事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)方法探討

陳玥彤

【摘要】事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是優(yōu)化檔案管理模式，提高事業(yè)單位檔案管理水平和效率，適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)的必然要求。本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行探討和研究。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能夠在很大程度上提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，提高資源共享性，在一定程度上減少人力成本，檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展下的必然產(chǎn)物，相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的研究開發(fā)，從而提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，節(jié)省時(shí)間成本和人力成本。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）事業(yè)單位檔案管理工作既是政治性工作，又是專業(yè)性工作。首先，事業(yè)單位檔案管理工作與國(guó)家相關(guān)政策、方針緊密聯(lián)系，檔案信息的收集整理、處理利用等都需要在特定的政策指導(dǎo)下進(jìn)行，相關(guān)工作人員需要牢記自己的政治使命。其次，事業(yè)單位檔案管理工作具有自身獨(dú)特的管理方法和運(yùn)行程序，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

（二）事業(yè)單位檔案包含了各個(gè)領(lǐng)域社會(huì)活動(dòng)的重要信息。事業(yè)單位檔案信息涵蓋了教育、文化等多個(gè)領(lǐng)域，記載了各個(gè)領(lǐng)域社會(huì)活動(dòng)的基礎(chǔ)信息和其他重要信息，這些檔案信息能夠?yàn)樘岣邍?guó)家核心競(jìng)爭(zhēng)力、提高國(guó)民健康水平等提供重要依據(jù)，為國(guó)家發(fā)展和決策提供信息支持。

（三）事業(yè)單位檔案管理工作既是服務(wù)性工作，又是保密性工作。事業(yè)單位工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容也是重要內(nèi)容便是服務(wù)大眾，檔案管理是事業(yè)單位服務(wù)功能的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位檔案管理工作具有較強(qiáng)的服務(wù)性，另外，事業(yè)單位檔案的機(jī)密性決定了檔案管理工作的保密性，事業(yè)單位檔案中有關(guān)政治、學(xué)術(shù)研究等方面的信息大多是需要保密的，因此，事業(yè)單位檔案管理工作具有較強(qiáng)的保密性。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的要求

（一）積極維護(hù)檔案信息的真實(shí)性和完整性。事業(yè)單位檔案信息是各機(jī)關(guān)、各部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)的信息基礎(chǔ)，檔案信息的完整性和真實(shí)性對(duì)于事業(yè)單位工作決策和正常開展有著重要作用，因此檔案管理人員必須積極維護(hù)檔案信息的真實(shí)性和完整性，為事業(yè)單位完成服務(wù)使命和政治使命提供重要依據(jù)。

（二）嚴(yán)格遵守相關(guān)保密制度。事業(yè)單位檔案信息有的屬于國(guó)家機(jī)密，有的屬于個(gè)人隱私，具有很強(qiáng)的保密性，因此，事業(yè)單位檔案管理工作人員要嚴(yán)格遵守相關(guān)保密制度，嚴(yán)守機(jī)密，保護(hù)檔案信息安全。

（三）具有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。事業(yè)單位檔案管理工作具有較強(qiáng)的服務(wù)性，因此，檔案管理工作人員要具有較高的服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持以人為本的原則，堅(jiān)持構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的政治目標(biāo)，積極為群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而在一定程度上提高事業(yè)單位的社會(huì)服務(wù)水平和質(zhì)量。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化的重要意義

（一）便于永久保存檔案信息。紙質(zhì)檔案容易受到季節(jié)、環(huán)境、濕度的影響，容易出現(xiàn)發(fā)霉、泛黃等現(xiàn)象，長(zhǎng)期保存難度較大，一旦出現(xiàn)上述情況，需要的重要信息極易丟失，且紙質(zhì)檔案使用和查詢十分不方便，事業(yè)單位檔案管理信息化能夠?qū)n案信息存儲(chǔ)于磁盤中，不會(huì)受到季節(jié)、環(huán)境等的影響，較容易實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存。

（二）便于檔案信息的使用和查詢。傳統(tǒng)模式的事業(yè)單位檔案管理使用和查詢程序繁雜，且紙質(zhì)檔案易老化，檔案信息利用和查詢效率低下，事業(yè)單位檔案管理信息化能夠有效簡(jiǎn)化檔案信息使用和查詢流程，提高信息共享性，提高檔案信息使用和查詢效率。

（三）便于檔案信息整理和整合。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案紙張數(shù)量巨大，且檔案管理程序繁瑣，檔案信息整合效率不高，檔案管理的信息化能夠使得傳統(tǒng)的人工錄入方式轉(zhuǎn)化為電子錄入，大大節(jié)省了檔案管理人員的時(shí)間成本，推動(dòng)了事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展。

