淺談醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案的電子化管理

張建民

摘 要：現(xiàn)階段，隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)信息的需求量與日俱增，每個(gè)行業(yè)都在進(jìn)行電子化管理，對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是如此。由于檔案管理工作難度較大，管理困難，實(shí)行電子化管理會(huì)在很大程度上提高工作效率，加強(qiáng)信息安全，本文就醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的電子化管理進(jìn)行討論，在強(qiáng)調(diào)電子化管理重要性基礎(chǔ)上，介紹了加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案電子化管理的措施以及對(duì)檔案電子化管理進(jìn)行展望，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu) 檔案 電子化管理

眾所周知，檔案管理工作可以在很大程度上反映個(gè)人的信息，其中包括崗位調(diào)動(dòng)、任職情況等信息，這些信息至關(guān)重要，它可以幫助領(lǐng)導(dǎo)者了解員工情況，對(duì)人才的利用有極大地幫助。但是，這些檔案信息不進(jìn)行歸整，很難得到利用，為此，為了保證醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的管理效率，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，這些機(jī)構(gòu)必須依靠現(xiàn)代手段，建立信檔案管理系統(tǒng)，專門(mén)管理這些信息，推進(jìn)檔案電子化管理，以提高檔案管理的效率。

1 醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化管理的原因

眾所周知，現(xiàn)在是信息時(shí)代，同時(shí)也是科技時(shí)代，利用信息技術(shù)，可以提高人們手工處理數(shù)據(jù)的效率和速度，幫助管理更加科學(xué)化。為此，這是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理電子化管理的原因之一。另外，如果人工對(duì)檔案進(jìn)行管理，會(huì)在管理中中受到很多人為因素的影響，例如員工的情緒、負(fù)責(zé)程度以及工作效率等等。這些人為地因素為檔案管理工作帶來(lái)很大的難度。為此，利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化管理是其發(fā)展趨勢(shì)之一。最后，對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化管理會(huì)節(jié)約人工成本，實(shí)現(xiàn)集約化管理，提高效率。檔案管理借助于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，會(huì)增加信息的安全性，防止人為的泄漏個(gè)人信息。同時(shí)，也會(huì)實(shí)現(xiàn)集約化管理，醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以少設(shè)置一些管理崗位，減少一些人力管理成本，這是人工管理所不能比擬的。基于以上原因，醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理是十分必要的。

2 推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案電子化管理的有效措施

2.1 建立健全電子檔案管理制度，規(guī)范電子化管理

為了推進(jìn)推進(jìn)檔案管理電子化管理，要建立健全電子檔案管理制度。為此，首先要建立了統(tǒng)一的醫(yī)療設(shè)備電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的制作、收集整理和歸檔的時(shí)間與方法；明確劃分其保管期限；統(tǒng)一規(guī)定文件的載體形式與質(zhì)量、規(guī)格和格式；確認(rèn)醫(yī)療設(shè)備文件的有效性與完整性；在檔案存儲(chǔ)過(guò)程中要求文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息要一并保存；嚴(yán)格填寫(xiě)歸檔電子文件登記表。規(guī)定對(duì)所有醫(yī)療設(shè)備電子檔案實(shí)行定期檢查，計(jì)算機(jī)和移動(dòng)硬盤(pán)的不定期抽查，要求光盤(pán)每 4 年進(jìn)行一次機(jī)讀檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施。其次，要制定醫(yī)療設(shè)備檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度、電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)的安全操作制度、網(wǎng)絡(luò)安全的保密制度、電子檔案管理人員的管理制度，醫(yī)療設(shè)備電子檔案的備份與恢復(fù)系統(tǒng)以及檔案管理的記錄系統(tǒng)。

2.2 合理使用資金，開(kāi)發(fā)管理平臺(tái)

現(xiàn)階段，各個(gè)企業(yè)為了提高檔案的利用效率，加強(qiáng)對(duì)它的管理，都加大了電子化管理。為此，為了保障其建設(shè)，首先，要做到合理使用資金，不能過(guò)度浪費(fèi)，要學(xué)會(huì)合理分配，用于建設(shè)檔案管理系統(tǒng)和平臺(tái)的開(kāi)發(fā)。另外，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)也要招聘一些專業(yè)的技術(shù)維護(hù)和工作人員，開(kāi)發(fā)管理平臺(tái)，并促使衛(wèi)生機(jī)構(gòu)購(gòu)買(mǎi)較好的硬件設(shè)備，以支持信息化的進(jìn)程。最后，其實(shí)，電子化管理的實(shí)現(xiàn)必須要借助于各種硬件設(shè)備，通過(guò)這些設(shè)備搭建一個(gè)管理平臺(tái)工作的環(huán)境。為此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須要購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，保證設(shè)備的處理效率，可以滿足自己的工作需求和發(fā)揮管理平臺(tái)的實(shí)際作用，這樣的硬件設(shè)備才是具有價(jià)值的。

