加強煤礦企業文書檔案管理的信息化建設研究

朱麗娟

【摘要】近年來，隨著科學技術的發展，煤礦企業在辦公方面實現了自動化管理，傳統的檔案管理方式已不能滿足現在工作需要，必須對過去的文書檔案管理方式進行一定程度的改革和完善，強化信息管理。本文通過對煤礦企業文書檔案管理信息化建設的意義展開敘述，分析了當前文書檔案管理過程中存在的問題，并給出相應的解決措施，希望能給相關工作人員提供幫助。

【關鍵詞】煤礦；企業；文書；檔案管理；信息化；建設

科學技術的發展推動了企業信息化建設，并且隨著計算機在社會各個領域中的滲透和應用，尤其對于煤礦企業來說，處于信息化時代發展背景下，傳統的文書檔案管理方式已不能滿足時下工作發展需要，而且矛盾日益突出，因此，作為煤炭企業管理人員需要重視文書檔案的信息化管理，與時俱進，充分利用現代高科技技術，強化企業的信息化建設，這樣才能讓企業在競爭激烈的市場環境中實現可持續性發展。

一、煤礦企業實行文書檔案管理信息化的意義

（一）信息交互。過去，檔案管理主要針對紙質版檔案，而將紙質檔案轉化為電子檔案后，在儲存方式上發生了很大的變化，相比傳統檔案管理來說，更能適應現在工作需求，很多企業會出現大量的無關信息，這不僅給工作人員帶來了查詢難度，同時也嚴重浪費了信息資源，而將計算機合理應用在文書檔案管理中，可以通過建立信息交互系統，豐富檔案管理途徑，使信息資源得到進一步開發，并實現信息資源共享。

（二）管理效果。在文書檔案管理過程中，信息技術會貫穿在每一個環節中，減少了檔案管理者的工作量，同時提高了工作效率，可以通過計算機實現檔案查閱和統計，在需要對檔案進行編輯時，可直接通過計算機操作，找到目的文件并完成修改。

（三）傳輸方式。過去在檔案信息傳遞上主要依靠郵政系統，傳送周期長，且很容易出現檔案丟失的情況，給企業帶來嚴重的經濟損失，但隨著計算機電子化管理的出現，文件可以通過在線進行傳輸，不僅提高傳輸速度，而且也保證了信息安全。

（四）儲存穩定性。文書檔案信息化管理可以確保檔案進行長時間保存，且不受外界因素影響，儲存方式多種多樣，方便快捷，便于查詢。

二、在檔案管理的信息化建設中遇到的問題

（一）安全性問題。由于互聯網的開放性和特殊性，導致電子檔案內容會發生變化，穩定性較差，很多內容經常存在被篡改現象，另外，在受到網絡病毒攻擊和黑客攻擊時，存在嚴重的安全隱患，而且電子檔案被編輯修改后不會留下任何痕跡，因此很難確保檔案的真實度。

（二）缺乏管理人才。文書檔案管理信息化就是要將檔案通過運用計算機技術進行科學化管理，因此，在管理人員上需要員工具備較高的專業技能，而且只有具備高素質的復合型人才，才能很好地完成該項工作，但由于我國在文書檔案管理信息化發展方面比較滯后，這方面的人才也比較匱乏，使得很多現代化設備無法實現自身使用價值，而且煤礦企業很多員工仍采用傳統的管理方式，很多設備被閑置，無法實現信息化管理。

三、對檔案管理信息化建設的思考

（一）建立文書檔案管理部門。煤礦企業要想實現文書檔案自動化管理，必須要根據企業的實際情況，建立一個專門的管理部門，聘用優秀的管理人員，建立文書檔案數據網絡庫，負責整個企業的檔案管理工作，同時需要建立健全相關管理制度，管理人員要做好本職工作，管理好每天收集到的檔案資料，并做好分類歸納整理，對收集到的檔案資料進行嚴格核實，確保在需要查詢的時候能夠做到有據可查，保證所有資料的完整性，建立有效的檔案管理信息平臺，建立電子文件審核系統，保證電子公文法律效力，利用計算機建立文書檔案的數據庫，對信息進行編目、存儲，利于查詢。

（二）加強網絡安全防護力度。建立文書檔案保密系統，制定相應的保密制度，對檔案設置上傳下載的安全等級和訪問權限，作為管理階層需要重視對于文書檔案的管理工作，在檔案信息系統的內外網之間做好相應的隔離措施，以免其受到不法分子的侵入，保證檔案資料的安全性，比如可以設置好路由器屏蔽其他IP地址，不允許其他用戶進行訪問，保證整個系統的安全性，注冊之外設立網絡防火墻，可以實現對答案數據的實時監測，對一些惡意操作行為及時禁止，一旦檢測到不法分子侵入，立即發出提示警報。

（三）建立高素質的管理隊伍。要想從根本上實現檔案文書管理的信息化建設，需要培養專業化高素質的檔案管理人才，可以對其進行定期培訓和職業道德教育，或者可以進行企業間人才交流的方式，進行取長補短，另外每年需要對員工進行設備基本操作考核，并建立完善的獎罰制度，除此之外，作為領導階層需要積極引導員工學會自主學習，樹立終身學習的意識，不斷提高自身的專業技能和道德素質，以便更好地適應社會發展需要，作為企業，需要加大信息化設備的投入，并做好設備操作培訓工作。

四、小結

隨著信息化的時代發展，傳統的文書檔案管理方式逐漸會被計算機信息化管理所淘汰，煤礦企業需要加強文書檔案管理的信息化建設，建立專門的管理部門加強網絡安全防護力度，培養高素質的管理隊伍，從而為企業實現可持續性發展提供保障。

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