檔案管理信息化建設的現狀及對策探微

趙丹

摘 要：檔案管理作為機構發展中必不可少的一個關鍵組成部分，應該予以高度重視，促使其能夠表現出較為理想的實際效益，尤其是需要注重方式方法的創新優化，促使其能夠滿足于當前檔案管理的高要求，其中信息化管理手段就是比較重要的一個發展方向。本文就重點圍繞著檔案管理信息化建設的現狀及其優化對策進行了分析論述。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；現狀；對策

隨著當前我國社會的不斷發展，信息化程度越來越高，相應信息數據資源同樣也越來越豐富，這雖然在較大程度上有效提升了各個行業的發展運行水平，但是同樣也對于管理工作提出了更好的要求，其中檔案管理的難度就比較突出，需要從技術層面進行創新優化。在檔案管理工作中較好落實信息化建設是比較重要的一環，需要切實圍繞著信息化建設的各個要點內容進行詳細分析，促使其能夠得到高效有序運用，符合未來檔案管理的基本要求，降低可能形成的明顯問題和缺陷威脅。

1 檔案管理信息化建設現狀

結合現階段檔案管理工作的落實，雖然信息化建設越來越受到關注，也成為了很多機構未來發展的主要方向，并且進行了初步嘗試，但是在具體執行中依然表現出了較多的問題和缺陷，檔案管理的信息化建設現狀并不理想，存在的問題主要表現在以下幾點：

（1）認識不清。對于當前檔案管理信息化建設的有效落實，存在的一個重要問題就是認識不清，難以實現對于檔案管理信息化的清晰認識，如此也就無法發揮檔案管理信息化的最大作用。這種認識方面的缺陷首先表現在重視程度上，當前依然存在很多檔案管理人員意識不到發展檔案管理信息化建設的必要性，對于傳統的人工檔案管理模式過于倚重，如此也就無法給予較為充分的支持，導致其后續多項工作的落實受阻；另外，這種認識層面存在的缺陷往往還表現在對于信息化建設的認識不明確，僅僅將檔案管理的信息化發展看作是計算機管理的簡單運用，如此也就無法充分發揮檔案管理信息化建設的最大價值，由此形成的威脅和干擾問題同樣也是比較突出的。

（2）投入不充分。對于當前很多機構檔案管理信息化建設的有效落實，其存在的問題往往還表現在投入不充分上，如此也就必然會導致相應工作執行不暢，缺乏理想的支持力度。這種投入方面的缺陷首先表現在資金層面，沒有能夠較好為檔案管理的信息化發展提供較強的資金支持，進而也就很容易導致相關設備采購以及培訓工作無法開展，檔案管理的信息化建設面臨較多的困難。此外，這種投入方面的缺陷還表現在人員方面，沒有能夠配置較為充分的人力資源，專業的管理人才欠缺，進而同樣也會限制檔案管理信息化發展。

（3）安全問題威脅大。結合相應檔案管理信息化建設的有效落實，其在技術層面同樣也存在著一些較為明顯的問題，因為相關數據庫技術以及網絡信息技術的應用并不是特別理想，在具體引入和應用中存在著較為明顯的缺陷，如此也就極有可能導致檔案管理信息化的建設受到威脅。在這種技術層面的威脅干擾中，安全問題是比較突出的，因為網絡信息不完善，或者是相應數據庫建設不合理，進而也就有可能在檔案管理信息化發展中表現出較強的問題威脅，最終形成嚴重的檔案信息損失威脅。此外，當前網絡環境中存在的較多病毒以及黑客等侵蝕因素，也會對于檔案管理信息化系統的安全性產生威脅，同樣也需要在未來發展中予以高度重視。

2 檔案管理信息化建設優化對策

為了更好促使檔案管理信息化建設能夠表現出較強的作用價值，促使其能夠較好規避上述各類問題威脅，必然需要重點加強相關優化措施的有效探討，其中較為核心的檔案管理信息化建設舉措如下：

