淺談新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作研究

李璐

【摘 要】對(duì)于高校來說其檔案管理工作關(guān)系著學(xué)校發(fā)展、教育研究、科研成果、人事資料等檔案的留存、保管及使用，其在實(shí)際中對(duì)高校有著極大的意義及價(jià)值，而在現(xiàn)今高校快速發(fā)展的情況下，其檔案資料數(shù)量也在不斷的增加，因此還需通過對(duì)新媒體的合理應(yīng)用來提升檔案管理的效率。針對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的問題和知識(shí)管理的特點(diǎn)，論述了未來高校檔案管理模式的發(fā)展趨勢。

【關(guān)鍵詞】新媒體；檔案管理；高校

一、當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識(shí)淡薄，檔案管理手段落后

新形勢下，高校師生受到傳統(tǒng)思想和檔案自身保密性的影響，對(duì)檔案管理工作還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和了解，檔案意識(shí)不強(qiáng)。很多高校教師認(rèn)為學(xué)校的主要工作是做好教學(xué)、科研，檔案工作只是附屬工作，忽略了檔案管理的真正價(jià)值，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在高校建設(shè)中的重要性和必要性。其次，忽視了檔案管理工作與高校其他工作之間的聯(lián)系，導(dǎo)致某些公務(wù)活動(dòng)沒有進(jìn)行歸檔處理。第三，檔案的立卷工作未得到重視，使得很多檔案出現(xiàn)流失，對(duì)高校檔案管理造成重大損失。

雖然目前很多高校檔案部門配置了現(xiàn)代化硬件設(shè)備，購置了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化管理，但仍有很多高校的檔案設(shè)施落后、庫房管理不先進(jìn)，甚至有的檔案管理工作仍采用手工作業(yè)方式，導(dǎo)致勞動(dòng)量大、耗時(shí)多、效率差。而且即使硬件設(shè)備先進(jìn)，從利用信息技術(shù)開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、功能實(shí)現(xiàn)程序等方面來看，還未達(dá)到應(yīng)有的管理水平。在當(dāng)今國家高等教育事業(yè)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢下，這種傳統(tǒng)落后的檔案管理狀況使高校檔案工作陷入十分尷尬的境地。

2.檔案管理人員素質(zhì)偏低

目前，高校中存在不同程度的檔案重視程度低問題。很多高校沒有設(shè)定專職的檔案管理崗位，而是由授課教師兼職或是臨時(shí)配備的，因此檔案專業(yè)技術(shù)人員很少。有的高校則將檔案室當(dāng)成解決家屬就業(yè)問題的崗位安排，使很多高校檔案館成了“家屬收容所”和“老弱病殘收容所”，這就導(dǎo)致檔案工作人員的基本素質(zhì)得不到保證，影響高校檔案管理工作。而且，大多數(shù)檔案管理人員不是檔案專業(yè)科班出身或未經(jīng)全面檔案管理專業(yè)培訓(xùn)就上崗。另外，檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生本身較少，加上很多高校對(duì)檔案管理的重視度很差，導(dǎo)致高素質(zhì)檔案管理人才的流失，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。因此，目前高校檔案從業(yè)人員整體年齡偏大，精通計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理手段的人員則少之又少，業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識(shí)技能較差，檔案管理手段落后，更無法保證利用先進(jìn)技術(shù)和現(xiàn)代管理手段支持高校發(fā)展改革的需求。

3.檔案信息利用率低

由于高校檔案意識(shí)薄弱、管理方式落后和高校檔案館藏單一等原因，我國數(shù)據(jù)龐大的高校檔案利用率極低。即使有些高校引進(jìn)了先進(jìn)的硬件設(shè)備，但在信息開發(fā)利用方面仍然存在很多不足，即只注重設(shè)施、設(shè)備、技術(shù)的大量投入，而不注重其效益的合理產(chǎn)出。高校檔案不僅是一種歷史資料的記錄，更是一種信息資源。目前的高校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，極少主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，充分利用這些珍貴的信息數(shù)據(jù)。在操作上，多數(shù)采用傳統(tǒng)低效的手工方式，很少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理。工作上還處于消極、被動(dòng)的狀態(tài)，阻礙了檔案作用和利用價(jià)值的充分發(fā)揮。

二、新媒體環(huán)境下提升高校檔案管理工作效率的措施

1.提升高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平

高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)在管理工作中對(duì)各項(xiàng)工作內(nèi)容及工作要求進(jìn)行有效統(tǒng)一，防止在檔案管理工作中出現(xiàn)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)分歧的現(xiàn)象，解決檔案在流轉(zhuǎn)、使用、分享中存在的交流困難的問題。同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化為高校檔案管理信息建設(shè)提供了基本保障，其可以使各類電子檔案更好的流轉(zhuǎn)及運(yùn)轉(zhuǎn)，使檔案管理體系不斷的完善及進(jìn)步。在高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中其主要依據(jù)為國家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，嚴(yán)格實(shí)施其對(duì)檔案收集、處理、保管的要求，使檔案格式在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下可以更好的調(diào)動(dòng)。并且在信息化建設(shè)中也需要以標(biāo)準(zhǔn)要求來選用檔案格式、規(guī)格，使檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)滿足其標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的需要。

2.對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理

在高校檔案管理工作中其檔案的數(shù)字化處理主要是通過錄入、掃描、存儲(chǔ)的方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子文件，這種檔案載體形式的轉(zhuǎn)換需要通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用來實(shí)現(xiàn)，其需要做到以下幾點(diǎn)。第一，對(duì)已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)場數(shù)字化處理，其主要是對(duì)以往的檔案再次進(jìn)行加工處理，防止紙質(zhì)檔案損壞造成的資料遺失問題；第二，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)電子檔案進(jìn)行整理，在檔案格式上需要保證其統(tǒng)一性，否則會(huì)影響檔案的流轉(zhuǎn)及調(diào)用；第三，做好電子檔案的備份工作，以此來避免出現(xiàn)文檔損壞的情況，提升電子檔案的安全性。

3.做好檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)工作

一般在高校中要想使用檔案必須要經(jīng)過較為繁瑣的流程，尤其是在進(jìn)行檔案查找時(shí)，整體效率無法得到良好的保障。而現(xiàn)今人們在新媒體環(huán)境下對(duì)各項(xiàng)工作的效率、速率的要求也在不斷提升，而網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)則可以提供一個(gè)檔案查詢、使用的途徑，通過設(shè)置相關(guān)的權(quán)限來控制檔案的應(yīng)用，這樣不僅可以提升檔案的使用效率，還可以實(shí)現(xiàn)在高校區(qū)域內(nèi)的資源共享。同時(shí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)還可以提升檔案信息的收集效率，通過在線收集可以突破時(shí)間及空間的限制，使檔案可以快速歸檔，進(jìn)而保證檔案的全面性及系統(tǒng)性。

4.提高檔案管理工作的安全性

在新媒體環(huán)境下檔案信息化建設(shè)使檔案處于開放性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，因此在實(shí)際中可能存在一些不法分子采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來入侵檔案系統(tǒng)的問題，這對(duì)高校檔案來說是極大的威脅。為此必須要在高校檔案管理工作中做好檔案的安全防護(hù)工作，其主要是通過防火墻的設(shè)置、用戶密碼的設(shè)置、管理權(quán)限的設(shè)置、登錄權(quán)限的設(shè)置、殺毒軟件的安裝等方式來確保高校檔案系統(tǒng)不會(huì)被入侵，并防止非管理人員的登入，提升高校檔案管理信息化的安全性。

參考文獻(xiàn)：

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