論高校辦公室秘書能力的提升

饒晗

[摘 要]教育是支撐國家穩步發展的基礎力量，是培養各類高素質人才的重要渠道，是促進各行業進一步細分和向高、精、深發展的不竭動力。在高校教育體系之中，辦公室秘書扮演著至關重要的角色，主要為就校園發展、建設、學校事務管理等提供輔助性服務，其直接影響著高校運行水平。文章在此就高校辦公室秘書能力的提升展開了分析與研究。

[關鍵詞]高校；辦公室；秘書能力

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.16.123

早前，習近平總書記就秘書這項工作給予了總結。談起“秘書工作的風范”，他提到，辦公室秘書工作具有重、苦、雜與難的特點。[1]在剛剛過去的十九大上，要求秘書工作應全面堅持以馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀為指導，全面貫徹習近平總書記系列重要講話精神與黨中央治國理政新理念新思想新戰略，并設立了相應的秘書處，可見，政府部門對高校辦公室秘書工作給予了高度的認知，強調依法治校，構建平安校園，這對高校辦公室秘書能力提出了更高的要求。因此，為提高高校辦公室秘書能力，應結合十九大基本精神，重視對辦公室秘書專業能力的培訓與教育，分別從管理、政治、計算機等角度出發，從而提升高校辦公室秘書能力。

1 高校辦公室秘書能力提升的重要性

近些年來，我國高等教育得到了全面的發展，為全面推行高等教育工作，應發揮好辦公室秘書人員的重要作用，其能為領導決策的制定提供參謀與系列服務，可見，辦公室秘書人員的工作效率變得十分關鍵。當前，高校秘書工作應充分順應新時代的具體要求，充分體會習近平在1990年時，就總結出辦公室秘書工作具有重、苦、雜與難四個特點。[2]同時，針對辦公室工作提出三點希望，即具備“高度責任感”，要“高效率開展工作”，實行“高水平服務”，[3]提出辦公室秘書應增強角色意識，及時擺正自身位置；要增強辦公室秘書的時間管理能力、溝通能力與協調組織能力，以便更好地勝任秘書這一重要工作。

高校規范化、法制化發展要求必須結合高校大學生的實際需求，促進大學生的健康成長，需要構建平安校園，讓大學生生活在一個平安而健康的環境內，是提高高校運行效率的關鍵所在。為打造平安校園，高校辦公室秘書人員責無旁貸。例如，在校園內，要組織人員張貼關于構建“平安校園”的條幅，還應組織相關人員開展平安校園宣傳與教育活動，不斷提高秘書的職業道德與責任感，為平安校園建設提供保障。就秘書問題，在十九大上也給予了高度重視，要求秘書應具備高度的職業責任感，處理好高校的相關事務，全面堅持以馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀為指導的基本原則，貫徹習近平總書記的系列重要講話精神與黨中央治國理政新理念新思想新戰略。

2 高校辦公室秘書能力的提升策略

2.1 做好秘書角色定位，增強服務意識

新時期，高校辦公室秘書工作的實施，應全面貫徹群眾基本路線，做好秘書角色定位，增強服務意識，要求秘書要牢記黨的核心宗旨，[4]主要為高校提供政治服務，從而凸顯高校秘書的重要價值。

在高校運行過程中，黨政辦公室屬于關鍵的機關職能部門，其也是重要的辦事機構與綜合管理部門，也是高校領導的重要參謀者。[3]對于高校而言，工作效率運行高低、成果好壞，從根本上取決于辦公室秘書的基本素質的高低。在當下全面建設平安校園、大規模開展依法治校工作背景下，秘書人員尤其應該增強安全意識，及時將平安校園建設的基本理念傳達下去，設置平安校園建設的相關事務，引導各系部將校園正常、平安有序的教學和生活秩序結合起來，共同營造良好的育人環境。這就需要秘書人員扮演好自身橋梁性的角色，發揮好聯系上下級、高校內外的重要作用，積極發揮行政管理職能，成為高校領導者的智慧背囊，為領導提供輔助，全面承擔參謀、督查、公文處理等事務。

