書沒有經(jīng)過專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不熟悉工作流程，崗位適應(yīng)期長。事實(shí)上，教學(xué)秘書日常工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性和時(shí)效性，要求嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。中山大學(xué)新華學(xué)院雖然對(duì)新入職人員提供了崗前培訓(xùn)，但缺乏針對(duì)性，他們主要在 “老帶新”的模式下得到間斷性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

而且，教學(xué)秘書大部分時(shí)間都在忙于處理各種事務(wù)，很少有機(jī)會(huì)與其他教學(xué)秘書開展工作交流或外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)，導(dǎo)致工作難有創(chuàng)新和突破。

（二）工作積極性不高

一方面，新教學(xué)秘書在老教務(wù)員的指導(dǎo)下開展工作，潛意識(shí)里抱著“得過且過”的思想，習(xí)慣于被動(dòng)地接受任務(wù)，缺乏主見[2]，久而久之，對(duì)老教務(wù)員產(chǎn)生依賴，一旦遇到問題就向老教務(wù)員尋求幫助，不愿自己主動(dòng)探索、尋找突破口。另一方面，老教務(wù)員在完成本職工作之余，還得承擔(dān)培訓(xùn)新人的責(zé)任，工作量增加了卻沒有相應(yīng)的補(bǔ)貼，一定程度上影響了他們的工作情緒和態(tài)度。長此以往，整個(gè)教學(xué)秘書隊(duì)伍工作積極性不高，職業(yè)倦怠心理嚴(yán)重。

（三）缺少晉升渠道和評(píng)優(yōu)機(jī)會(huì)

中山大學(xué)新華學(xué)院教學(xué)秘書大多數(shù)是本科學(xué)歷，個(gè)別研究生學(xué)歷的教學(xué)秘書，還要承擔(dān)1～2門課程的教學(xué)工作。與其他崗位相比，教學(xué)秘書普遍存在待遇低、進(jìn)修機(jī)會(huì)少、職務(wù)晉升難、評(píng)優(yōu)機(jī)會(huì)少等問題。

三、改善教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的幾點(diǎn)建議

（一）進(jìn)行專業(yè)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

首先，學(xué)校應(yīng)對(duì)教學(xué)秘書開展崗前培訓(xùn)，以提高他們的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。其次，要對(duì)教學(xué)秘書就教務(wù)處各業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，并采取筆試或?qū)嵅俚姆绞竭M(jìn)行考核。再次，學(xué)校應(yīng)編制和完善教學(xué)秘書工作手冊(cè)，使教學(xué)秘書的工作有章可循。教學(xué)秘書務(wù)必熟悉并落實(shí)教學(xué)管理規(guī)章制度和管理?xiàng)l例。最后，學(xué)校應(yīng)定期組織教學(xué)秘書學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和管理技能，努力提高教學(xué)秘書溝通協(xié)調(diào)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、開拓創(chuàng)新的能力，提升其工作效率[3]，做到與時(shí)俱進(jìn)，貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀。

（二）制訂完善的激勵(lì)機(jī)制

學(xué)校應(yīng)對(duì)教學(xué)秘書崗位進(jìn)行合理定位，在薪酬待遇方面給予適當(dāng)傾斜，提升其工作積極性，以穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍，避免人員更替頻繁導(dǎo)致工作交接不到位的情況發(fā)生。鼓勵(lì)教學(xué)秘書繼續(xù)深造，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技能，提高自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。在年度考核方面，制訂和完善教學(xué)秘書考評(píng)辦法，提供晉升評(píng)優(yōu)渠道，對(duì)教學(xué)秘書工作給予肯定。

（三）教學(xué)秘書要提高自身素質(zhì)

教學(xué)秘書作為二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作的第一執(zhí)行人，首先要做到早部署、嚴(yán)把關(guān)、保質(zhì)量。其次要與同行、前輩加強(qiáng)交流，通過培訓(xùn)、研討會(huì)等形式相互學(xué)習(xí)。最后教學(xué)秘書要樹立職業(yè)目標(biāo)，制訂學(xué)習(xí)計(jì)劃，學(xué)會(huì)自主思考、探索創(chuàng)新[4]。

四、結(jié)語

綜上所述，教學(xué)秘書工作對(duì)高校建設(shè)發(fā)展具有重要的意義。因此，高校要提高對(duì)教學(xué)秘書的關(guān)注，通過專業(yè)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、完善的激勵(lì)機(jī)制，促使教學(xué)秘書提高自身素質(zhì)，提升其教學(xué)管理能力。

參考文獻(xiàn)

[1]洪麗平.高等學(xué)校教學(xué)秘書的職業(yè)倦怠及對(duì)策研究[J].黎明職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2015（4）：71-74.

[2]王麗芳.獨(dú)立院校教學(xué)秘書崗位之我見[J].才智，2014（20）：78.

[3]鄭婕.論高等學(xué)校系級(jí)教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)與素質(zhì)[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2007（3）：35-39.

[4]郭恩霖.淺論高等學(xué)校系部教學(xué)秘書的角色意識(shí)[J].宜春學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（2）：65-67.