淺談檔案管理工作發展趨勢

王紅崗

【摘要】隨著社會環境、市場環境的變化日趨復雜，檔案管理工作也將面臨諸多的難題與考驗，若想高效、優質地完成具體的檔案工作，就必須結合所屬機構的發展規劃、改革目標、運作特點，從思想、意識上開始轉變，與社會發展同步，逐步改進、優化檔案管理并加以創新，從而更好地服務于所屬機構，實現可持續發展。

【關鍵詞】檔案管理；創新；發展；信息化

伴隨著社會的發展、城市化進程的加快，可以說檔案管理工作也在不斷地完善和發展。但是客觀來講，檔案管理工作中還存在很多問題，檔案管理部門也在努力尋求解決的辦法。雖然檔案管理工作存在這樣或者那樣的問題，但是整體來講檔案管理工作還是取得了長足的發展，還在不斷地進步和完善當中。本文主要介紹了檔案管理工作的發展趨勢，希望引起廣大檔案管理工作者的關注和共鳴。

一、檔案管理工作文件材料存貯的數字化

隨著信息時代的到來，計算機的普及程度讓我們驚訝，網絡的大面積覆蓋和計算機的普及給我們的生活和工作都帶來了方便。隨著計算機辦公自動化和輔助設計的普及，從形成過程看，文本、表格、圖形、圖像等都以電子文檔的形式保存下來，電子文件成為日益重要的信息資源。從以往的檔案管理方式來看，不但繁瑣、復雜，不便于保管，還占用了大量的空間，耗費了不少人力、物力，同時檢測、查閱起來也非常不方便。而檔案文件材料存貯數字化的好處就是存儲起來更方便。我們再來談一談數字化存儲檔案的介質，一般來講是U盤、硬盤和光盤等一系列具有大容量同時又修改方便、便于攜帶的存儲設備，節省了大量的人力、物力和存放空間。所以說電子化檔案將最終徹底改變檔案資料、庫房設施的傳統觀念，建立起全新的電子檔案管理體系。

二、檔案管理工作查詢利用檢索的網絡化

檔案工作的重要性之一就是歸檔資料的查詢和利用。以城鄉規劃工作而言，檔案管理工作就是為了在以后城鄉規劃和建設過程中作為重要的歷史依據便于借鑒。如果按照傳統的管理方式，只能按照歸檔的分類方式進行固定模式、固定條件的簡單查詢，檢索條件簡單，查詢結果也比較單一。如果我們實行了檔案管理工作的數字化存檔和管理，就可以便捷地進行任意條件的查詢，可以將多種條件組合在一起進行復合條件的查詢，可以根據查詢目標進行大范圍的模糊查詢，還可以根據主題詞、關鍵字進行全文檢索，將極大地提高檔案信息查詢的完整性、準確性。所以檔案管理工作查詢利用檢索的網絡化，大大方便了檔案的檢索工作，不但節省時間還特別精準。

三、檔案管理過程的現代化

傳統的檔案管理模式是手工登記、著錄、編目、造冊、檢索，只能按類別、年份進行比較粗的分類，標準性差。建立計算機管理系統，可以實現歸檔、編目、查詢檢索和借閱管理的自動化。想保證館庫管理科學合理，一是加強館庫建設，增加軟硬件投入。二是豐富檔案資源，優化館藏結構，提高檔案管理的規范化和工作效率。因此檔案管理工作過程正在向著現代化的方向發展，以適應信息時代的發展。

四、檔案管理工作人員需求的變化

數字化信息化時代的到來，對于檔案管理工作人員的要求也將變得更加嚴格。我們不難分析，新的歷史時期檔案管理工作對于計算機人才的需求是一個必然。各單位要致力于培養和吸納計算機人才，對于本單位的工作人員要定期組織培訓，可以提前培訓計算機技術，普及計算機知識。二來也可以適當吸納計算機人才，為檔案管理工作注入新鮮血液。同時新的時期對于人才的需求是多樣性的，是綜合性比較強的，不僅僅要掌握一定的檔案管理業務知識，還要掌握計算機技術，同時還要具備吃苦耐勞、兢兢業業的工作精神。因此檔案管理工作人員的需求變化也要引起各單位的注意，及時培養新型人才，適應社會發展。

五、檔案管理信息平臺深化應用的前景

在現行檔案管理信息平臺的應用基礎上，可進一步規范檔案數字化信息標準接口，開發檔案掛接輔助工具包，精細權限分層分級控制，完善檔案日志跟蹤，強化檔案元數據管理和統計報表管理，提供主動性推送服務。待檔案管理信息平臺逐步完善并深化應用后，將建立以高速信息網絡為基礎、檔案數據管理為核心、內容建設為重點的統一有序的綜合資源檔案管理系統。仍以城鄉規劃工作為例，新的檔案信息管理系統將實現歷史、現在、將來的檔案管理，涵蓋城鄉規劃檔案管理的接收、整理、利用和保管等環節，將檔案管理的全部流程納入系統的一體化管理，并與各相關業務系統關聯對接，實現數據資源的共建共享，從而將檔案管理信息平臺進一步演化為專屬城鄉規劃的、資源更加豐富的、功能更加強大的、自動化程度更高的數字化檔案館。

檔案管理信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不可能是檔案部門力所能及的，也不單憑幾個計算機技術人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業統籌兼顧全面安排，特別是依靠企業科技信息管理部門所發揮的主導作用。

六、結束語

信息化是科技檔案管理的必經之路。要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。

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