2.2 結合服務對象類型，提供服務需求

要提高秘書服務質量，必須要全面了解秘書服務的對象。高校服務對象主要有廣大學生、教職工與校外人員等，其中學生又有不同學歷層次、專業類型和身心狀況的劃分，教職工有不同崗位、職稱、研究領域等區別，校外人員亦有諸多類型。總而言之，在高校內，學生是高校存在的重要基礎和條件，其發揮著主體性的作用。如今的高校基本以“95后”學生為主，他們的身心發展特點區別于一般“90后”和廣大“80后”，學生事務因此呈現復雜性、多元化的特點，這要求高校秘書處工作中應與時俱進，不斷進步，才能更好地處理高校事務與接待學生。還要掌握專業的法律法規知識，把握上級部門新政策并制定適合本校的應急方案。

辦公室秘書時常會遇到多人辦事的情況，此時，秘書應對事情影響范圍、輕重緩解、延遲可能導致的后果等進行科學判斷，對事務、服務對象等予以科學排序，若部分事務無法及時辦理，需要請示相關領導或邀請部分人員來進行協助，必須做到對每個服務對象盡責、負責，從而提高服務對象的滿意度。

2.3 提高辦公室秘書的綜合素質

辦公室秘書應具備高度的政治品質、團隊合作意識、基礎知識，客觀公正的態度、服務意識與進取精神。其中，政治素質是對秘書的首要要求。尤其學院辦公室工作常常涉及教職工隱私、人事流動、重要文件等機密，這要求辦公室秘書必須嚴格做好保密工作，有公德心和職業素養，生活中不談工作八卦，廢棄公文文件經粉碎后丟棄等。基礎知識點主要涵蓋高等教育管理、行政管理、寫作知識、科技知識與統計知識等。業務能力主要包含基本業務知識、職業敏感度等；而基本能力則包含溝通能力、調研能力、創新能力、計算機實踐能力、管理能力與應變能力等。身心素質則主要包含心理健康、儀表風度、思維敏捷、沉穩等素質。

高校辦公室工作的全面性與開放性要求從業人員必須具備一定的服務意識，懂得妥善處理好各方面的關系，做好學院領導的服務工作。秉持學院“以質立校、以生為本、突出特色、崇尚創新”的辦學理念，工作中圍繞應用型大學建設需求，堅持實事求是原則，從而具備秉公辦事、大公無私的基本素質。同時，秘書人員應積極開展理論學習，不斷學習馬克思主義、毛澤東思想與中國特色社會主義理論，尤其是習近平新時代中國特色社會主義思想，注重理論聯系實際，養成終身學習的良好習慣。另外，還應開展教育事業，要求秘書人員應多學習政治、科技、法律、經濟、管理等多元化的文化知識點，還要強調各項辦公工作走向制度化、規范化與科學化，要求秘書人員要深度開展秘書專業知識點學習工作。作為一名秘書人員，還應不斷地參與到社會實踐之中，主要是通過社會實踐來達到知識創新的目的，這成為檢驗真理的重要指標，從而促進秘書的快速成長。

3 結 論

綜上所述，為全面弘揚與貫徹黨的十九大精神，貫徹習近平總書記的重要講話，設立秘書處，旨在負責黨的各項事務。針對此項問題，應不斷提升高校辦公室秘書能力，提高辦公室秘書的綜合能力，分別從政治、管理等角度出發，定期對辦公室秘書進行培訓，讓辦公室秘書明確自身的職責與義務，合理分配各項工作，將各項工作分配得井井有條，才能提高辦公效率，從而為高校相關事務的實施提供條件。

參考文獻：

[1]侯慶.高校機要秘書工作能力提升路徑研究[J].教育觀察，2017，6（17）：21-22.

[2]江允英.高校辦公室秘書工作能力研究[J].領導科學論壇，2017（15）：66-68.

[3]駱姝.高校辦公室秘書工作中的溝通藝術[J].辦公室業務，2016（4）：116.

[4]許擁旺，陳維澤.角色理論視角下高校辦公室秘書的能力提升[J].求知導刊，2015（3）：108.