圖書檔案管理中的問題分析及改進策略

許浩

摘 要：隨著我國經濟和人民物質水平的提升，人民亟需滿足自身的精神需求，各地圖書館也不斷新建與擴建。作為一種重要的文獻類型，圖書館檔案起源于圖書館的產生并隨之而不斷發(fā)展，其詳細記錄著圖書館的發(fā)展歷程與歷史軌跡，是圖書館工作開展的重要歷史信息憑證。現(xiàn)階段我國圖書館工作開展以及圖書館檔案管理過程中仍然存在諸多現(xiàn)實問題。因此，如何在大力推行精神文明建設的背景下，解決圖書館檔案管理中的現(xiàn)實問題，為各地圖書館服務人民工作的開展提供基礎，成為了各地圖書館檔案管理人員亟需解決的問題。本文從現(xiàn)階段圖書館檔案管理中的現(xiàn)實問題出發(fā)，具體分析了主要問題的影響因素，并建設性地提出了解決對策，以期為我國圖書館事業(yè)的健康發(fā)展提供參考。

關鍵詞：圖書館；檔案管理；現(xiàn)實問題；解決對策

檔案泛指一種以文字、圖片、表格等方式記載原始信息的材料，其主要產生于個人或群體的社會活動。圖書館檔案作為一種重要的文獻類型，詳細記錄著圖書館的發(fā)展歷程與歷史軌跡，是圖書館工作開展的重要歷史信息憑證，其起源于圖書館的產生并隨之而不斷發(fā)展。

1 圖書館檔案管理的現(xiàn)實問題

作為圖書館不同發(fā)展時期的原始記錄資料，其記載有圖書館不同發(fā)展階段的人員組織結構、運行模式、規(guī)模以及其歷史性成就，內容真實客觀，是對圖書館發(fā)展歷程進行總結、對圖書館事業(yè)發(fā)展進行學術研究的重要文獻資料。目前，在各地圖書館的檔案管理工作中，存在有以下幾個重要的問題。

1.1 缺乏檔案意識

由于沒有擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，眾多圖書館工作人員并沒有充分了解檔案工作對圖書館發(fā)展的重要性。部分領導甚至將圖書館檔案的管理工作簡單地歸結為檔案室獨立的工作，將其與圖書館其他日常管理工作割裂開來，嚴重影響了圖書館的檔案搜集和管理工作的開展，從而導致了現(xiàn)今圖書館檔案管理工作較為散亂的不利局面。

1.2 檔案管理制度不完善

很多地方圖書館都缺乏適宜的檔案管理制度，以及檔案制定的統(tǒng)一標準。現(xiàn)實情況是，眾多地方圖書館的檔案十分散亂，沒有做好相應的制檔、分類、編號、排序的工作，大大增加了文獻查找的難度，顯著降低了圖書館檔案管理工作的效率。此為，圖書館對于檔案的制定也沒有統(tǒng)一的標準，造成了圖書館各部門提交檔案的混亂，嚴重增加了圖書館檔案管理工作的難度。

1.3 責任不明確，人員素質普遍偏低

由于地方圖書館缺乏相應的管理制度和優(yōu)秀的管理人才，許多地方性圖書館暴露出工作責任不明確、業(yè)務人員素質普遍偏低的不利情況。沒有長期專人負責相應的檔案管理工作的現(xiàn)實狀況，直接導致了檔案工作不能按照要求保質保量完成相應的工作。此外，管理和業(yè)務人員流動性極強，缺乏必要的技能培訓，業(yè)務素養(yǎng)普遍偏低，業(yè)務處理能力和工作效率十分有限，這與現(xiàn)代高效、快速的發(fā)展態(tài)勢相背馳，極大地限制了圖書館事業(yè)的健康發(fā)展。

1.4 檔案管理工作不完善

圖書館檔案記錄著圖書館的歷史發(fā)展軌跡，對于研究各地圖書館高效的管理模式具有十分重要的作用，具有很高的學術研究價值。然而這樣的圖書館檔案并沒有引起足夠的重視，最直接的表現(xiàn)就是圖書館各部門工作人員與領導對檔案管理工作的不重視。一方面，圖書館大部分的材料搜集、制檔、分類整理、歸檔工作往往由各個部門辦公室獨立完成，缺乏工作的協(xié)調性，導致了圖書館檔案的缺乏完整性、系統(tǒng)性的局面。另一方面，圖書館的檔案保存常常分散于各個科室，缺乏專門存放的檔案室，不利于檔案的統(tǒng)一管理與查閱使用。

