論檔案管理信息化體系的建立

唐珊

摘 要：隨著近年來我國科學技術快速發展，在信息時代檔案管理工作技術水平也在不斷提升，利用互聯網創新工具及智能優化算法的檔案管理信息化體系建設進一步完善。因此現在檔案管理部門應全面重視信息技術應用，將信息技術以及創新工具應用到檔案資源管理中，以此提高檔案管理業務水平及工作質量。與此同時，檔案管理機構應通過改變自身管理方式，應用先進的技巧及管理方法建設數字化管理系統，對不同種類的檔案信息數據進行統一規范管理，全面提高檔案管理效率。鑒于此，本文就檔案管理信息化體系建設展開詳細探討，并提出具體的研究思路，供廣大讀者參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；問題研究；策略及方法

在社會發展過程中，檔案管理工作是重要的組織內容，對企事業單位發展有著重要影響。作為一種獨特的信息資源方式，檔案信息資源在必要時候可起到指導及印證作用，對于單位決策層作出正確決策有著重要的指導意義。由此可見，檔案無論是對歷史事件總結，或者是對單位發展重大事件有著重要的記錄保存功能，可為不同部門實施不同工作內容提供正確的參考以及理論指導。所以做好檔案管理工作是當前檔案管理部門應著力解決的問題。隨著信息技術快速發展，以傳統紙質文獻為載體的檔案記錄及保存工作已難以滿足時代發展需要，為了順應時代發展改革需求，將信息技術引入到檔案管理機制建設中成為了提高檔案管理效率的重要途徑。

1 信息技術工具的內涵及應用特征

在移動互聯網時代，數字資源成為重要的生態資源，無論是企業管理、政府部門行政辦公都離不開信息技術及系統工具支持，高效利用數字資源是提高行政辦公效率及企業管理效率的重要方法。隨著近年來以云計算、大數據、人工智能為核心的互聯網技術發展，社會人力資源、物質資源、生產資料、管理系統、信息網絡都進入到快速發展時期，各種檔案管理機構分別引入信息系統及管理工具構建數字化管理機制，信息技術在檔案管理領域應用的越來越廣泛，傳統以人工為主的檔案管理模式已經喪失了其作為檔案管理模式的主導地位，數字化、信息化的檔案管理方法成為了檔案管理部門的首選。

信息技術是指依靠信息網絡及互聯網工具進行數據傳遞、信息搜集、信息資料整理、信息加工以及數據資源挖掘的技術總稱。信息技術是對互聯網技術及工具的統稱，以計算機網絡為基礎，通信技術為輔助，對結構化、異構化以及半結構類型的信息數據進行綜合搜集、分類、整理。借助創新工具及信息網絡系統，能對各類型檔案信息數據實現全面搜集、整合、管理及利用，可利用社會科學網絡以及算法工具實現大范圍、高密度的信息數據管理與維護，在滿足用戶信息查詢、資源獲取的同時，改變信息資源的應用形態，提高檔案信息服務效率。

因此以計算機終端為核心的信息技術在檔案信息管理領域有著十分明顯的作用，計算機有著較強的信息處理能力，能夠針對不同類型的數據集中優化處理，能夠在不同維度滿足人們大量信息查詢需要，在保障數據資源真實可靠的前提下，對結構化、半結構化的檔案信息數據實現分類保存和統一管理，挖掘有價值的信息資源，保障檔案信息數據高效使用。

2 檔案管理實現信息化的主要優勢

在資源利用及管理保存方面，信息化管理系統相對于傳統的人工檔案管理模式有著明顯的優勢作用，借助數字網絡系統可針對各類型檔案信息數據，實現多維度傳輸和不同時間領域共享，可實現跨行業跨領域信息分發和資源收集。資源共享性是信息網絡的明顯優勢，結合不同的移動數據終端，信息網絡可以促進檔案信息數據高效率傳播。計算機應用到檔案管理系統中能夠打破傳統檔案管理的封閉性環境，促進不同部門、不同機構實現檔案信息連通，既能滿足檔案信息高效率使用及結構化保存需要，也能借助計算機系統為用戶提供良好的數據服務，有助于提高檔案管理機構管理服務水平。

