淺議縣級綜合檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策

李燕

摘 要：檔案信息化建設(shè)是推動檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展的前提條件， 是運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平的有效途徑，是實現(xiàn)檔案信息社會化服務(wù)的必然要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；現(xiàn)狀；對策

如今的社會信息化已經(jīng)成為衡量社會進(jìn)步與否的標(biāo)準(zhǔn)，隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，這個詞語也不斷的滲透到檔案行業(yè)中，并成為熱門話題。近年來隨著國家對檔案事業(yè)的高度重視，檔案規(guī)模也不斷擴(kuò)大，檔案的信息量也在不斷加大，緊靠傳統(tǒng)的手工管理和單純的實體管理模式已不能適應(yīng)信息化時代的要求，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將檔案實體管理上升到更高層次的網(wǎng)絡(luò)管理，對于推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。

一、 縣級綜合檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）經(jīng)費嚴(yán)重不足是制約縣級綜合檔案館信息化建設(shè)的制約“瓶頸”。 加快檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵在資金，要搞信息化建設(shè)就要購置計算機(jī)、 掃描儀、 打印、復(fù)印等硬件設(shè)備，需要組建內(nèi)部局域網(wǎng)，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，開通檔案信息網(wǎng)站，加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)等，同時電子產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，生命周期短， 后續(xù)的維護(hù)、維修都需要大量的資金，而這些資金的來源主要依靠地方財政的撥款。而很多地方檔案館經(jīng)費嚴(yán)重不足，所以開展信息化建設(shè)工作困難重重。

（二）人員編制緊缺、復(fù)合型人才嚴(yán)重缺少影響了縣級綜合檔案館信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案部門業(yè)務(wù)量大，要有足夠的工作人員才能保障工作的正常開展， 而在縣級綜合檔案館中普遍存在著人員編制緊缺的問題。一般的縣級檔案局人員普遍少，工作任務(wù)重，而檔案人員還要經(jīng)常與計算機(jī)、 網(wǎng)絡(luò)打交道， 是一種專業(yè)型的工作，對人的思想觀念、專業(yè)技能、寫作水平等綜合素質(zhì)都有較高的要求。 影響了我縣檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（三） 建設(shè)任務(wù)重，工作見效慢是縣級綜合檔案館信息化建設(shè)存在的普遍問題。在信息化建設(shè)進(jìn)程中，存在工作量大面寬的難題，海量的數(shù)據(jù)需要進(jìn)一步進(jìn)行信息化處理才能轉(zhuǎn)換為能利用的電子檔案。一是要對現(xiàn)存館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過掃描、縮微等手段，將館藏文書、音像、照片、書籍等轉(zhuǎn)化成電子文件。二是要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用。 三是要對用戶提供完善穩(wěn)定的網(wǎng)上服務(wù)平臺。 四是要采取數(shù)據(jù)備份、 數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種保護(hù)措施， 確保檔案信息的安全。 以上這些工作， 在短期內(nèi)很難見效，也在一定程度上影響到檔案信息化的進(jìn)一步推進(jìn)和發(fā)展。

（四）標(biāo)準(zhǔn)化管理立法工作滯后，缺乏全國統(tǒng)一的管理和指導(dǎo)。信息化建設(shè)不僅涉及到技術(shù)方面，更要有法規(guī)制度層面的支持。電子文件和電子檔案作為社會性極強(qiáng)的信息載體與交流工具，已經(jīng)和更多部門發(fā)生越來越多的聯(lián)系，僅靠檔案部門一家收集和整理是難免會有所流失。

二、 縣級綜合檔案館信息化建設(shè)的對策

檔案信息化建設(shè)對檔案部門來說既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)總得目標(biāo)要求， 結(jié)合自己縣域檔案部門的特點，采取積極的應(yīng)對策略。