2 解決圖書館檔案管理問題的積極對策

圖書館檔案客觀真實地記載著圖書館各階段的發(fā)展狀況，具備很高的信息研究價值，其對于未來當?shù)貓D書館乃至整個圖書館事業(yè)的發(fā)展具有很重要的借鑒意義。鑒于其重要的研究和應用價值，圖書館檔案管理工作是圖書館日常運營不可或缺的重要部分。為了避免因管理不到位、業(yè)務人員不合理的操作等現(xiàn)實因素對圖書館檔案管理工作的不利影響，圖書館必須從以下幾個方面著力解決，以保證圖書館檔案的完整性與系統(tǒng)性。

2.1 增強檔案意識，提升檔案管理水平

作為一種珍貴的信息資源，圖書館檔案對圖書館發(fā)展歷史研究以及圖書館高效管理模式探索具有非常高的應用價值。因此，為了充分發(fā)揮其對圖書館建設的積極作用，圖書館領導以及相關工作人員必須增強檔案意識，重視檔案管理的工作，積極參與圖書館檔案管理中的資料收集、制檔、分類匯總、歸檔等工作中。只有在圖書館日常工作中積極宣傳檔案意識，使各部門認識到圖書館檔案對圖書館未來建設與發(fā)展的積極借鑒意義，圖書館檔案管理才有了思想層面的工作基礎。此外，在計算機、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術廣泛普及的今天，各地的圖書館也因積極推進信息化建設，充分發(fā)揮計算機信息化管理的優(yōu)勢，提高圖書館檔案管理的技術水平與工作效率。

2.2 建立健全檔案管理制度

圖書館檔案管理流程可劃分為檔案的建立與檔案的使用兩部分，其中又劃分為資料搜集、資料整理、制檔、檔案分類保存、檔案查詢、檔案統(tǒng)計、檔案使用等幾個重要的環(huán)節(jié)。為了提高檔案建立與保存工作的工作效率以及檔案使用的便捷性，各地圖書館應積極探索，建立健全符合自身發(fā)展需求和具備實際運營可操作性的檔案管理制度以及明確的責任劃分機制。一方面要為檔案基礎建立工作和查閱使用工作的開展制定合理的標準，在搜集資料、制檔、分類匯總、編號、歸檔等具體工作中總結出具體的規(guī)章制度和操作技術，規(guī)范檔案建立和使用流程。另一方面，要安排專人負責圖書館檔案管理的總體事務，并在落實具體的工作時明確各項細節(jié)的責任人，將圖書館檔案管理的各項工作落到實處。

3 充分挖掘圖書館檔案的信息價值

圖書館檔案管理工作只是一項基本的基礎工作，只有充分發(fā)揮圖書館檔案的自身價值才能使得圖書館檔案管理工作彰顯出其價值。因此，為了深化圖書館建設，大力開發(fā)圖書館檔案中的信息資源，檔案管理人員應從以下幾個方面著手。首先，大力推進圖書館的信息基礎設施建設，滿足信息時代背景下，圖書館檔案查閱人員對相關信息的快速查詢與深入了解。其次，要做好圖書館檔案的使用宣傳工作，通過相關講座及培訓提高工作人員的信息素養(yǎng)，有效提高共享檔案的利用率。最后，圖書館檔案管理人員要積極協(xié)調各個部門的工作，為圖書館的發(fā)展注入活力。

4 結語

作為圖書館不同發(fā)展時期的原始記錄資料，圖書館檔案記載有圖書館不同階段的發(fā)展詳情，內容真實客觀，其對于圖書館今后發(fā)展道路的探索具有十分積極借鑒作用。現(xiàn)階段，我國地方性圖書館主要存在缺乏檔案意識、檔案管理制度不完善、責任不明確、人員素質普遍偏低、檔案管理工作不完善等現(xiàn)實問題。圖書館必須從增強檔案意識、提升檔案管理水平、建立健全檔案管理制度、充分挖掘圖書館檔案的信息價值等方面入手，積極解決目前存在于圖書館檔案管理中的諸多現(xiàn)實問題，以保證圖書館檔案的完整性與系統(tǒng)性，促進圖書館事業(yè)更健康的發(fā)展。

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