加強醫院人事檔案信息化管理探究

顧建杰

【摘要】經濟高速發展使得醫療事業取得巨大的進步，而醫院的人事檔案管理對其開展各項工作均有顯著影響，信息化管理更能強化醫院人事管理，加快醫院人事改革進程，促進醫院取得更大的發展與進步。本文對加強醫院人事檔案信息化管理的重要性與策略進行探究，以期為醫院的管理與發展提供助力。

【關鍵詞】醫院；檔案管理；人事檔案；信息化

為積極響應國家發展信息化管理工作的號召，醫院應利用信息技術科學有效地管理人事檔案，加快醫院信息化管理步伐。人事檔案詳細記錄著醫院人員的個人經歷和社會實踐，反映出醫院人員的工作表現、業務能力與業績，是醫院非常重要的人事信息資源。這就要求醫院提高對人事檔案管理的重視度，有效實施信息化管理，以順應時代發展需要。

一、加強醫院人事檔案信息化管理的重要性

在醫院傳統的人事檔案管理工作中，紙質檔案占據主要地位，但醫院人員眾多，檢索紙質檔案的效率較低，反復查閱還會嚴重損壞紙質檔案，增加人事檔案管理難度。而積極引入信息技術，加強人事檔案信息化管理，就能顯著提高檢索人事檔案的效率，從而提高檔案管理效率。與此同時，加強人事檔案信息化管理對醫院優化資源配置也有至關重要的作用。在醫院傳統紙質檔案管理中，紙質資料對醫院內部人員的對比不利，無法通過有效的對比合理安排人員，無法科學配置醫院的人力資源。如果使用信息化管理手段，就能有效篩選醫院人事管理資料，促進工作人員的有效對比，多角度調整人員，優化配置醫院人力資源，顯著提高醫院管理效率。

二、加強醫院人事檔案信息化管理的策略建議

（一）建立標準化與規范化的信息系統軟件。醫院應積極建立標準化與規范化的人事信息系統應用軟件，為加強人事檔案信息化管理奠定基礎。醫院可同時開展建立各種資料數據庫、錄入數據、開發應用軟件、建設高速網絡系統等環節，而采集信息資源是基礎和重點，采集和報送人事檔案信息的工作應當做到制度化、規范化。醫院務必要將人事檔案管理視為一項經常性工作來抓，而完整、規范、準確的信息資源是系統的生命，需進一步增加投入，持續改進、完善并提高系統整體功能，提升整體應用水平，讓整個系統不斷趨于完善，加強對成熟經驗的普及與推廣，真正滿足醫院人事管理需求。

（二）有效防范人事檔案信息資源安全風險。安全是醫院加強人事檔案信息化管理的關鍵所在，為有效防范人事檔案信息資源安全風險，醫院應做好幾方面工作：一是建立健全人事檔案信息安全管理制度，盡可能多開發信息，體現檔案管理工作的服務性，共享檔案信息資源，其核心就在于完善建立安全管理制度，并針對數字化人事檔案形成嚴格的、一整套的安全措施，全面預防信息失真。與此同時，由于醫院人事檔案具備保密性、機要性，醫院在確保網絡安全的基礎上還要確保檔案信息前處理工作、外聘人員安全等問題得到領導的重視，逐漸增加人事檔案信息化管理基礎設施建設投入，確保其持續發展。二是醫院檔案管理人員要加強人事檔案信息化管理安全操作風險。檔案人員要定期備份已經歸檔的人事檔案電子文件，定期檢測數據庫以及存放服務器等的防攻擊、防毒、殺毒等能力。針對電子檔案檢測與拷貝，務必要建立跟蹤記錄，預防因人為操作失誤而威脅人事檔案信息資源的安全性，切實加強人事檔案信息化管理。三是強化硬件防護，有效提高系統安全性能。電子檔案載體很容易被環境所影響，所以務必要加強監測和維護，每年應定期檢測一次，通過抽樣方式進行，樣品的數量不少于所有人事檔案信息資源的10%；每隔4年應拷貝一次，且多重備份，避免數據丟失，且繼續保留原載體的時間不能少于4年，全面提高醫院檔案管理信息系統的安全性。

（三）注重開發并利用好人事檔案信息資源。注重開發醫院人事檔案資源，充分利用信息資源服務于醫院的管理和發展，這是加強醫院人事檔案信息化管理的最終目的。一是建立健全檔案信息庫，及時使醫院的在職、退休、離職三類人事檔案依據姓氏、編號等分類錄入系統，按照人事、組織、勞資等部門在人員的培養、使用、選拔等工作中形成的個人經歷、學歷情況、社會關系、業務能力、思想品德、獎勵處罰等原始記錄形成準確而完整的電子檔案，為醫院在職員工評職稱、職位晉升、改變薪資、辦手續等日常使用提供及時、準確、快捷的人事檔案信息查詢，同時方便相關人事資料進檔。二是建立醫院干部人事檔案信息資源數據庫，在計算機系統中及時更新并錄入干部信息，以此為基礎建立實用數據庫，利用醫院局域網將人事檔案和醫德醫風考核檔案、衛生技術考核檔案等關聯起來，及時更新，動態管理干部信息，方便醫院培養、提拔優秀干部。三是醫院不僅要重視維護數據、保證系統安全，還要將檢索信息、統計報表等操作程序設置得更簡便、更容易操作，專門安排檔案人員及時更新、核準數據庫，促使人事檔案信息能最大化服務于醫院事業。

三、結語

人事檔案管理是推動醫院實現可持續發展的基礎保障之一，有序開展人事檔案管理工作不但能保證資料的全面性，還能使人事管理更有序、更高效。尤其是在網絡信息時代，科技全面進步，加強醫院人事檔案信息化管理是順應社會經濟發展的必然趨勢，醫院務必要充分認識其重要性，并探索更多行之有效的策略推動人事檔案信息化管理的實現與發展，促進醫院不斷提升人事檔案管理水平，最大限度發揮檔案信息的價值。

【參考文獻】

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