四、當(dāng)前使用單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)更新速度較慢。當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位雖然已經(jīng)建立了較為完整的檔案管理信息系統(tǒng)，但在實(shí)際工作中僅僅是作為一種基礎(chǔ)性工具存在著，相關(guān)人員對(duì)其重視程度不高，因此檔案管理信息化系統(tǒng)配置更新速度較慢，無(wú)法及時(shí)更新檔案信息，對(duì)于事業(yè)單位日常工作的開展有著一定的影響。

（二）當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)資金和技術(shù)人員不足。現(xiàn)在的社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，科技發(fā)達(dá)，信息流通快，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的召喚下，搭建事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息平臺(tái)是必然要求，而這一平臺(tái)在我國(guó)已經(jīng)開始使用和探索，但我國(guó)的檔案信息量巨大，檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理形成電子信息儲(chǔ)存在系統(tǒng)中的過(guò)程需要高等級(jí)的專業(yè)機(jī)器設(shè)備，這對(duì)于資金的要求同樣是巨大的，同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各類檔案數(shù)量急劇增加，更不用說(shuō)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化的僅是一部分城市，現(xiàn)有的檔案管理工作人員數(shù)量和技術(shù)水平并不能滿足搭建數(shù)字化信息平臺(tái)的要求，這也是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字信息化需要解決的重要問(wèn)題。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員整體素質(zhì)有待加強(qiáng)。當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位部分工作人員的整體素質(zhì)不能滿足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需要，如計(jì)算機(jī)操作不熟練、專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足等，另外，少部分事業(yè)單位檔案管理人員存在工作態(tài)度散漫的現(xiàn)象，服務(wù)意識(shí)有待加強(qiáng)。

（四）部分設(shè)備較為落后。信息設(shè)備是事（下轉(zhuǎn)第82頁(yè)）（上接第77頁(yè)）業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的前提條件，但一些事業(yè)單位的信息設(shè)備較為陳舊，難以實(shí)現(xiàn)信息設(shè)備的先進(jìn)性，無(wú)法為檔案管理信息化建設(shè)提供有力保障。

五、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）要加大在計(jì)算機(jī)管理以及新型的存貯技術(shù)的投資力度。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息數(shù)字化需要高效的計(jì)算機(jī)管理以及新型的存貯技術(shù)，因此，國(guó)家需要加大在這方面的投資力度，引進(jìn)高端機(jī)器設(shè)備，同時(shí)國(guó)家自身的研究創(chuàng)造也需要深入推進(jìn)，唯有事業(yè)單位檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，才能夠?yàn)槿罕姴殚喯嚓P(guān)信息提供更加全面、迅速、準(zhǔn)確的信息服務(wù)，也能為事業(yè)單位檔案信息的存檔提供更加安全有效的保障。

（二）加大事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)力度，拓寬他們的知識(shí)層面。目前我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理部分仍舊采用傳統(tǒng)的管理模式，這種長(zhǎng)時(shí)間單一、枯燥的工作方式，束縛了檔案管理人員的思想，使得他們僅僅局限于傳統(tǒng)的對(duì)檔案管理的思想和方式，缺乏創(chuàng)新精神和求知欲望，檔案管理工作缺乏生機(jī)和活力。想要從根本上解決這個(gè)問(wèn)題，就需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，使他們的知識(shí)理解層面跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)技術(shù)能力，同時(shí)培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識(shí)，調(diào)動(dòng)他們的積極性，用最大的熱情投入工作中，服務(wù)群眾，同時(shí)，國(guó)家還可以從外部引進(jìn)高科技尖端人才，進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理人員隊(duì)伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而不斷提升事業(yè)單位檔案管理的效率和水平。

（三）建立良好的事業(yè)單位檔案管理運(yùn)行機(jī)制。事業(yè)單位檔案管理部門要加強(qiáng)制度建設(shè)，完善登記、考核、評(píng)估等制度，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核和評(píng)估，獎(jiǎng)罰分明，對(duì)事業(yè)單位檔案加以控制和積累，與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理部門可以對(duì)管理人員提出一些新的要求，引導(dǎo)他們進(jìn)行思考和研究，在檔案管理部門內(nèi)部形成積極進(jìn)取且富有創(chuàng)造性的學(xué)習(xí)氛圍，從而充分調(diào)動(dòng)管理人員的工作熱情，提高工作效率，達(dá)到規(guī)范化管理的目標(biāo)。

六、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展背景下的必然舉措，檔案管理信息化建設(shè)能夠高效整合事業(yè)單位檔案信息，提高檔案管理效率，提高事業(yè)單位服務(wù)功能，因此要加大檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)力度，加大相關(guān)人員的培訓(xùn)力度，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步。

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