（1）提升重視程度。在檔案管理信息化發展中，較為基本的一個前提條件和保障措施就是提升管理人員的重視程度，如此才能夠較好推動后續各項工作的開展。結合這種重視程度的有效提升，需要確保相關管理人員能夠首先詳細了解和掌握檔案管理信息化的基本內容，了解將信息化技術應用到檔案管理中能發揮出來的重要價值，尤其是對于檔案管理的便捷性以及高效性優化作用，必然需要進行詳細闡述；進而也就能夠促使相關管理人員能明確未來檔案管理的發展方向，較好實現對于信息化技術的有效引入，促使其能夠逐步取代傳統的人員管理模式。

（2）加大資金投入力度。對于檔案管理信息化建設的推進，除了要從思想上予以重視外，還需要重點加強對于經濟層面的有效投入，能夠促使檔案管理信息化具備理想的物質支持，進而也就能夠更好提升檔案管理的信息化發展效果。結合這種資金投入力度的有效提升，其主要就是為了較好實現對于相關需求的詳細分析，明確檔案管理信息化建設涉及到的所有資金需求，做好準確預算，如此也就能夠較好配置較為合理的資金，促使相應檔案管理信息化建設能夠得到有效落實。例如對于檔案管理信息化建設中所需要的所有硬件設備，都需要撥付專項資金予以支持，并且能夠做好資金的有序管控，避免出現資金的浪費問題，將所有資金都能夠應用到最為適宜的地方。

（3）培養專業管理團隊。在檔案管理信息化發展中，對于人員的需求同樣存在著新的要求，不僅僅需要在管理人員數量上具備較為理想的滿足效果，還需要重點從人員素質方面予以提升，促使檔案管理人員能夠適應于信息化發展趨勢，較好實現對于信息化檔案管理模式的落實運用。基于此，必然需要重點圍繞著相應管理團隊進行有效培養，盡量促使相關管理團隊由專業人才構成，避免出現濫竽充數的問題，加大對于管理人員的審查力度，確保其能夠較好掌握相關信息化檔案管理技術，避免可能形成的較大管理失誤問題。此外，還需要重點加強對于人才培養的關注，促使相關檔案管理人員能夠接受適宜的培訓，結合信息化技術的發展進行自身的學習，能夠熟練運用最新型的信息化檔案管理技術進行操作，確保自身信息處理能力以及計算機操作技術較為理想。

（4）加強技術創新完善。為了更好促使檔案管理信息化發展能夠具備較強實際效益，必然還需要重點圍繞著相關技術手段進行不斷創新完善，能夠促使相關技術手段具備理想實用性，對于以往檔案管理信息化運行中存在的信息泄露以及威脅問題形成明顯規避彌補。基于此，從數據庫建設入手進行優化是必不可少的，需要詳細分析數據庫建設的要求，并且著眼于整個檔案管理流程中進行細化，分析如何提升數據庫建設完整性，確保其能夠對于檔案管理的所有數據信息形成有序管控和保存，并且能夠設定較為合理的防火墻以及權限，避免不具備資格的人員隨意查閱檔案信息資料。

3結束語

綜上所述，對于檔案管理工作的發展優化，信息化建設是未來發展重要方向，需要切實圍繞著檔案管理信息化發展的問題和干擾因素進行詳細分析，結合相關問題進行探究完善，綜合提升檔案管理信息化建設實際效益。

參考文獻

[1]談芳吟.高校檔案管理信息化建設的現狀及存在問題對策[J].管理觀察，2018（06）：140-141.

[2]石磊.新形勢下檔案管理信息化建設的對策探討[J].中國管理信息化，2017，20（24）：175-176.

[3]丁宇辰.醫院檔案信息化建設的現狀與對策[J].繼續醫學教育，2017，31（09）：72-73.

[4]戴彥.檔案管理信息化建設的現狀及對策[J].城建檔案，2017（01）：25-26.

[5]唐柳雁.中職學校檔案管理信息化建設的現狀及對策[J].科學咨詢（科技·管理），2014（06）：41.

[6]翟惜瑞.檔案管理信息化建設的現狀及其對策[J].蘭臺內外，2014（01）：41.