醫院人事檔案管理信息化建設探究

許麗

【摘要】檔案信息化建設工作是每一個單位都必不可少的管理部分。而人事管理部門在進行管理工作過程中形成的醫院人事檔案，也是人事管理部門歷史面貌的反映。它能夠為人事管理部門制定政策提供參考與思路，還能夠為人事部門的管理工作考評提供依據。在人事管理信息化的過程中起著重要的推動作用。

【關鍵詞】醫療；人事；檔案管理信息化建設

檔案作為一種實質性的管理工具，有著它獨特的規范性特點，同時具有管理工具的實用性、真實性、交流性以及權威性特點，對于醫院人事管理工作具有舉足輕重的作用。人事部門的管理是醫院為社會提供更好服務的前提，而人事檔案的管理則是保證人事管理工作質量的基礎。辦公信息化潮流涌動，檔案管理的信息化建設已經迫在眉睫。如何通過信息化建設進一步規范檔案管理，加強人事部門的辦公管理智能，提高醫護人員職業素養，是醫院單位應該重視的問題。

一、醫院人事檔案信息化建設工作中存在的問題

（一）對檔案信息化建設工作的重視程度不足。一方面，醫院檔案管理部門一直以醫療檔案管理為工作重心，長期以來，作為基層單位在文件管理方面偏重于醫療事務管理，對于人事檔案的管理則處于忽視狀態。另一方面是由于檔案信息化建設工作無法為醫院人事檔案管理部門帶來直接的效益，很多醫院并不重視對人事檔案管理的信息化建設，認為其可有可無，導致檔案管理信息化建設的資金投入不足、設備陳舊落后、工作人員思想積極性不足等問題。

（二）檔案管理人員素質有待提高。雖說現在有的醫院人事檔案管理部門開始重視人事檔案信息化建設工作，但是檔案信息化建設工作還未真正發揮其應有的價值作用，產生這樣情況的最根本因素是因為有關的檔案管理人員自身的專業素質與工作能力不足。一方面，檔案的分類不合理，導致不能有效應用檔案信息，致使資料數據獲得的時間受到制約，因而使檔案管理信息化建設在醫院人事檔案管理部門中的作用很難實現。另一方面，大多數檔案管理人員對檔案管理信息化建設的理論知識掌握不到位，所以導致有關的管理人員未意識到檔案管理信息化建設的重要性，導致工作態度出現問題，對檔案的管理造成嚴重影響。

（三）人事檔案的收集、歸類和保管的流程缺少信息化管理。人事檔案存在著很多收集整理與歸檔環節不規范的問題，為檔案管理信息化建設利用工作帶來了許多麻煩。一些有關處罰案件不能及時錄入業務系統，使得紙質檔案與電子檔案不能同步，在某些案卷上無法完全匹配，對信息的傳遞造成阻礙，拉低了工作效率。同時醫院在不斷改建、擴建，名稱也在不斷變化，而電子檔案的更新不夠及時，使得檔案信息前后幾年不能統一。這都是檔案收集、歸檔的工作流程不規范造成的。《人事檔案管理信息化建設制度》本身對人事檔案管理信息化建設的收集與整理做了總體要求，但在具體實施中，并沒有可行的方法流程規定，缺乏相應的規章制度。加上醫院人事檔案的收集不及時，造成了一些醫院人事檔案缺失，只有信息化收集、整理、歸檔管理等工作程序規范，保證檔案真實有效，檔案管理信息化建設才是有價值的。

二、加強人事檔案管理信息化建設的幾點建議

（一）加強宣傳，提升全體人員的重視程度。檔案信息化建設工作是一項基礎工作，涉及醫院人事檔案管理部門工作的方方面面，在醫院人事檔案管理部門發展中有著不可替代的作用。隨著信息多元化時代的到來，檔案的作用已不僅僅局限于上傳下達和交流溝通上，新的社會發展形勢賦予了檔案新的內涵和意義。因此，醫院人事檔案管理部門要提升全體工作人員對檔案管理信息化建設的重視程度。首先，醫院人事檔案管理部門應當從提升領導干部的認識入手，使領導干部充分認識到做好檔案信息化建設工作的重要性，最大程度地爭取到領導對工作的支持。其次，檔案管理部門內部應當細化分工，對每一項具體的工作設置專職的管理崗位，將檔案信息化建設工作由被動局面轉化為主動，使工作人員認識到檔案的重要性。最后，醫院人事檔案管理部門應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及與檔案管理信息化建設有關的知識，使全體工作人員意識到檔案管理信息化建設的重要性。