2.3 建立獨(dú)具特色的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，做到資源共享

每個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)之間各有特色，也有各自的檔案管理部門(mén)，他們的管理方式不盡相同，但是為了實(shí)現(xiàn)信息化管理，必須要開(kāi)發(fā)有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，收集自己?jiǎn)T工的信息，并建立自己的管理平臺(tái)。另外，由于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)會(huì)涉及到多個(gè)角色之間的關(guān)系和關(guān)聯(lián)，其人事結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在數(shù)據(jù)庫(kù)的建立中，要注意個(gè)人信息的完善。同時(shí)，為了保證檔案信息的正確性，要注意在進(jìn)行資料的修改時(shí)，要有依據(jù)的修改，這樣才是有用的信息。最后，由于現(xiàn)階段各個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)不是獨(dú)自進(jìn)行工作的，有些信息必須要和其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行共享，為此，必須要注意自己的管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)信息共享。

2.4 進(jìn)行身份驗(yàn)證，加強(qiáng)信息保護(hù)力度

在檔案管理中，有時(shí)會(huì)發(fā)生信息泄露現(xiàn)象。如果一旦發(fā)生了信息泄漏問(wèn)題，其不僅僅是影響個(gè)人本身，甚至?xí){醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展。為此，為了加強(qiáng)信息安全性，必須要安排專門(mén)的工作人員，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，一旦發(fā)現(xiàn)外界的威脅，就要及時(shí)的進(jìn)行維護(hù)和管理，解決這些問(wèn)題。其次，可以在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，設(shè)置一些權(quán)限保護(hù)，對(duì)訪問(wèn)者的身份進(jìn)行確認(rèn)后，才可以允許相關(guān)的管理人員進(jìn)行訪問(wèn)。最后，檔案信息有時(shí)也會(huì)發(fā)生變化，需要進(jìn)行刪除或者添加信息，在這個(gè)過(guò)程中，系統(tǒng)可以只允許管理人員進(jìn)行操作。在技術(shù)管理員修改的過(guò)程中，管理員必須要有較高的覺(jué)悟，保證其不會(huì)泄漏個(gè)人信息，才能對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行更好的保護(hù)。

3 對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案電子化管理工作的展望

目前大多數(shù)單位已經(jīng)或正在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)中心，一些大型的醫(yī)院、疾病預(yù)防控制部門(mén)和計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)中心還在籌建數(shù)據(jù)處理中心和數(shù)據(jù)分析部門(mén)。隨著云計(jì)算發(fā)展，不同部門(mén)間的數(shù)據(jù)資源可能通過(guò)云平臺(tái)深度整合，從而實(shí)現(xiàn)從宏觀到微觀，從個(gè)體到社會(huì)精確描述。不僅如此，穿戴式設(shè)備的普及使得實(shí)時(shí)收集個(gè)人的健康數(shù)據(jù)變成可能。這將會(huì)成為未來(lái)醫(yī)學(xué)研究的潮流。檔案管理工作者必須意識(shí)到，電子化檔案可能通過(guò)云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)深度整合，這將會(huì)深刻地改變檔案管理工作的形式。這對(duì)于檔案管理工作而言，既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。如何可以搭上云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的快車(chē)，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理電子化事業(yè)的發(fā)展，應(yīng)該引起每一個(gè)檔案管理工作者的思考。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，近年來(lái)，隨著信息化進(jìn)程的加快，各行各業(yè)都開(kāi)始利用信息化處理業(yè)務(wù)和進(jìn)行人員管理。另外，檔案使用人工管理存在很多弊端，浪費(fèi)了人力和物力，促使電子化管理發(fā)展。但是，在實(shí)現(xiàn)信息化管理過(guò)程中，要建立健全電子檔案管理制度，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，這樣才會(huì)在很大程度上提高檔案管理效率。

參考文獻(xiàn)

[1]張妤.淺談人事檔案電子信息化管理[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（7）

[2]韓曄.淺談我院醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理[J]. 電腦知識(shí)與技術(shù)， 2017（16）

[3]楚天舒.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展[J]. 才智， 2017（16）