煙草企業(yè)精益后勤管理對策探究

【摘 要】 文章針對目前煙草企業(yè)后勤管理中存在的問題，提出了體現(xiàn)精益管理的解決措施。要積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+后勤”建設(shè)；以事務(wù)外包及資產(chǎn)租賃的方式降低企業(yè)的管理難度；培養(yǎng)一批懂經(jīng)濟、會經(jīng)營的后勤人才。

【關(guān)鍵詞】 煙草商業(yè)企業(yè)；后勤管理；精益管理；對策

后勤原本是指運用于軍事方面的詞匯，包含后方對前線的一切物資供應(yīng)工作，后來逐步擴展到了其它領(lǐng)域，形成了機關(guān)后勤、學(xué)校后勤、科研后勤、企業(yè)后勤等。機關(guān)后勤管理是煙草企業(yè)行政管理的重要組成部分，承擔(dān)著管理維護企業(yè)資產(chǎn)，保障企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的任務(wù)。主要負責(zé)后勤服務(wù)規(guī)劃編制、經(jīng)費預(yù)算編列、物資采購、資產(chǎn)管理、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的維修及修繕項目、車輛管理、食堂及衛(wèi)生所管理等。機關(guān)后勤管理是一門科學(xué)、一門專業(yè)，隨著機關(guān)事務(wù)的不斷擴展，后勤管理的任務(wù)愈加繁重、愈加專業(yè)化、技術(shù)化和職業(yè)化，利用精益管理的思路優(yōu)化后勤各項工作必然惠及公司管理和運營。

一、目前煙草企業(yè)后勤管理中存在的問題

1、管理體制落后

機關(guān)后勤是企業(yè)的一部分，全面負責(zé)后勤服務(wù)規(guī)劃、實施管理監(jiān)督、開展全系統(tǒng)服務(wù)事務(wù)，企業(yè)自辦后勤服務(wù)，既當(dāng)裁判員，又當(dāng)運動員，長期處于國有企業(yè)的體制安排下，造成效率低下、浪費嚴重、成本高等諸多弊端，甚至存在管理不科學(xué)、服務(wù)不專業(yè)等一系列問題。

2、隊伍龐大、素質(zhì)不高、年齡結(jié)構(gòu)偏大

目前，機關(guān)后勤隊伍規(guī)模偏大，而與此形成鮮明對比的是，專業(yè)型、創(chuàng)新型人才相對欠缺，甚至有一部分人員是從別的崗位分流而來，對后勤服務(wù)工作一知半解，他們的思維方式、工作方式、管理能力和技術(shù)能力就感到明顯不適應(yīng)，后勤隊伍年齡老化、文化程度偏低、專業(yè)知識跟不上的問題越來越突出。

3、工作任務(wù)更加繁重，卻較少利用現(xiàn)代的管理手段

隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，機關(guān)后勤管理及服務(wù)的范疇和工作量明顯增加。一是服務(wù)對象增加了，采購及維修業(yè)務(wù)量增加，資產(chǎn)總量增長較快；二是服務(wù)項目已不像過去那樣停留在“溫飽型”解決“衣食住行”的范圍，對服務(wù)質(zhì)量的要求也越來越高，很多事務(wù)性工作借助信息平臺或借助技術(shù)手段較少；三是服務(wù)責(zé)任增加了，既有對內(nèi)服務(wù)的責(zé)任，也有對外的經(jīng)濟效益責(zé)任，不僅考慮服務(wù)質(zhì)量也要考慮經(jīng)濟效益。

二、體現(xiàn)精益管理的解決措施

1、積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+后勤”建設(shè)

基于互聯(lián)網(wǎng)的安全管理平臺、客戶服務(wù)系統(tǒng)及二維碼應(yīng)用等已經(jīng)在后勤管理中部分應(yīng)用，要提升機關(guān)后勤服務(wù)管理水平，必須充分認識“互聯(lián)網(wǎng)+”的重要性，促進互聯(lián)網(wǎng)與后勤工作的深度融合。要統(tǒng)籌規(guī)劃機關(guān)后勤管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，有計劃、分步驟推進到車輛、餐飲、醫(yī)療等工作領(lǐng)域，不斷提高后勤服務(wù)保障效率和質(zhì)量。

（1）利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段推進精細管理。企業(yè)信息化是規(guī)范管理流程、提高辦公效率、節(jié)約辦公費用的有效手段。以辦公用品為例，如今世界500強企業(yè)中90%使用信息系統(tǒng)解決辦公用品管理問題，但煙草企業(yè)將管理信息系統(tǒng)應(yīng)用于日常辦公用品管理的還相對較少。辦公用品的種類細碎，使用頻率高，多數(shù)單位采取人工統(tǒng)計，紙質(zhì)記錄，對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難，顯然已不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代工作需要，目前省內(nèi)僅有西安市局一家單位采用信息平臺管理辦公用品，利用信息化技術(shù)手段管理辦公用品，對于規(guī)范辦公用品管理及提高辦公效率有十分重要的意義。