（二）抓制度建設，理順規范人事檔案管理信息化建設。由于社會形勢發生了很大的變化，傳統的檔案信息化建設工作存在很多不規范的地方，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。為了有效解決這一問題，醫院人事檔案管理部門應當完善檔案管理信息化建設制度，為檔案管理信息化建設的信息化進行提供制度保障，從而逐漸實現檔案管理信息化建設的信息化、制度化、標準化，進而推動各項工作高效運轉。首先，醫院人事檔案管理部門要根據《中華人民共和國檔案法》，并結合自身發展實際制定本單位的檔案收集、立卷、歸檔、保管等工作流程制度，要求管理人員嚴格按照工作程序進行檔案的收集、整理與立卷等基本工作，保證檔案的真實性和科學性。

（三）健全組織領導部門，提高檔案管理人員整體水平。檔案信息化建設離不開一支精英隊伍的支持，因此醫院首先要建立起一支適應信息化管理的工作人員隊伍，為檔案管理信息化建設的信息化進行提供人才保障。首先，醫院人事檔案管理部門要提升檔案管理人員的準入門檻，在人員選拔上注重對他們專業知識以及工作經驗的考察，從源頭上提升檔案管理信息化建設隊伍的整體素質。其次，醫院人事檔案管理部門要加強對檔案信息化建設工作人員的任職教育培訓，經常性地組織一些講座，或者是新老工作人員之間的經驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里學習并借鑒一些好的經驗和做法，不斷提高檔案處理人員的思想素質和業務水平。再次，醫院人事檔案管理部門應當積極對檔案管理人員進行專業知識考核，確保其專業能力過關。最后，醫院人事檔案管理部門要對一些不能勝任檔案管理信息化建設要求工作的工作人員進行及時教育，防患于未然。

（四）加強硬件建設，科學管理人事檔案。醫院人事檔案管理部門要及時更新檔案管理信息化建設設備，為檔案管理信息化建設的順利進行提供物質保障。首先，醫院人事檔案管理部門要積極引進一些操作便捷的先進設備，建立起良好的檔案處理系統。其次，為了保證檔案信息的安全，醫院人事檔案管理部門要引進計算機輔助系統。最后，醫院人事檔案管理部門要及時淘汰舊的檔案設備。人事檔案的信息化還需要對重要的檔案信息進行雙套保險保存。利用電子計算機保存重要檔案，另一方面也不能忽略紙質檔案的保管。還可以利用網絡平臺，為工作人員提供一些不涉及隱私的必要信息，為工作人員提供方便的途徑查閱相關信息。同時，面對眾多龐大的資源和內容，逐步實現網絡化利用是十分必要的。實現檔案利用的網絡化可以極大提高檔案的利用率，更好地服務于生產和生活。數字化是檔案信息化過程中的一個主要特點，所以要實現原有檔案資料的全部數字化是一個漫長的過程，應從堅持矛盾的普遍性與特殊性原則，明確重點、分步推進的原則對原有檔案的項目首先進行數字化；要對檔案資料做到具體問題具體分析。

（五）增強醫院檔案管理的安全性。檔案管理信息化對現在的醫院有很重要的作用，只有醫院檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現。第一，建立健全相關的保密制度與規定，并以此對相應的檔案管理信息化建設人員實行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴厲的處分，使檔案得到規范管理，確保檔案信息的安全性。第二，醫院應主動推廣計算機知識與網絡安全知識，使醫院內部的所有工作人員都能擁有網絡安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴重后果加以宣講，同時增強計算機管理部門對網絡安全的監管力度。

三、結語

檔案管理信息化建設中信息化程度的高低既是對工作人員素質和能力的一種考驗，又是對檔案處理精益求精的具體體現，只有檔案管理信息化水平提高了，才能真正達到服務社會的作用。但是從目前來看，由于種種因素導致我國檔案管理信息化建設的進程較為緩慢。因此，檔案管理人員必須從原因著手，采取一系列具有針對性的措施，做好檔案信息化建設工作。

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