高校人事檔案管理現狀及檔案信息化建設

張蘭蘭

摘 要：人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。隨著人才強國戰略的實施、高校人事檔案改革和大數據時代的到來，加強高校人事檔案信息化和電子檔案建設的任務迫在眉睫。結合高校人事檔案實際工作，探討人事檔案管理現狀及檔案信息化建設。

關鍵詞：高校 人事檔案 檔案信息化 電子檔案

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在辦理個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險、組織調動等相關工作時，都需要使用檔案。高校人事檔案管理工作主要的職責是為高校人事、干部管理工作提供服務，為開發人才、使用人才、進行人才預測及制定人才培養計劃提供準確信息。隨著社會經濟的發展，傳統的經驗、手工管理人事檔案的模式已經不能滿足社會的需要，必須加強在人事檔案的管理活動中全面應用計算機等現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用。結合高校人事檔案的實際工作，從人事檔案的收集、人事檔案的整理和保管、人事檔案提供的利用三方面來探討高校人事檔案管理的現狀和解決辦法。

1 高校人事檔案管理現狀

1.1 人事檔案收集過程中存在的問題

（1）社會檔案意識淡薄，思想觀念跟不上時代，對檔案的重視不夠導致檔案形成部門不能夠及時將部門所形成的檔案材料移交檔案管理部門進行歸檔。

（2）對所缺失的檔案材料收集困難，特別是時間久遠的學籍材料、工作經歷的檔案材料的收集愈發困難造成人事檔案的不完整性。

（3）收集過程把關不嚴格，人事檔案原始材料不規范，把手續不齊全、無簽字蓋章、填寫不完整等不符合歸檔標準的材料收集歸檔。

1.2 人事檔案的整理和保管的現狀

（1）基礎設施薄弱、資金不足：目前大多數高校已有專門的人事檔案室，但是外部硬件技術落后。庫房、檔案柜、檔案裝具不符合標準。計算機軟件技術、辦公自動化技術、電子檔案等檔案信息化技術開發及應用參差不齊、不規范、不標準。檔案資金不足，不能增添一些先進的技術設備和專業的檔案專業人才管理隊伍。

（2）檔案管理人員不專業：大多數高校檔案管理人員并非檔案專業，有些檔案管理員身兼多職。由于社會檔案意識薄弱，對檔案不夠重視，造成檔案管理人員工作不積極，業務素質不能全面提高。

（3）檔案的保管和整理：人事檔案記載著過去幾年、幾十年的學習工作經歷、年度考核、工資變動、獎懲情況等。對高校選拔人才具有重要的參考作用。人事檔案不是一層不變而是不斷更新的，高校等事業單位每年都形成年度考核、工資變動、職稱晉升、職務任免等人事檔案材料都要及時的歸入本人的檔案中。目前大多數高校的人事檔案還是傳統的紙質檔案的保管。由于年代久遠、蟲蛀、霉變、失真、老化等現象時有發生。檔案的整理也是傳統的純手工的排序編號、編制卷內目錄、打孔與裝訂。效率、質量低下。現存檔案的保管和整理方式已經不能適應新時期對檔案利用的要求，加強高校人事檔案信息化和電子檔案建設的任務迫在眉睫。

1.3 人事檔案的利用

人事檔案是保密的，本人及其親屬都不能查閱自己的檔案。檔案的管理是封閉的，檔案涉及個人的隱私問題，查閱、調閱檔案需要上級部門批準和相關手續后方可閱讀。由于人事檔案目前以紙質材料保存為主，檔案的利用率低下，異地閱讀檔案、干部任免政審調閱檔案、人才選拔需利用檔案困難。

2 檔案信息化建設

檔案信息化建設，是指在檔案行政管理部門規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用的活動和過程。目前大多數高校的檔案室已經開始使用計算機編著檔案目錄、引索檔案的排列位置，但是計算機辦公軟件技術的使用參差不齊，起步晚、發展速度緩慢。隨著社會的進步和經濟的飛速發展，加快檔案信息化建設是大勢所趨。加快高校檔案信息化建設的總體思路有一下幾點：

2.1 檔案信息化建設的主要任務

檔案信息化建設的主要任務包括：基礎設施建設、信息資源建設和應用系統建設。

（1）基礎檔案信息化基礎設施建設包括計算機等辦公軟件及其外部設備的購置，網絡的建設，以及操作系統、數據庫、信息安全系統等購置與開發。基礎設施建設是檔案信息化建設必須的物質保障。

（2）檔案信息資源建設是檔案信息化建設的核心任務，是檔案信息化建設取得實效的關鍵，信息資源的開發利用程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。主要包括檔案目錄數據庫建設、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設和電子文件歸檔管理。

（3）檔案信息化基礎設施和檔案信息資源建設，只有通過應用系統才能發揮其功能和作用。應用系統建設的主要內容包括：檔案管理軟件的開發和應用、文檔一體化管理系統的開發應用、檔案局參與當地政府上網工程和電子政務建設、建設示范性數字檔案館和電子文件中心。

2.2 檔案信息消化建設的基本原則

（1）文檔一體化原則：是指根據文件運轉規律，把文件管理和檔案管理納入一個統一系統之內，按照統一的要求，建立起密切的聯系，使之成為一個整體。

（2）電子文件與紙質文件并存的原則：傳統的人事檔案主要是以紙質檔案保管為主，已經不能適應新時代的發展要求。電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理并可以在通信網絡上傳遞的文件。

（3）確保網絡安全的原則。

2.3 檔案信息化保障體系

2.3.1 標準規范建設

檔案信息化建設所要遵循和研制的技術標準分為兩個方面：一是設計開發電子檔案管理系統所要遵循的相關技術標準。二是有關電子檔案的標識、存儲、交換、管理等方面的技術標準。

2.3.2 人才隊伍建設

培養高素質的檔案專業人才隊伍建設至關重要。加強對檔案管理人員的業務培訓、專業進修、應用新技術、新辦公軟件設配、新方法的應用、普及信息技術知識、提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能。

2.3.3 信息安全措施

檔案信息化建設的安全主要是網絡系統的安全。網絡不安全因素不僅是安全漏洞、黑客攻擊、病毒襲擊、還有很多其他方面的安全隱患。網絡安全防護要做的工作包括：人員的教育和管理、防雷及供電保障、人侵檢測與修復、網絡病毒防治、數據加密、數據備份等。

3 結語

高校人事檔案信息化建設是一項艱巨性、長期性的工作，是適應新時代發展的必然趨勢。是建設信息化校園、選拔高層次人才和高素養干部的必然要求。檔案信息化建設既是機遇又是挑戰，我們要克服傳統檔案管理方式的憋端，創新發展檔案管理的新方法、新技術、新設備。實現檔案信息數字化、檔案信息管理規范化、檔案信息服務網絡化，實現資源共享，提高高校人事檔案的利用率。同時，高校檔案信息化建設、社會信息化建設與大數據信息資源建設密切相關。各高校應根據自身發展的特點和階段，一切從實際出發，理論聯系實際，逐步的，積極穩妥的推進高校人事檔案的信息化建設。

參考文獻

[1]檔案學原理[M].安徽省檔案局.2007.

[2]崗位培訓教程[M].安徽省檔案局.2007.