（2）利用信息技術(shù)推進后勤人員服務(wù)意識及服務(wù)水平的提升。越來越多行政部門開通微信公眾號，由于微信公眾號語言活潑、信息豐富，能及時推送到手機等優(yōu)勢被很多企事業(yè)單位采用，政務(wù)微信的即時傳播和資源共享優(yōu)勢，提高了企事業(yè)單位的服務(wù)效能。煙草行業(yè)可利用微信公眾號，辦事公開等平臺系統(tǒng)提升員工參與度，起到信息共享、監(jiān)督服務(wù)、改進工作的目的。以車輛為例，機關(guān)用車采取統(tǒng)一管理，集中調(diào)度的方式，有出車任務(wù)時駕駛員提前到達指定地點，做好出車前準備工作，但是經(jīng)常有駕駛員在出車前未按要求做好準備工作、車內(nèi)衛(wèi)生狀況差、提前收車或服務(wù)態(tài)度不佳等現(xiàn)象出現(xiàn)，利用微信公眾號由用車單位自行選車，對每次出車進行評價，必將調(diào)動駕駛?cè)藛T的服務(wù)積極性和熱情，使出車服務(wù)真正做到優(yōu)質(zhì)高效。

（3）電商采購精益模式的推廣應(yīng)用。作為信息技術(shù)在商務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，電子商務(wù)以巨大的優(yōu)勢迅速崛起并蓬勃發(fā)展，由于傳統(tǒng)采購模式中存在的流程繁雜、公開招標周期長、成本高等問題，企業(yè)采購與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合也成為大勢所趨，電商采購?fù)怀鰪娬{(diào)采購信息的可獲得性、采購過程的公開和透明、交易的規(guī)范性以及監(jiān)管部門、采購機構(gòu)與采購雙方的及時回應(yīng)互動，改變了傳統(tǒng)的采購組織形式，從而提高了采購效率和采購效益。煙草企業(yè)需提高認識，嘗試運用電商平臺進行采購，具體運用還需要各參與部門達成一致，對采購流程、監(jiān)督方式及管理制度進行修訂。

2、以事務(wù)外包及資產(chǎn)租賃的方式降低企業(yè)的管理難度

一是把需要較多專業(yè)化協(xié)作的職能分出去，實行第三方管理，取代“大而全”的服務(wù)方式。當(dāng)代發(fā)達國家的后勤服務(wù)多數(shù)由第三產(chǎn)業(yè)部門承擔(dān)，機關(guān)后勤服務(wù)部門分離出去，交給專業(yè)部門管理，既可以減少機關(guān)行政編制，分流人員，又可節(jié)省行政經(jīng)費；二是資產(chǎn)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)需要大量的設(shè)施設(shè)備以維持運轉(zhuǎn)，更應(yīng)重視資產(chǎn)的有效管理。設(shè)備租賃是近年來出現(xiàn)的資產(chǎn)使用方式，以電腦為例，與代理商簽訂租賃協(xié)議，從電腦采購到報廢，均由代理商進行運維服務(wù)和資產(chǎn)整個生命周期的管理，最后進行資產(chǎn)回收，租賃使用的方式便于解決電腦軟硬件技術(shù)支持、解決輕資產(chǎn)、方便資金周轉(zhuǎn)等一系列問題。

3、培養(yǎng)一批懂經(jīng)濟、會經(jīng)營的后勤人才

后勤工作的多面性和專業(yè)性要求后勤工作人員必須是了解市場，善于經(jīng)營，有經(jīng)濟頭腦，會經(jīng)濟核算，能熟練把經(jīng)濟理論應(yīng)用于后勤管理當(dāng)中。面對新時期新要求，必須做到與時俱進，才能應(yīng)付自如，既要引進人才，更要著眼于培養(yǎng)人才，鼓勵機關(guān)后勤同志自學(xué)成才，需要什么學(xué)什么，邊干邊學(xué)，急用先學(xué)，不斷提高自己的理論水平和實際工作能力。

通過改變傳統(tǒng)的后勤管理模式，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺技術(shù)、推進資產(chǎn)租賃及事務(wù)外包的方式、提升隊伍素質(zhì)，能有效提升機關(guān)后勤的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，同時鼓勵員工提出合理化建議，從辦事程序、工作方法、工具、設(shè)備等需要改善的地方提出建設(shè)性的改善意見或構(gòu)想，在小范圍試點成功后全面推廣，實現(xiàn)企業(yè)各級職能參與到標準化和持續(xù)改進中，使后勤管理水平不斷提升，在企業(yè)管理中更好的發(fā)揮作用。

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【作者簡介】

許譯文（1979.10-）女，碩士，就職于陜西省煙草公司西安市公司.