淺談如何做好企業會議管理工作

吳昊

【摘要】企業要具備強大的競爭力就要集眾人之所長，這就意味著企業的協調溝通工作變得十分重要，因此企業的會議管理工作在這其中發揮著十分重要的作用，為解決企業的問題提出有效的解決方式，對有效管理企業起著十分重要的作用。本文就企業會議管理工作的重要性和需要做好的方面及解決的措施進行闡述。

【關鍵詞】企業會議；管理工作

一、會議管理的重要性

（一）聯系企業內外部，使得各部門得到溝通。企業內部需要加強與企業外部的聯系，企業內部各部門之間的信息也需要及時溝通，信息能夠公開化共享。這樣管理的人才能綜合各部分信息做出最正確的判斷。提高效率，促進企業的穩步運行。

（二）規范企業，規劃進度，統籌全局。當問題出現時，要解決這個問題就需要集眾人之所長，這就需要會議去綜合各個方面，得到最有效的方法。一個企業正常的運行需要各個部門有條不紊地進行工作，不能耽誤工作的進度，會議管理工作很好地解決了這個問題，將保證工作合理得到安排。

二、做好企業會議管理工作的具體內容

（一）完善會議管理規范制度，提升工作質量。規范制度的目的是使企業得到標準化的管理，可以規范員工的行為，規范管理企業是每個人在制度面前人人平等。如果有全面完善的制度，內部的工作人員可以積極地進行工作。有了制度的規范，在遇到一些糾紛和爭議的時候依照制度來辦事，沒有規矩不成方圓，有了規矩就能起到這樣的作用。

（二）應對大型會議，組織、調動公司各部門協同高效合作。企業會議的管理工作，還要包括協調組織公司的各個部門的運行和合作，每個部門都有自己專屬的領域，但是他們之間沒有很好地溝通，這會讓企業的工作很難有效地開展，因此溝通和協調公司的各個部門是非常重要的。

（三）采取措施或備用方案應對突發事件以保證會議順利召開。有的時候當會議的進行遇到某些情況會發生一些突然的情況，這個時候就需要會議企業的管理者有預備方案來應對緊急突發的事情，保障會議的順利進行，即使再有突發事件的情況下也能順利進行。

（四）合理安排、制定會議計劃。召開會議的時候，一般都由特定的會議管理工作者合理制定會議的議程，根據時間根據人員來安排會議的內容。控制節奏，把握進度，合理占用時間發揮好會議組織的作用，使每一個環節都能適當占用適當的時間取得合理的效果，確保會議的內容得到有效的解決。

三、提高企業會議管理工作質量的措施

（一）加強會中的管理監控，有效杜絕違反會議規定的情況出現或減少違規現象。會議前，可以采用隨機抽取參會人員準備工作的方式進行監督，審核人員要檢查與會者的準備文件以及其他方面準備工作。在會議進行的過程中，首先通過人員或機器設備的有效監控來對參加會議的人的行為和發言內容進行有效監督。其次對會議進行一定程度的記錄，與會者的發言不能是“朗讀文件”的形式。此外，紀檢部門的工作要對參加會議時人員的紀律進行規范和監督。最后還要進行集中總結。例如：南昌供電公司的措施，每年年底前，由辦公室、財務資產部共同對公司總部會議計劃執行情況進行檢查，形成分析報告，向總經理辦公會議或有關會議報告。

（二）違規現象一旦出現進行處罰，起到懲戒的效果。針對監控中出現的種種違反制度規定的行為，進行一定的處罰，根據行為的嚴重程度進行不同程度的處罰。遲到或會議準備不充分這樣的低級錯誤要進行較為嚴重的處罰，比如績效扣分或一定程度的金額扣罰。另外對于不積極參與的人員，或者被查到沒有做好準備工作的工作人員進行處罰，處罰方案參照公司規定。在這個過程中，紀檢部門做好監督的工作。

（三）提高會議的組織能力和會議服務水平。提高會議的組織能力和服務水平的關鍵在于組織者及其相關的人員。會議前對會議的內容要清晰，準備要充足，要能把握住進度和節奏，把握住會議進行的方式。比如，會議以一種什么樣的方式進行：展示PPT，拋出問題群策群力找到解決方案。會議需要的文件要及時準備。會議進行時，及時與會議人員做好溝通，記錄相關事宜。會議后，對會議產生的文件等進行整理，以備不時之需。

四、結束語

現代企業會議管理工作仍然存在著一些問題，這就需要我們提前采取一些措施來應對，比如明確會議的主題，安排合理的進程，條理清晰，促進工作完成情況需要監督推進統籌規劃各部門，保證會議的質量，總結會議的要點，會后還要進行整理文件。管理者對過去的經驗進行改革，通過創新來開拓新的思路，使得在各個方面都取得了有效的進步并且積累了經驗?？傊?，會議需要有效的進行來保證企業的發展，只有這樣企業的管理者才能很好地對企業進行掌握，把握企業的方向。

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