如何做好高校會議室的管理與維護工作

史清華 湯偉 王福剛

【摘要】會議室的管理與維護是黨政辦公室的基礎性工作，是保障高校工作正常運轉(zhuǎn)的基本條件，是做好會議會務、提高開會質(zhì)量的重要前提。本文基于當前高校會議室在管理和維護過程中存在的問題，并結(jié)合我校的實際情況，提出了一些有效措施，希望為高校在會議室管理和維護方面提供一定借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】高校；會議室；管理；維護

高校會議室是學校討論問題、作出決策、部署工作、專題報告、總結(jié)表彰等工作的重要場所。如何做好會議室的管理與維護工作，提高會議室的使用效率，讓有限的會議室資源在學校發(fā)展中發(fā)揮最大作用，是考量會議室管理部門工作是否合格的一個重要依據(jù)。隨著會議室在高校日常工作中的頻繁使用，加之管理和使用不當，這就給管理部門帶來了一定的壓力和負擔，從而降低了會議室的使用效率，影響了學校工作的有序進行。

一、會議室在管理和使用中存在的問題

（一）管理者監(jiān)管不到位。高校雖然也有相關(guān)的會議室管理制度，但會議室并沒有專門的管理人員，一般都是由黨政辦行政秘書代管，平時事務繁雜，很難保證全身心地投入到會議室管理當中，加之對會議室的監(jiān)管不到位，導致執(zhí)行力不足。此外，會議室分布相對分散，從而加大了管理和維護的難度。

（二）使用者操作不規(guī)范。使用者一般沒有專門對會議室設備操作進行學習和了解，在使用過程中不按步驟操作、隨意亂插亂拔亂按、多次斷電，導致投影儀無法正常使用、燈泡壽命減少、電源燒毀、圖像不清晰、話筒無聲或雜音、空調(diào)模式錯誤不工作等現(xiàn)象。

（三）使用者責任意識不強。使用者未向管理人員申請，私自使用，導致與事先借用部門會議沖突，這樣的情況比比皆是；有時不按照管理規(guī)定進行使用，隨意搬動桌椅，張貼條幅，會后不及時恢復，給管理人員工作帶來巨大工作壓力。

（四）雙方溝通不及時。雖然日常管理和維護工作都是由管理人員來做，出現(xiàn)的問題也都由管理人員來解決，但直接的卻是使用者，管理者對存在或者潛在的問題一無所知，所以等到使用時才發(fā)現(xiàn)問題，再找管理人員來解決，則會影響會議的順利進行，阻礙學校工作的有序開展。

二、在會議室管理和維護過程中的改善措施

（一）優(yōu)化管理方法，保障會議室高效運轉(zhuǎn)。建立健全的會議室管理制度，本著服務第一的原則，從實際工作出發(fā)，提倡以人為本，注重實效，建立規(guī)范化、制度化的管理措施，使會議室的管理人員及使用人員能夠按照相關(guān)管理制度的要求約束自己，規(guī)范操作流程，為會議室的規(guī)范使用提供制度保障，以保證會議室的高效運轉(zhuǎn)。根據(jù)不同會議室的室內(nèi)布局及現(xiàn)有設備情況，我們制作了會議室分布布局圖貼在會議室醒目位置處，以方便使用人員根據(jù)實際情況進行會議室的使用，大大提高了工作效率。同時，管理人員在進行會議室分配時，要根據(jù)會議的召開時間、參會人數(shù)、活動內(nèi)容以及實際情況進行合理分配，確保會議室的合理使用。

（二）做好日常維護工作，確保會議室正常運行。在日常管理和維護過程中，我們發(fā)現(xiàn)大部分故障出現(xiàn)在投影儀、話筒、音響、空調(diào)等設備上，所以我們定期會對投影儀、空調(diào)等設備進行檢查和維護，這樣可以有效地減少故障的概率。設備故障的減少可以最大限度保證會議活動的順利進行。同時，還建立會議室設備維修記錄臺賬，記錄每臺設備的放置地點、型號、購置日期、故障時間、故障現(xiàn)象、維修日期、更換零部件及費用，保證設備維護有記錄可查；當設備出現(xiàn)故障時，根據(jù)購置時間，在保修期內(nèi)，則與招標采購部門溝通聯(lián)系廠家進行檢修；若超過保修期，則聯(lián)系資產(chǎn)處進行維修。不斷積累維護經(jīng)驗，從而提高設備的利用率。

（三）加強使用人員的管理，提高責任意識。在會議室使用過程中，很多設備故障都是由于使用人員操作不當造成的，所以規(guī)范化的操作離不開使用人員的積極配合。對于不熟悉會議室設備的人員應先學習和了解各種設備的正確操作流程，降低設備發(fā)生故障的概率。為此我們專門為使用人員制作了的會議室設備使用溫馨提示卡并貼在燈光開關(guān)處，將會議室設備使用流程進行了詳細的介紹，同時在每次借用會議室時都會提醒使用人員設備操作的注意事項，要求使用者嚴格遵守流程使用操作，以提高使用人員的責任意識，提升了使用者的設備使用水平，充分提高會議室的利用率，實現(xiàn)了會議室管理規(guī)范化、程序化、流程化。

（四）增進溝通交流，確保問題及時解決。在會議室的使用過程中，對設備好不好用、哪個設備出現(xiàn)問題，使用人員都有切身體會。因此，為了更有利于會議室的管理和維護，管理人員應當加強與使用人員的溝通，建立暢通的交流方式，聽取意見，做到有問題及時解決，不影響會議室的使用。此外，要與相關(guān)協(xié)作部門分工明確、相互配合、各盡其職，確保會議室在管理和維護方面的正常運行。

三、結(jié)語

高效的會議室管理和維護是高校會議順利進行的重要保障。如何使用好、管理好、維護好會議室，是一項重要、復雜而艱巨的工作任務。為了提高會議室的使用效率，保證學校正常工作的有效運轉(zhuǎn)，我們要在實踐管理中不斷總結(jié)經(jīng)驗，不斷提高管理人員自身的業(yè)務水平。對會議室進行科學合理的管理和維護，嚴格按照規(guī)章制度辦事，保障會議室順利運行，使會議室發(fā)揮其真正的作用。

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