社區衛生服務中心檔案管理的規范化

沈瑞珍

【摘要】傳統的檔案管理，管理方式粗放化，不利于檔案的保存、查找和再利用。信息時代，對檔案管理的要求越來越高，檔案管理借助現代化的管理工具，逐步實現了規范化管理。本文主要探討社會衛生服務中心如何實現規范化的檔案管理。

【關鍵詞】社會衛生服務中心；檔案管理；規范化

社區衛生服務中心檔案主要是對社會衛生服務的各項信息進行記錄和保存，主要的檔案形式有：財務檔案、文書檔案、病例檔案、科研技術檔案等。做好社區衛生服務中心的檔案管理，在醫療體制不斷改革的形勢下，有著重要的意義。

一、社區衛生服務中心檔案管理現狀

（一）檔案管理人員的意識不強。對于檔案管理工作，普遍存在認識不足的情況，從領導干部到基層人員，對于檔案管理工作都不夠重視，認為檔案管理主要是對檔案進行整理、裝訂，誰都可以勝任該項工作。在這種上下級都不重視的情況下，導致社區服務中心檔案管理工作存在許多問題，例如，病案的書寫潦草、檔案內容不全、書寫不規范，甚至隨意修改檔案。

（二）檔案室建設不完善。由于檔案管理工作不受重視，對于檔案室的資金投入較少，導致檔案室在硬件、人員配置等方面都存在不足的情況。影響了檔案管理工作的正常開展，尤其是硬件設施的投入不足，嚴重限制了檔案管理的工作效率，檔案整理、檢索、開發利用等方面存在諸多難處。

（三）檔案管理不規范。缺乏完善的檔案管理制度，導致檔案管理工作不規范。例如，檔案管理未配備專門從事檔案管理的人員，工作人員身兼數職，導致管理工作較為混亂。檔案的收集、整理、裝訂、編目、檢索等工作不夠規范，存在內容不全和隨意更改的情況。

二、社區衛生服務中心檔案管理規范化的建議

（一）加強宣傳，提升重視程度。在信息化的今天，檔案成為重要的信息資源。鑒于社區衛生服務中心檔案管理工作不受重視的情況，應該加大對檔案管理的宣傳力度，從領導層到基層員工，都認識到檔案管理的重要性，配合檔案管理人員的工作。例如，規范自己的書寫行為，不亂涂亂改，書寫公正清楚等。

（二）培養高素質的檔案管理人員。檔案管理工作的開展，離不開高素質的檔案管理人員，才能保證社會服務中心檔案管理工作有條不紊地進行。培養高素質的檔案管理人員，一方面，可以從外部聘請專業的檔案管理專業人才。另一方面，對現有檔案管理人員進行檔案管理知識的培訓，提升其檔案管理的相關知識，組織人員學習檔案管理的相關法律以及病例書寫規范等，保證檔案管理工作的有效開展。

（三）完善檔案管理制度，規范檔案管理行為。檔案管理工作的開展，需要建立與之相適應的檔案管理制度，規范檔案管理人員的行為。根據社區衛生服務中心的日常工作內容，建立具有可操作性的檔案管理制度，將工作實際同檔案管理相關法律相結合，逐步完善社區衛生服務中心檔案的各項工作，例如，檔案的收集、歸檔、保存、借閱、移交和管理等。由于檔案管理的性質，需要保證檔案的完整性和真實性，所以在檔案建立和收集時，需要對檔案進行動態的管理，保證檔案的完整性，發現檔案出現丟失或者遺漏的情況，及時進行查找和補救。

（四）提升檔案管理的現代化水平。傳統的社區衛生服務中心檔案管理，由于缺乏現代化設備的使用，導致檔案管理的工作效率極低，因此，提升檔案管理的現代化水平，需要加大對檔案室的資金投入。硬件方面，加強硬件投入，是做好檔案管理工作的物質基礎。為了保證檔案的管理，社區衛生服務中心，需要配備專門的庫房，并設置專門人員進行檔案庫的管理，保證庫房的溫度和濕度，通常情況下，紙質檔案的保存溫度需要維持在20-24度，濕度維持在45-50%。辦公室、檔案室、檔案閱覽室，三室分開，按照檔案管理的流程，進行檔案管理工作。為了保證檔案管理的編目、檢索、借閱工作的開展，需要添加計算機、打印機、攝像機、掃描儀等設備，依靠現代化設備，提升檔案管理的工作效率。

（五）創新管理理念，加強檔案管理的開發利用。檔案管理工作的開展，主要在于做好檔案的收集、整理、保存、開發和利用。當前社區衛生服務中心對于檔案的管理工作，僅停留在檔案的收集、整理和保存方面，對于檔案的開發和利用不足。因此，檔案管理工作需要創新理論，逐步改變被動的檔案服務，主動開發和利用檔案信息資源，將這些檔案資源轉換為資源，服務于臨床診療、用藥、檢查、護理等工作。例如，在社區衛生服務中心，逐步建立起社區居民的家庭和個人健康檔案，可以根據檔案，了解社區居民的健康狀況，方便醫務人員對社區居民的健康情況進行全面了解，根據社區居民健康檔案，開展有針對性的社區衛生服務。

三、結束語

綜上所述，社區衛生服務中心檔案管理工作重視程度不足，檔案管理缺乏規范化，不利于檔案的收集、整理、保存和開發利用，為了最大化開發和利用社區衛生服務中心檔案，需要從以下幾個方面，不斷完善檔案管理工作：加強宣傳，提升重視程度；培養高素質的檔案管理人員；完善檔案管理制度，規范檔案管理行為；提升檔案管理的現代化水平；創新管理理念，加強檔案管理的開發利用。

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