其次，在檔案信息資源管理利用中實現網絡系統全面覆蓋可利用信息網絡技術實現檔案信息資源可視化檢索。信息檢索是計算機網絡的基礎功能之一，把信息技術廣泛應用到各個單位檔案管理中，能夠讓管理者和信息查詢者借助搜索引擎檢索信息資源。一方面提高了檔案信息檢索時間，另一方面有助于信息搜索引擎根據關鍵詞特征為檔案信息管理人員提供更有價值的參考信息，深入挖掘大量的信息數據潛在價值，進一步健全檔案資源管理機制。

最后，信息技術及互聯網創新工具應用的檔案管理中有助于實現檔案信息規范化。除了以傳統紙質文獻為載體的檔案信息數據，包括電子資源、文獻數據、錄音影像都是重要的檔案信息，對檔案管理系統和檔案管理人員綜合素有著較高要求。在傳統檔案管理中，由于膠片被多方面使用且使用頻率較高，在后期檔案信息資源管理中會出現信息失真問題，甚至因為后期管理不規范導致信息資源流失或信息文件損壞。采用信息及互聯網工具可有效避免大量的數據資源在管理及儲存出現的各種資源流失及媒介失真問題，保障檔案信息資料長期保存和規范化管理。計算機數據庫有著較大的存儲空間，能夠保存更多的檔案信息，至于音視頻資源，只需利用計算機軟件對其格式及存儲方式作出適應性調整就可存儲到相應檔案數據庫中，后期可利用區塊鏈技術對存有重要檔案數據資源的數據庫進行全方位加密，以保障檔案信息數據安全。

3 推進檔案管理信息化建設的建議及策略

3.1 建立健全檔案信息管理模式

利用信息技術及互聯網工具，建立健全檔案管理模式，需要結合先進的管理技術，樹立先進的管理意識，通過不斷更新技術工具及組織內容提升檔案管理水平。事實證明，通過改進檔案管理模式與技術，可加速推進檔案管理信息化系統建設，有利于發揮檔案信息的資源優勢。為了使檔案管理，信息化水平不斷提升，檔案部門工作人員就要不斷改進工作方法，優化系統組織架構，需要對傳統檔案管理模式進行調整，引入新的檔案信息管理方法及技術工具，促進檔案信息系統數字化建設，進而提高檔案管理效率。

3.2 加大員工培訓 提高檔案工作人員管理意識

在檔案管理信息化實踐過程中，受到傳統管理思路影響，檔案管理工作人員思維意識還停留在傳統層面，沒有樹立信息化檔案管理意識，不能結合檔案管理系統信息化建設要求全面深化做好檔案信息管理工作。因此檔案管理部門就要深刻認識到該問題，培養員工樹立起檔案管理信息化意識，只有讓員工樹立起信息化建設意識，才能促進員工形成創新精神，為檔案信息管理信息化建設積極獻言獻策。一方面檔案管理部門可引進專業的信息化人才對員工開展專業的培訓及講座，另一方面可加強信息化與人才引進力度，結合自身檔案管理信息系統建設的需要，引進具備高素質信息化技能的人才參與到組織隊伍建設中，進而提高檔案管理信息化建設水平。

3.3 加強管理隊伍素質化建設

管理隊伍是檔案管理信息系統建設的核心，是檔案管理隊伍各種信息化建設措施落實的基礎條件。但管理部門為了更好推進自身管理系統信息化建設，就要加強管理隊伍素質化建設，可組織專業的管理干部學習相應的法律法規知識及信息化操作技能，提高其信息化意識及法律素養，另一方面要讓管理干部從實踐中找到檔案管理信息化建設創新方法，找到正確的信息化建設實施路徑。全面提高其信息素養及綜合實踐能力，保障檔案管理系統及管理機制信息化建設工作順利落實。