（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，確保資金及時落實到位。大家都知道檔案部門是個不被重視而且一貧如洗的部門， 沒有任何創(chuàng)收的渠道，經(jīng)費只能由地方財政解決， 可還得看縣域財政情況， 就拿隴西來說，人口11萬人，是國列貧困縣，僅靠當(dāng)?shù)刎斦墙鉀Q不了問題的。 因此要解決昂貴的信息化建設(shè)的經(jīng)費問題， 一是縣級檔案部門要注意發(fā)揮自身的主觀能動性，改變等、 靠、 盼的陳舊模式，積極爭取地方領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，將其列入當(dāng)?shù)卣畔⒒こ蹋鉀Q預(yù)算經(jīng)費， 一次難以到位的可確定基數(shù)，分年兌現(xiàn)。二是國家、省、市檔案部門應(yīng)該努力爭取檔案信息化建設(shè)的專項經(jīng)費，并按照各個縣域經(jīng)濟(jì)的特點，確定比列，給予縣級綜合檔案館信息化建設(shè)的經(jīng)費支持。從而更好的推進(jìn)縣級綜合檔案館信息化建設(shè)。

（二）出臺人員編制的硬性規(guī)定，積極引進(jìn)和培養(yǎng)既懂計算機(jī)又熟悉業(yè)務(wù)知識的復(fù)合型人才。在縣級綜合檔案局中，人員編制是個急需決絕的大問題，國家應(yīng)該對各個縣級檔案部門人員編制的情況做一個全面的調(diào)查，按照工作的運作特點， 合理的確定人員編制，從而給縣級綜合檔案館信息化建設(shè)充足的人力保障。 目前，在縣級綜合檔案館中，獲取成人大專以上學(xué)歷的人居多，而大專院校畢業(yè)的較少，即使是大專院校畢業(yè)，專業(yè)不對口的問題也較為普遍，這就要求我們必須加大對在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，盡可能的讓他們在最短的時間里通過自學(xué)或培訓(xùn)等方式，能夠熟練地掌握相關(guān)的業(yè)務(wù)知識， 力爭在兩年內(nèi)達(dá)到全員上崗， 構(gòu)建單位內(nèi)部、行業(yè)內(nèi)部、面向社會的三級服務(wù)體系，著力加快縣級綜合檔案館信息化建設(shè)，早日跟上時代的步伐。

（三）堅持防管結(jié)合，加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)。一是加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全保密管理，局域網(wǎng)應(yīng)與公眾網(wǎng)實行物理隔離， 確保網(wǎng)絡(luò)安全連接和信息安全傳輸； 二是要加強(qiáng)對計算機(jī)檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理，確保檔案信息、數(shù)據(jù)庫的安全；三是要建設(shè)檔案信息預(yù)警備份系統(tǒng)，為防御自然災(zāi)害及意外事故，提供可靠的系統(tǒng)備份，應(yīng)用備份、數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)恢復(fù)能力，保證檔案信息資源的安全與正常運行； 四是要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全技術(shù)防范管理，要安裝警報。

（四）上下聯(lián)動，抓緊檔案信息化法制與標(biāo)準(zhǔn)建設(shè) 一是加快推進(jìn)檔案信息化法制建設(shè)。按照《中 華人民共和國檔案法》 及《電子文件歸檔管理暫行辦法》 的要求加快研究制定檔案信息化建設(shè)方面的規(guī)章制度，形成有效的激勵約束機(jī)制，推動檔案信息化建設(shè)的有序開展。二是完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系 學(xué)習(xí)、宣傳與貫徹國家檔案局制定的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定和完善地方性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和實施辦法。加強(qiáng)對縣級綜合檔案館數(shù)據(jù)庫建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)，統(tǒng)一制定應(yīng)用軟件和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，從而為檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

總之， 要加快縣級綜合檔案館的信息化建設(shè)，就要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) 提高認(rèn)識，加大資金投入，合理規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，積極爭取改善軟硬件設(shè)施，爭取早日構(gòu)建起各地檔案信息平臺，使縣級綜合檔案館信息化建設(shè)早日邁上一個新臺階。

（作者單位：甘肅省隴西縣檔案局，甘肅 定西 748100）