房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理淺談

摘 要：檔案是一個企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營以及日常管理活動中所逐漸形成的具有一定價值的原始資料。它記錄了一個企業(yè)的歷史發(fā)展進(jìn)程，是企業(yè)發(fā)展歷程最真實的反應(yīng)，是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分。同時檔案作為一種信息資源，為企業(yè)提供各種信息支持，隨著企業(yè)的不斷擴(kuò)大，檔案的重要性也日益顯現(xiàn)出來。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案；管理

一、檔案工作的特點

檔案的周期性比較長，變動率也較大。房地產(chǎn)企業(yè)一個項目從投資到建成的時間可以長達(dá)幾年甚至幾十年，在這個過程中所涉及的許多因素都可能出現(xiàn)變化，所以企業(yè)需要更加重視檔案工作。

（一）檔案的類型較多。

從項目報建、審批到施工建設(shè)，再到竣工驗收交付業(yè)主使用中，涉及各種各樣的文件、證件、圖紙等非常重要的資料。

（二）檔案的專業(yè)性較強(qiáng)。

（三）檔案的利用率很高，需求性很強(qiáng)。（四）人員流動性較大，配置不足。一般企業(yè)兼職人員比較多。工作方式上，缺少統(tǒng)一的管理規(guī)范，沒有固定的流程手續(xù)，沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)。

二、檔案工作的管理與利用

加強(qiáng)檔案管理工作的重視程度。首先，加強(qiáng)工作人員對其的重視程度，尤其是要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的意識。為了加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)工作，健全工作組織，可以成立相關(guān)檔案管理的工作領(lǐng)導(dǎo)班子，形成小組，從而為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)并提供強(qiáng)有力的保障。同時，需要將檔案管理工作納入工作目標(biāo)管理機(jī)制中，明確其責(zé)任與權(quán)力，并像其他工作一樣進(jìn)行部署、檢查以及考核，使檔案管理工作落實。再有，領(lǐng)導(dǎo)人員不僅要從思想上對管理工作進(jìn)行重視，還需要將其落實入行動中，保持人力、物力的實用性，切實提高對管理工作的重視程度，為未來工作提供強(qiáng)有力的保障基礎(chǔ)。

提高管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員與檔案工作密不可分，其責(zé)任心強(qiáng)弱、專業(yè)水平的高低、素質(zhì)高低、覺悟高低直接影響著檔案管理工作的水平的高低。因此，加強(qiáng)檔案管理工作勢必要提高管理人員的綜合素質(zhì)。對相關(guān)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)以及專項教育，以保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。參加政府、機(jī)構(gòu)等舉辦的專業(yè)培訓(xùn)。加強(qiáng)管理人員的橫向交流，利用多種形式對管理人員進(jìn)行鼓勵，擴(kuò)寬工作思路，加強(qiáng)新知識的汲取。加強(qiáng)同業(yè)內(nèi)的技術(shù)交流，取長補(bǔ)短。從思想上、業(yè)務(wù)上提高管理人員的綜合素質(zhì)水平，促使檔案管理工作的順利開展。

完善檔案管理制度。首先要轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的思想意識，加強(qiáng)檔案管理工作的重視程度。

1、對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其成為掌握現(xiàn)代科技知識和現(xiàn)代管理知識的復(fù)合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學(xué)到的知識結(jié)合企業(yè)的實際情況制定出適合企業(yè)的檔案管理方法對企業(yè)全員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化，才是提高企業(yè)檔案管理水平的重要手段。

2、完善檔案管理制度，建立管理機(jī)構(gòu)，沒有規(guī)矩不成方圓。健全的管理制度是企業(yè)管理的一種機(jī)制，是加強(qiáng)企業(yè)管理的重要手段，對于加強(qiáng)檔案管理也起著同樣的作用。主要包括：（1）提高保管條件。購置檔案柜、檔案盒、裝訂機(jī)、歸檔章等檔案整理工具，確保檔案整理的規(guī)范化。保證存放檔案的地點安全通風(fēng)防潮，保證有充裕的空間存放檔案資料，保證存放資料的安全性。（2）通過制定相關(guān)的辦法制度，明確規(guī)定檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、檔案管理工作人員及相關(guān)人員的職責(zé)。（3）嚴(yán)格遵循規(guī)章制度，制定領(lǐng)導(dǎo)人簽字審批機(jī)制，做好等級與簽字確認(rèn)工作。（4）通過規(guī)章制度明確歸檔資料的內(nèi)容、時間、性質(zhì)等。（5）明確存單資料再查找借閱的審批手續(xù)。（6）明確檔案歸檔審核手續(xù)。（7）明確檔案鑒定銷毀制度。（8）明確不同檔案的存放制度。