4 推進檔案管理信息化系統建設的實施路徑

4.1 健全外部機制環境

互聯網時代，針對檔案管理部門信息化管理系統建設就要針對其中重要數據進行分析與挖掘、促進價值性信息形成核心生產力。其中網絡數據安全和用戶隱私保護成為重要點內容。雖然我國現有的法律制度涉及到網絡數據安全及用戶隱私安全，但在執行力度和反饋效果方面改有所不足，沒有制定關于數據安全和用戶隱私保護的核心條文，主體地位并不明顯。檔案管理信息系統是海量信息數據的聚合及應用，很多重要數據資源直接曝光在網絡環境中，將給價值性信息數據挖掘及聚合帶來影響。因此，制定有關檔案信息系統安全及用戶隱私保護的法律草案，健全數據管理機制成為推進檔案信息管理系統開發及利用的有效措施。

4.2 建立檔案信息數據開放與利用門戶網站

由于檔案信息數據分散在不同職能部門中，很多重要數據被長期保存，其中大部分數據資源未能達到預期得開放程度，開放及利用類型較為單一，限制了數據的進一步使用。檔案數據門戶網站就是以深化數據開放形成的網絡應用平臺，以網站及數據庫的形式將各種類型的數據集中起來，實現資源垂直貫通，方便用戶直接獲取。在應用實踐領域要針對檔案信息數據的特點構建應用支撐體系，包括門戶網站、信息數據庫、用戶訪問頁面、信息數據共享檢索模塊，利用大數據技術建立統一、集成的信息數據集，構建層級組織，形成垂直數據鏈加強數據開放的深度和廣度；另一方面，可利用社交網絡媒體包括微博、博客、QQ、RSS、維基等，強化檔案管理部門與用戶的溝通聯系，創造良好的社交檔案管理環境。

4.3 確立檔案信息數據開放與利用的大數據挖掘機制

互聯網時代，推進檔案管理機制信息化建設首要建立大數據挖掘機制，從海量的信息資源中提取有價值的信息數據。檔案信息數據公開與利用是檔案部門借助信息網絡及應用平臺實現數據交互與資源管理，借助社會群體智慧多渠道利用信息資源。在當前信息大爆炸時期，為了提取有價值信息就要利用大數據技術深入挖掘海量數據，從中提取有價值的信息，聚合資源，方便社會各機構直接利用。大數據挖掘機制要盡可能避免人為因素干擾，保障系統獨立運行，為數據開放與利用提供技術保障。

5 推進檔案管理信息化機制建設的方法

5.1 構建完善的制度體系

目前我國檔案管理部門信息化建設在制度保障方面還有所欠缺。運用“互聯網+”思維對檔案管理部門社會化服務及信息系統集成作出指導，最關鍵的環節還要健全制度保障體系，對檔案管理部門信息保障機制中涉及到的版權問題、付費服務作出明確的規定。其中制度導向要立足“維穩”，讓各方面服務措施都能有效落實，可借鑒國外發達國家信息化檔案管理機制經驗，以立法調控為導向，建設完善的制度措施。

5.2 制定合理的開放策略

檔案管理部門作為社會信息庫，其職能決定了其信息化建設要圍繞其業務模式展開，圍繞社會各領域各機構信息服務需求進行建設，以公共性檔案獲取為輔。在“信息化”思維的指引下，要根據資源使用情況，作出合理規劃，可通過建立信息公開平臺、公共性資源檢索系統為公眾提供服務。可選擇與自身資源擁有情況相匹配的服務路徑開展構建面向公眾的信息服務系統，在保障服務質量的前提下，適當擴大服務范圍，提高服務能力。

5.3 實現協同發展與資源共享

檔案管理部門信息化機制建設中要實現協同發展，與其他檔案管理機構實現資源共享。可依托信息網絡建立合作關系，實現信息雙向流通及信息化建設方面協同配合，共同發展。同時，各類型檔案管理機構可以在橫向上實現雙向互動，運用互聯網工具建立良好的信息溝通環境，實現不同檔案部門之間信息資源流通，提高資源使用效率，避免各自為政的局面。

綜上所述，在信息時代推進檔案管理信息化建設就要以強化檔案管理機構協同發展及強強聯合為主，通過調整內部管理機制，優化信息化建設發展思路，改變管理組織架構為前提強化不同機構之間的聯系及合作，推進資源共享及信息化協同配合，實現檔案信息資源雙向流通及多向互動，保障檔案信息資源高效利用。

參考文獻

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