提升電子檔案利用效率的有效策略研究

陳學(xué)峰

摘 要：在電子檔案管理工作中，電子檔案資源的有效利用是最終目的，要判斷電子檔案管理工作是否達(dá)標(biāo)，在一定程度上取決于現(xiàn)在的電子檔案利用效率。通常情況下，電子檔案利用效率會(huì)對于整個(gè)社會(huì)產(chǎn)生影響，所以具有一定的時(shí)代性，文章通過和筆者自身工作經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合分析了如何提高電子檔案利用效率，為相關(guān)的工作人員提供合理參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案資源；利用效率；提升策略

電子檔案和紙質(zhì)檔案不同，它是指具有一定現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值的電子材料，在現(xiàn)在的檔案管理工作里，電子檔案的數(shù)量較之過去有了巨大的增長，所以對于任何一個(gè)檔案管理部門來說，必須加大對于電子檔案管理工作的重視力度，不斷提高電子檔案利用的效率。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的電子化水平越來越高，不過，由于拘泥于傳統(tǒng)的管理思想和手段，導(dǎo)致現(xiàn)在的問題越來越突出，所以必須致力于提高電子檔案利用效率，下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的具體分析。

1 電子檔案使用的主要途徑

電子檔案在使用過程中不僅比較方便，而且也很快捷，和紙質(zhì)檔案存在很大的差別，而且其準(zhǔn)確率也比較高，不過，要想利用電子檔案必須發(fā)揮信息技術(shù)的作用，具體來看主要有以下幾種使用途徑：

1.1 提供拷貝。對于電子檔案來說，其主要的作用是拷貝，這樣一來可充分保障其權(quán)威性，對于檔案部門來說，必須向檔案信息需求者提供拷貝載體，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

1.2 通信傳輸。通過電子檔案可以跨越地域限制將資料傳遞給信息需求者，一方面可以節(jié)省時(shí)間，另一方面還可以節(jié)省財(cái)力資源。通信傳輸實(shí)際上就是借助于網(wǎng)絡(luò)傳遞材料，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。

1.3 直接利用。直接利用這一方法就是通過檔案部門在網(wǎng)上尋找有關(guān)的資料，這一直接利用的途徑可以讓多個(gè)信息需求者共享信息資源。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

2 提升電子檔案利用效率的重要意義分析

2.1 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力

在過去，檔案管理工作是一些繁瑣的紙質(zhì)材料，而且很容易破碎，所以必須耗費(fèi)巨大的時(shí)間和人力去妥善保管，在這樣的狀態(tài)下依然很容易破損，不過，伴隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用程度越來越高，一方面可以更好的進(jìn)行歸檔，另一方面也有利于快速傳播信息，極大地降低了工作人員的工作壓力和難度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

2.2 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

對于檔案管理工作來說，其最終的目的是給信息需求者提供需要的信息，優(yōu)化電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息資源的電子化，進(jìn)一步提高整個(gè)電子檔案管理服務(wù)水平。對于電子檔案來說，可以更好的實(shí)現(xiàn)實(shí)物資料的信息化，將一些重要的原始檔案儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，借助于網(wǎng)絡(luò)快速傳播，可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.3 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案信息需求者的需求越來越大，相應(yīng)的電子檔案必須實(shí)現(xiàn)其多樣性，一方面，信息需求者要看最原始的文字圖像材料，另一方面還要看視頻材料，過去的檔案模式很難滿足信息需求者的這些需求。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，在一定程度上呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)性，所以必須加大對于電子檔案利用效率的研究，有利于滿足這一多樣化需求。

3 提升電子檔案利用效率的幾點(diǎn)措施

3.1 建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

通過完善的檔案利用制度可以更好的規(guī)范檔案管理工作，對于有關(guān)的信息需求者來說要利用檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批制度，通過檔案利用管理制度，進(jìn)一步借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行合理的收集和利用，實(shí)現(xiàn)電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍，有利于提高電子檔案利用效率。

3.2 規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失

對于整個(gè)電子檔案利用工作來說必須嚴(yán)格遵循相關(guān)的原則，同時(shí)按照信息需求者的實(shí)際情況進(jìn)行分析，結(jié)合電子檔案的實(shí)際內(nèi)容做好科學(xué)的管理工作。通常情況下如果其內(nèi)容不是完全開放性的不要使用拷貝形式，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3.3 建立“雙套制”模式，確保重要信息完整

這里所提及的“雙套制”就是指不管是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都要做好保存工作，通過這樣的制度可以提高電子檔案利用效率，但是對于相關(guān)的檔案工作人員來說具有新的工作要求，所以必須和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，節(jié)約相關(guān)的資源同時(shí)做好檔案信息保存工作。

3.4 加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識

從現(xiàn)在來看，電子檔案的利用方式越來越多，同時(shí)對于技術(shù)的要求越來越高，在這樣的背景下，必須加大對于檔案人員的管理，做好其思想工作以提高其意識，同時(shí)還要提高其技術(shù)水平，充分利用電子檔案信息資源，保護(hù)檔案信息資源，只有這樣才可以保障電子文件的真實(shí)性。所以，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，電子檔案的數(shù)量越來越多，必須通過工作人員的綜合素質(zhì)提高來滿足現(xiàn)在的電子檔案利用效率需要，立足點(diǎn)要實(shí)，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。

4 結(jié)束語

綜合上面的分析可以得知，由于最近幾年來人們的電子檔案意識不斷提高，電子檔案資源利用已經(jīng)不再是封閉式的了，必須做好電子檔案信息共享工作，為整個(gè)社會(huì)謀福利，進(jìn)一步滿足人民群眾的生活需求，促進(jìn)電子檔案工作的多元化發(fā)展。在新時(shí)期下我們必須要進(jìn)一步深入挖掘電子檔案資源，主動(dòng)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，讓電子檔案資源的潛在價(jià)值得以充分的發(fā)揮，除此之外，必須通過多種電子檔案信息資源來做好開發(fā)利用工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案事業(yè)的發(fā)展，有利于推動(dòng)整個(gè)社會(huì)的和諧發(fā)展。

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