3、嚴(yán)格推行管理人員持證上崗制度。應(yīng)嚴(yán)格推行管理人員持證上崗制度，設(shè)置檔案專職人員。通過學(xué)習(xí)及檢驗，給與一定的獎勵，從而激發(fā)對檔案管理的積極性、主動性。檔案管理工作是一項政治性、專業(yè)性、和技能性很強(qiáng)的工作，尤其是要提高對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，要嚴(yán)把關(guān)，勤查工作，做好每一項檢查。檔案信息對于個體和組織而言都是十分重要的資源，對于各項工作的發(fā)展都有著重要的意義。

4、創(chuàng)新檔案管理辦法。首先爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和配合，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作納入到公司發(fā)展規(guī)劃中，用來彰顯其重要性和不可動搖的重要位置，并且使之成為領(lǐng)導(dǎo)考核的一個內(nèi)容，制定新的政策使得更有利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。其次，要提高檔案管理工作的技術(shù)值和科學(xué)性，使得檔案管理工作在各項工作中真正發(fā)揮出積極地作用，使得領(lǐng)帶人員更加意識到檔案管理體制改革和創(chuàng)新的重要意義。

5、設(shè)置獨立的檔案室，實行統(tǒng)一管理。檔案材料從文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔，每個環(huán)節(jié)都按照具體的管理要求執(zhí)行，確保檔案文件材料的真實性、有效性、完整性。在此基礎(chǔ)上，交由檔案管理部統(tǒng)一保管入庫，形成完整的資料體系。

6、充分利用現(xiàn)代科技手段，加快檔案數(shù)字化管理，建立電子檔案。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，無紙化辦公的形式也趨于成熟，并得到廣泛的應(yīng)用。檔案管理工作應(yīng)緊跟時代潮流，建立現(xiàn)代化管理機(jī)制，提高工作效率，便于查閱工作的開展利用。

（1）檔案信息化建設(shè)的思路

A、力爭使檔案信息化與本系統(tǒng)、本單位的信息化建設(shè)同步發(fā)展。B、 要以規(guī)范、規(guī)劃為指導(dǎo)，加強(qiáng)統(tǒng)一管理。C、要正確處理先進(jìn)性和實用性的關(guān)系。D、要精心組織實施，在系統(tǒng)運(yùn)行上下功夫。E、要將復(fù)雜的工作簡單化，要將規(guī)范的工作程序化。F、要將信息資源的集成、共享和內(nèi)容控制作為核心內(nèi)容。G、要將建立和完善檔案信息安全管理體系作為重要措施。

（2）明確電子文件的歸檔范圍

（3）明確電子文件的積累要求

A、確定電子文件是通過簽發(fā)或?qū)徟淖罱K版本，并對電子文件進(jìn)行規(guī)范命名。B、對電子文件進(jìn)行收集整理，將非通用格式電子文件轉(zhuǎn)化為“通用格式”，并對電子文件進(jìn)行規(guī)范的命名。C、編制電子文件目錄，并將電子文件鏈接到相應(yīng)的文件條目中去。D、對應(yīng)歸檔的電子文件按照其內(nèi)容的自然聯(lián)系進(jìn)行組合、歸類。E、按照規(guī)范要求，做好電子文件的查找和提供利用工作。F、對電子文件采取定期備份、自動殺毒、權(quán)限控制等措施進(jìn)行安全保護(hù)。

（4）檔案信息安全化管理。檔案信息安全包括檔案信息系統(tǒng)安全和檔案信息內(nèi)容安全。具體包括：

A、保密性：即檔案信息只為授權(quán)用戶使用。B、完整性：即確保檔案信息未被授權(quán)不得改變。 C、可用性：即確保檔案信息的真實性、完整性、可靠性。D、可控性：即確保檔案信息的傳播及內(nèi)容具有控制能力的特征。E、不可否認(rèn)性：即確保在檔案信息系統(tǒng)的信息交互過程中，確認(rèn)用戶參與的事實。

三、結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展與進(jìn)步，國家的檔案法律法規(guī)建設(shè)也在不斷的完善，各企業(yè)單位對檔案工作也日益重視。《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)都對企業(yè)檔案管理工作作出了規(guī)定。企業(yè)的檔案管理工作依然任重而道遠(yuǎn)，尤其對企業(yè)內(nèi)部檔案工作的統(tǒng)籌、 規(guī)劃和監(jiān)督中法律法規(guī)還沒有具體明確的規(guī)定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家政策法規(guī)，針對具體的企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動，建立和完善相應(yīng)的企業(yè)檔案管理條例和規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案法制建設(shè)與宣傳，使檔案意識深入人心。形成新形勢下企業(yè)檔案管理工作機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)的、穩(wěn)定的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

趙欣（1978-）女，本科，津工業(yè)大學(xué)，助理館員，目前從事：資料管理崗位