事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理探究

李皓婷 何秀娥

摘要：隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和國家“互聯(lián)網(wǎng)+”政策的推廣，我國事業(yè)單位檔案管理模式也相應(yīng)轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄模式已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)化為電子式的檔案管理體系，并開始逐漸占據(jù)重要位置。事業(yè)單位將電子信息化管理用于檔案管理后，提高了檔案工作人員的工作效率，增長了保管時(shí)間，同時(shí)減少了檔案的儲(chǔ)存空間。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案；管理；分析

1導(dǎo)言

電子檔案是指我們?cè)诠ぷ鳌⑸钪薪?jīng)電腦處理和存儲(chǔ)的具有保存價(jià)值的材料和載體的記錄。眾所周知事業(yè)單位的檔案管理業(yè)務(wù)與其他性質(zhì)單位有所不同，采用電子檔案后，因其存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的技術(shù)和方法不同，可以使事業(yè)單位的檔案管理雜而不亂、繁而不碎、有條不紊，最終達(dá)到電子檔案管理更好地為事業(yè)單位服務(wù)的目的。

2電子檔案管理

現(xiàn)今，電子信息化管理已經(jīng)普遍用于我國的大多數(shù)行政事業(yè)單位。首先，事業(yè)單位的檔案管理者通過計(jì)算機(jī)錄入需要的信息資料，然后計(jì)算機(jī)會(huì)對(duì)錄入的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，形成電子文本，再次，通過相應(yīng)的軟件將電子文本中的一系列內(nèi)容整理成數(shù)據(jù)，最后形成方便保存的電子檔案。事業(yè)單位采用電子信息化管理對(duì)檔案進(jìn)行管理后，工作效率大幅提升。不僅為檔案利用者提供了方便快捷的查詢途徑，還有利于事業(yè)單位工作人員對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，同時(shí)還增進(jìn)了事業(yè)單位不同部門之間的協(xié)調(diào)，為事業(yè)單位的高效快速工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

3事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

3.1管理流程復(fù)雜，觀念落后

傳統(tǒng)的檔案管理工作是一項(xiàng)瑣碎繁雜的工作，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大，由于檔案管理人員在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊，檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)不足，專業(yè)知識(shí)和基本技能不高，在進(jìn)行管理的過程中不僅耗時(shí)、耗力，檔案管理者對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度不可能做到完全統(tǒng)一，會(huì)不可避免地出現(xiàn)一些失誤，這都將影響檔案管理的發(fā)展?？梢哉f，由于思想觀念落后，技術(shù)不完善，管理水平參差不齊，以及分析處理問題的基本能力上跟不上時(shí)代發(fā)展的需要，這都將影響到檔案的利用價(jià)值。

3.2保存形式落后

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)的檔案管理主要的保存形式，紙質(zhì)檔案保存的缺點(diǎn)是，紙張會(huì)隨著時(shí)間的流逝逐漸損壞，不具備永久保存的優(yōu)點(diǎn)，無論是圖片、文字還是一些其它有價(jià)值的資料其保存形式都是落后的。

3.3亟需提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理發(fā)展過程中，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理而言，檔案管理人員只要了解檔案管理的基本概念，并熟悉檔案管理流程，就可以進(jìn)行檔案的基本管理工作了?，F(xiàn)今，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求也隨著檔案管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展有了較大提升，這就亟需提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

4電子檔案的優(yōu)勢(shì)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子檔案使檔案管理向著無紙化辦公的方向發(fā)展，其傳遞和使用大都是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，避免了過去查閱檔案時(shí)整卷提供利用的耗時(shí)耗力，減輕了事業(yè)單位的檔案管理成本?，F(xiàn)如今，自動(dòng)化辦公和電子檔案管理的銜接，將手工直接建檔的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，就可以隨時(shí)進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，當(dāng)檔案收集不齊或要進(jìn)行檔案補(bǔ)漏時(shí)，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就可以了，避免檔案問題形成存積，為檔案工作人員提供了快速檢索、利用信息的途徑，將檔案人員從繁瑣的檔案整理工作中解脫出來，把有限的時(shí)間、精力放在提高自身的綜合素質(zhì)上，使電子檔案在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮更好的利用率。

5事業(yè)單位電子檔案管理對(duì)策

5.1加大資金投入，提高檔案管理水平

基礎(chǔ)建設(shè)是保證檔案管理質(zhì)量的有效手段，而單位領(lǐng)導(dǎo)的支持對(duì)提高提升檔案管理水平起著決定性作用，事業(yè)單位技術(shù)業(yè)務(wù)檔案很大一部份是需要保密的，必須通過不斷的創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行分類和保存。因此，要想讓檔案得到有效管理就必須加大經(jīng)費(fèi)投入，做好電子檔案管理設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)和更新，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)督促單位，加大資金投入，將必備的基礎(chǔ)配套設(shè)施配備齊全，才能為電子檔案的有效管理提供可靠的保證。

5.2利用電子檔案對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行科學(xué)化管理。

電子檔案可以降低人為因素在檔案管理工作中的影響，提高工作效率，所以我們要利用電子檔案對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，這就要求事業(yè)單位各部門一定要及時(shí)、準(zhǔn)確提供各類資源信息，以保證電子檔案信息資源得到充分利用。使檔案管理工作走上了良性循環(huán)的道路。

5.3培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

由于電子檔案管理是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段對(duì)檔案管理工作進(jìn)行更科學(xué)、更規(guī)范的管理，達(dá)到提高工作效率和管理水平目的，所以要求管理人員遵守職業(yè)道德，熟悉信息技術(shù)，首先要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其盡快掌握現(xiàn)代化檔案管理的技能，其次，管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，使自己成為一技多能的復(fù)合型人才，適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的要求，保證電子檔案管理工作的穩(wěn)定、延續(xù)。

5.4保證電子檔案的安全利用

我們?cè)诎l(fā)揮電子檔案高效快捷，提高工作效率的優(yōu)勢(shì)時(shí)，要保證電子檔案的安全利用。首先，要根據(jù)事業(yè)單位自身職能和單位檔案的特點(diǎn)建立健全電子檔案管理的規(guī)章制度，確保單位各部門對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)、高效管理。其次，要對(duì)電子檔案的收集、整理、審核、歸檔和保管等環(huán)節(jié)做出明確的詳細(xì)規(guī)定，檔案管理者及相關(guān)職能部門要對(duì)檔案中的保密內(nèi)容嚴(yán)格保密，禁止外流，并明確泄密后的所要承擔(dān)的責(zé)任。最后，養(yǎng)成良好的安全體檢、殺毒習(xí)慣，確保電子檔案利用的安全。

6結(jié)論

事業(yè)單位想要加快檔案管理發(fā)展的進(jìn)程，檔案管理就必須由檔案保管和利用往信息管理、采集及服務(wù)的功能轉(zhuǎn)變，采用電子檔案管理，更好地讓電子檔案管理服務(wù)于事業(yè)單位，不斷提高檔案管理的效率和利用率。

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