淺談信息化技術在檔案收集管理中的應用

林才女

摘 要，信息時代背景下，信息技術的應用及融合范圍在逐漸加深，檔案收集也應該加速與其融合度。因為受到管理模式的制約，致使傳統形式的檔案管理已經不能滿足現階段檔案收集發展的需求，因此只有更加科學合理的利用信息技術，才能從根本上提升檔案管理水平。文章闡述檔案收集管理工作中信息技術的應用，希望推動檔案收集管理水平提升。

關鍵詞：信息化技術；檔案收集管理；應用

近年來，隨著各行業之間的不斷發展進步，行業規模的不斷擴大，紙質的檔案越來越多，占據的空間也就越大，給工作人員管理帶來不便，這樣的紙質檔案已經跟不上社會的發展步伐，所以，我們需要把信息化技術應用到檔案管理中，更好便捷、科學、有效地做好檔案管理工作，進一步提升檔案管理水平。

1 信息技術在檔案管理中的必要性

首先，提升了檔案管理工作的實效性。以往檔案收集和整理大多是紙質的，整理起來難度大、較繁瑣，大部分都是純手工的管理方法，在具體的操作過程中不但效率較低、歸類不細化、檔案文件易丟失，同時還會出現一些不必要的失誤，在檔案的保存和以后的查找方面也十分不方便，增加管理工作的難度及強度。加之在檔案進行管理中，大量的使用人力，會增加資金的消耗，這樣所獲得的效果就十分不理想。而信息技術的應用就不同了，它可以將以往傳統、繁雜的檔案管理進行簡化，方便檢索，提升后續查找、使用的便捷，大大提高了檔案管理的實效性。

其次，能夠充分的共享信息資源。之前的檔案以是紙質為主，如果我們需要進行資源交換或者交流時，就需要攜帶太多的文件出去，這樣做就消耗太多的人力財力。而信息交流時，會對大量的檔案有大量需求，因此需要大量的人工進行信息的查找、分類之后進行交流，阻礙了信息資源的共享。如果我們采用信息技術的手段就大大的不一樣了，信息之間的交流和分享可以不受地域、時間、空間的限制，通過現在互聯網的技術以及計算機的使用，把需要共享的信息資源進行分類存儲，就可以輕松實現信息交流共享，既方便又快捷。

2 應用信息技術進行檔案管理工作的優勢

信息技術的良好應用，是將信息技術與檔案管理之間有效結合的全新嘗試，為檔案信息奠定了基礎。并且在應用過程中，還能強化各級領導以及相關工作人員現代化意識以及科技意識。同時，將信息技術應用在檔案管理中，不僅順應了信息化發趨勢，還會在一定程度上提高檔案管理工作人員的自身素質。因此這也表明信息技術用于檔案管理的優勢是十分明顯的。

3 對檔案進行信息化管理的有效策略

3.1 轉變觀念 增強信息化檔案管理意識

在檔案管理工作中，大多數人都認為，檔案管理只是簡單的整理工作，根本就不需要投入過多的精力，這樣的思想就制約了檔案信息管理的發展。所以，我們要通過各種各樣的方式和途徑大力宣傳檔案信息化管理的重要性，轉變觀念，積極為信息化建設提供服務，擴大檔案工作的影響力。首先，需要管理人員了解檔案管理的重要性，提升自身強化檔案管理水平意識，有針對性將信息技術應用到檔案收集管理中，從而推動檔案收集與信息技術的融合，提升工作效率。

其次，建立相應的檔案管理監督制度，需要定期對檔案進行檢查，查看工作人員的工作質量，并根據信息技術的應用情況來實施獎罰制度，給予相應的獎勵或者懲罰，目的就是使得檔案管理人員能夠從思想上認識到檔案管理的重要，從而更好地投身到工作中，為檔案信息化管理工作做出一份貢獻。

3.2 加強培訓 提高工作人員專業技能

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，他不應單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者，因此其素質和能力會對檔案管理的效果和質量具有非常重要的決定作用。在信息化飛速發展的時代，一個檔案管理者必須有較好的基礎知識、較高的專業知識，具備一定的計算機技術和網絡技術發展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數字化和網絡化，做好網絡環境下的信息資源開發。所以檔案管理部門應加大對檔案管理人員的培訓力度，豐富培訓內容，除了做好檔案業務專業知識培訓外，還應把計算機操作、網絡管理、數據庫建設、網頁制作、圖像處理等方面的知識也納入培訓的主要內容，進一步提升檔案管理者的專業水平。

3.3 注重安全 確保檔案管理的秘密性

無論是什么樣的檔案管理方法都要保證檔案的安全性，可是傳統的紙質檔案在這一方面就是欠缺的，紙質本身特點就是容易破損或時間長了內容容易模糊，導致文件破損甚至丟失。而信息技術的應用則有效避免了以上為題的出現。如果我們通過信息技術的手段進行檔案的收集、整理，可以把所有的數據進行分類保存，并且在需要加密的文件上設置密碼，同時再做好備份的準備，這樣就給我們的信息做好保密工作。因此在信息進行保存時，我們可以將信息分類存進優盤、移動硬盤等設備上，做好備份工作，即使計算機因為種種原因而出現死機造成檔案文件丟失，我們也可以重新拷貝信息，對其進行重新保存，確保檔案管理的安全。

4 結束語

綜上所述，傳統的紙質檔案管理已經不適合現在社會的發展，我們需要信息化技術應用到檔案管理應用中，只有這樣才會做到信息的安全和查找方便快捷，主要就是簡析了信息化技術應用的必要性、優勢及策略，在一定的基礎上給出了相應的建議，希望可以給檔案管理獻出一份力。

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