試論事業單位檔案管理信息化建設問題

李莎莎

摘 要：社會在飛速的發展，經濟建設也在大跨步的提升，在如此迅猛的發展下，檔案管理工作的重要性被越發的凸顯出來，信息化時代背景下，檔案管理的信息化建設是順應時代發展要求的結果。 事業單位檔案管理能夠體現出一個單位的工作業績與管理水平，而信息化檔案管理模式能夠幫助事業單位提高管理水平，提高工作效率，進行資源信息交流，為事業單位長遠發展奠定基礎。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

目前，網絡化與信息化成為了社會主流的發展方向，在此種大環境下，事業單位也應該積極的提升檔案管理的信息化建設水平，努力適應時代要求。根據目前的形勢來看，檔案管理的信息化建設為事業單位的發展提供了契機，信息化的檔案管理可以把事業單位的發展歷程清清楚楚的記錄在案，也為分析研究每一時期的發展歷程提供見證資料，擁有很強的使用價值與參考價值，方便了事業單位管理者對單位情況的了解，能夠有效分析總結經驗，有助于確定正確的發展方向。

1 事業單位檔案管理信息化建設的現狀

1.1 重視程度不夠

根據情況分析，事業單位的管理者對檔案管理的信息化建設工作的重要性認識還不夠，對此項工作的意義認識了解還不充分，由此可能造成對檔案管理工作中部署不夠或缺少直接管理，往往存在檔案管理工作人員不足，或者單位對檔案管理工作的投入不夠等問題。對于事業單位自身發展所形成的真正有價值的檔案也不夠重視，沒有積極的進行開發，對檔案的使用也不夠充分和深入，從而影響了單位檔案管理信息化建設推進。

1.2 針對性不足

宏觀的考量事業單位檔案管理工作的開展，很多事業單位不具備自主建設信息化檔案管理系統的能力，所以需要聘請軟件研發公司來完成設計，然而這些軟件公司缺少對事業單位發展現狀的了解，不熟悉事業單位的特點、管理特色、業務流程等，也不會花費大量的精力進行專門的設計，通常會照搬套用同一模式來完成對檔案管理的信息化建設，如此一來軟件公司設計的系統與事業單位的契合度并不是非常高，其實用價值大打折，并且沒有足夠的針對性，在投入應用后所取得的效果也不佳，這對事業單位檔案管理信息化建設的開展是不利的。

1.3 管理人員素質問題

檔案管理工作需要一定的專業性，事業單位檔案管理人員必須具備一定的專業素質、系統的理論知識，同時還應該對本單位主要業務有充分的了解。此外，目前計算機在檔案管理工作當中的越來越重要，對檔案工作者的計算機使用技術也有了更高的要求。但是，當前事業單位的檔案管理工作者大多不是專職，只是在其他工作之余來進行檔案的管理工作，所以檔案管理知識專業性不夠，對計算機技能的掌握也不夠，因此推進檔案管理信息化建設不夠有力。

2 加強檔案信息化建設的建議

2.1 加強重視程度

領導的意識很大程度上決定了單位檔案管理信息化建設的實施，事業單位領導應該把檔案管理信息化建設提到事業發展的規劃當中，明確其重要意義。 第一，事業單位應該保障充足的資金來開展檔案管理的信息化建設，通過引進先進的管理硬件設備和信息化，增強單位檔案管理的總體水平。第二，在事業單位開展相應的思想建設，加大宣傳力度，讓信息化意識深深的扎根在每一位員工的心上，使員工充分認識了解檔案管理信息化的意義和優點，用發展的眼光看待問題。事業單位應該擬定出相關的工作管理要求與規范，讓每一個部門都能夠清楚的了解在檔案管理信息化建設當中承擔的職責，并且把檔案管理的信息化建設寫入事業單位的政策與制度當中，推進檔案管理信息化建設的發展。

2.2 做好檔案的數字化工作

在檔案管理工作當中，管理工作的質量和水平決定了管理的效果，由于計算機技術的發展，檔案逐步趨于數字化，所以要對檔案的格式、字體等進行明確的規范，使檔案具有統一性。規范的模式、鮮明的字體，能夠增強檔案的可讀性，極大程度的降低材料的乏味性，便于工作人員的閱讀。針對紙質文件進行規范的時候，要對數字制定出恰當的浮動范圍，保證數據的正確性，降低誤差。執行國家對相關文件管理工作要求，面對那些失效、沒有價值的檔案資料要及時的進行銷毀，而且還應該對資料展開分類、編制、歸檔等工作，不同類型的檔案要進行區分編碼，再根據專業進行細分，如此一來查閱與歸檔都便利了很多。在對圖像、視頻這類文件進行管理的時候，要及時進行數字備份，儲存在光盤、磁盤當中。

2.3 加強對工作人員的專業化培訓

事業單位應該加強對檔案管理人才的培養，人才始終都是事業長遠發展的根本，在檔案管理工作開展的過程當中，應用到的不止計算機技術這一種，網絡技術、信息技術等同樣非常關鍵，多種專業人員一起聯合研究設計出與自己單位契合度最高的管理系統。檔案管理工作還是需要員工來完成，管理效率一定程度上取決于相關人員的素質，所以需要對檔案管理人員的專業能力進行強化，對外進行人才招聘，使其盡快的完成對事業單位的了解；對內開展檔案信息化管理的專業技能培訓，特別是提高員工對計算機技術的掌握度，把理論知識能夠很好的應用出來。檔案管理工作者需要認清自己的身上承擔的責任，把握檔案管理發展的趨勢，時刻保持積極進取的姿態，增強自身的專業能力，深知檔案管理工作的重要性，增強自身工作的責任感，對待工作一絲不茍，擁有很好的團隊意識，在工作當中投入足夠的熱情，不因為工作失誤造成檔案管理事故。

3 結語

事業單位檔案管理信息化建設是滿足時代發展需求的，檔案管理工作應該積極的向著現代化方向努力，把最新科技及時的融入到事業單位的檔案管理當中，為事業單位提供更高的工作效率。在檔案管理實現信息化建設后，能夠加強信息共享，提高檔案管理工作的質量和效率，有利于事業單位創造更好的社會效益，提高單位社會影響力，為事業單位的長遠發展奠定基礎。

參考文獻

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