將大數據技術引入工程項目檔案管理的探討

李艷芳

摘 要：隨著工程項目建設規模的不斷擴大，項目數量的增加，檔案管理工作的重要性日益凸顯。在大數據背景下，將大數據技術引入到工程項目檔案管理工作中，不僅能夠提高檔案管理工作的實效性，還能保證檔案信息的完整性和準確性，促使工程項目檔案管理工作的順利進行。本文對大數據技術在工程項目檔案管理工作中的作用進行分析，并就將大數據技術引入工程項目檔案管理中的策略進行探討。

關鍵詞：大數據技術；工程項目；檔案管理

隨著大數據時代的來臨，我國社會已經全面進入數字化階段。將大數據技術引入到工程項目檔案管理工作中，對工程項目中所形成的檔案進行數字化管理，能提高檔案管理工作的便捷性，保證工程項目檔案的質量，促使工程項目后續的維修保養工作順利的進行。

1 大數據的概念

大數據技術是隨著互聯網的發展而出現的，在互聯網的影響下，各類角色輸出和輸入的信息量都在不斷的增加，這些信息會衍生出海量的信息，巨大的數據量促使著大數據時代的產生。目前并沒有關于大數據的確切概念，如果只從字面意思來理解，大數據指的是十分龐大的數據量。隨著數據量的不斷增加，數據的處理難度越來越大。而借助常規的軟件無法全面的捕捉到這些數據信息，也無法對其進行有效的管理和處理，這就需要發展新的模式，使其具有更加強大的決策力和洞察力，能夠對數據處理流程進行優化，提高數據的處理效率，改善處理效果，這種新的模式即為大數據技術。所以，在新形勢下，將大數據技術引入到工程項目檔案管理工作中，能夠提高檔案信息的整合效率，將檔案信息的價值充分挖掘出來，提高企業的建設水平，促使工程項目建設行業的不斷發展，從而推動我國社會的進一步發展。

2 大數據技術在工程項目檔案管理工作中的作用

2.1 有利于提高檔案管理的實效性

在工程項目建設中，不少企業已經意識到檔案管理工作的重要性，但檔案管理工作的實效性仍然比較差，檔案的完整性得不到有效保障。比如，檔案管理人員的信息收集工作沒有與施工過程同步進行，在某些項目完成很長一段時間后，相關人員才開始整理與項目有關的檔案。由于間隔時間比較久，有些資料并沒有完整的保存下來，甚至有些建設內容并沒有形成檔案，使得檔案不完整，也無法保證其準確性。將大數據引入工程項目檔案管理工作中，可以保持檔案收集、整理工作與建設進度的一致性，一旦項目進行，就能立刻形成電子檔案。而檔案管理人員還可利用大數據技術隨時對檔案進行更新、保存，有利于提升檔案管理的實效性和完備性。

2.2 有利于提高檔案管理的系統性

在傳統的工程項目檔案管理工作中，檔案信息的收集、整理、分析等工作比較分散，使得整個檔案管理工作缺乏系統性，不利于檔案信息的利用。將大數據技術引入到工程項目檔案管理工作中，能夠從不同的渠道收集檔案信息，且在收集信息的過程中能夠跨環節進行，不會受到施工階段的阻礙，從而保證信息收集的完整性，使信息整理過程更加順暢。并且，在傳統的工程項目檔案管理工作中，人工操作很容易出現問題，大數據技術能夠彌補這一缺陷，從而提高工程項目檔案管理工作的系統性。

2.3 有利于提高檔案管理的科學性

工程項目實施過程中產生的資料非常多，信息量很大，其與工程項目建設的各個方面都有關系。不同的資料發揮的作用不同，要將這些資料的價值充分利用起來，就需要采用科學的方法對其進行分析和處理，提取出其中的有用信息，從而提高企業的管理水平，促進企業的可持續發展。企業在收集到工程項目的完整信息后，通過大數據技術對其進行系統性的分析，根據分析結果調整項目管理方案，促使工程項目的順利進行。比如，利用大數據軟件可以對大量的數據建立索引，將施工過程中產生的數據進行分類檢索，深入挖掘數據中的有用信息，并將其快速的呈現出來，能夠避免出現數據記錄不規范的情況，提高數據的利用價值，從而提升工程項目檔案管理的科學性。通過全面而系統的數據分析，還能將各種分析結果充分的利用起來，滿足工程項目管理中的不同需求，提高工程項目管理的綜合水平。

3 將大數據技術引入工程項目檔案管理中的策略

3.1 提高檔案管理人員的信息技術水平

在工程項目檔案管理工作中，要對大數據技術進行有效的利用，就需要檔案管理人員具備較高的信息技術水平，能夠靈活的運用大數據技術對檔案信息進行收集、整理、分析和處理。因此，企業不僅要制定完善的檔案管理制度，還要加強對檔案管理人員的培養，提高其專業能力和綜合素養。只有真正掌握數據資源，檔案管理人員才能將數據資源中的有用信息挖掘出來，利用其價值為企業的發展作出貢獻。比如，加強對檔案管理人員的培訓，使其能夠掌握大數據技術，并能在檔案管理工作中對其進行靈活的運用。如利用大數據挖掘技術構建工期進度控制模型，將影響工期的因素輸入到模型中，分析出工程的工期進展情況，并與實際的工期進度進行對比，總結出導致兩者差異的原因。在此過程中就會形成許多與工期有關的資料，將這些資料收集起來，就能為以后的工期進度分析提供參考依據，以便企業更好的控制其他工程項目的工期。

3.2 加強各部門和單位之間的協作

工程項目的參與方比較多，導致其檔案管理工作不夠集中。為提高檔案的利用率，改善檔案管理工作質量，就需要加強各部門和單位之間的協作，在其共同努力下做好檔案管理工作，使檔案信息的價值得到有效的發揮。比如，工程項目開始以后，各個部門要同步的對檔案資料進行收集和整理，并更新到企業的管理系統中。每完成一個項目，各部門和單位都要對與項目有關的資料進行匯總，并將其分類整理好，再統一提交到檔案管理室。檔案管理人員則要對數字化檔案和紙質化檔案進行核對，及時的對不完整的信息進行補充，對不正確的信息進行更正，以保證檔案信息的完整性和準確性。

3.3 積極的構建新型的檔案數據庫

在大數據背景下，工程項目檔案管理工作要對大數據進行科學有效的利用，必須要以相應的數據庫為基礎。為更好的適應大數據時代的發展，在工程項目檔案管理工作中就應積極的構建新型的檔案數據庫，使其具備更多的功能，能夠保障檔案管理工作的順利進行。比如，在此新型數據中，要能夠增大數據的存儲空間，并具備存儲多元化數據的能力。在這樣的環境下，無論是檔案中的文字信息，還是圖片、視頻等信息，都能得到有效的存儲，從而實現數據傳輸及管理端口的一體化，提高數據交流的有效性，使工程項目檔案管理工作能夠在良好的數據環境下進行。

4 結束語

綜上所述，大數據技術是現代化的信息技術，將其引入到工程項目檔案管理工作中，有利于提高檔案管理的實效性、系統性和科學性。所以，在利用大數據技術進行工程項目檔案管理工作時，應提高檔案管理人員的信息技術水平、加強各部門和單位之間的協作、積極的構建新型的檔案數據庫，為檔案管理工作創造有利的條件，促使工程項目檔案管理工作的順利進行。

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