批量打印學生體質健康登記卡的VBA

摘 要：論述了利用EXCEL的VBA編程功能，把相當大的數據處理任務交給程序自動進行處理， 實現了表格的自動批量復制打印，實現了辦公自動化，提高了EXCEL在實際應用中的工作效率及節省人力資源。

關鍵詞：EXCEL VBA ；批量打印；登記卡；辦公自動化

1 問題的提出

在體育教學過程中，體育教師每年都要對學生進行體質健康測試，還要填《國家學生體質健康標準》登記卡上報數據。比如要實現如下一項任務，見圖1、圖2和圖3。

要求把圖1中的數據按照圖2、圖3 《國家學生體質健康標準》登記卡的格式填寫完整并打印輸出。按照常規的方法，把第一個人的信息依次復制到要打印的表格中，然后打印，再復制下一個人員，依此類推。如果人很多的話，這項工作很是繁瑣，也容易出錯。因此，我寫了一個VBA程序，讓工作自動進行。

1.1什么是VBA？

在Office軟件中，VBA應用程序能夠在Word、Excel等之間進行交互式應用，加強了應用程序間的互動。

1.2實現方法

為了描述方便，筆者將含有數據的表格（圖1）命名為數據表，其工作表標簽為“成績統計”，將要打印的《國家學生體質健康標準》登記卡（圖1、圖2）命名為“1-2年級打印”、“3-4年級打印”、“5-6年級打印”，其工作表標簽相應命名。

2 系統設計

2.1程序設計的主要思路

假設此工作是用手工操作的話，比如從第2行記錄打印到第10行記錄，那么操作過程應該是這樣的：把數據表中的D4單元格中的“諸葛亮”復制到登記表中的C4單元格中，把數據表中的E4復制到登記表中的I4，依此類推，直至把“諸葛亮” 的一分鐘跳繩的成績復制到登記表中對應的D16單元格中，數據復制完成后，打印輸出，這樣就完成了第2行記錄的操作，接下來復制“夏侯惇”的數據到登記中，然后再打印。如此一直到第10 行記錄“任盈盈”。根據這個工作流程，如果用程序來實現的話，可以通過循環的方式復制數據表中的數據到登記表中對應的位置，再用循環的方式處理多個不同人員的信息。

2.2程序的功能

根據工作中的需要，程序應該可以實現多種批量打印的形式，主要包括以下幾種：

（1） 連續的記錄，如從第5行到第50行。

（2） 不連續的記錄，如第5、10、15、20行這四條記錄。

（3） 根據學籍號打印某一條記錄。

（4） 分年級打印記錄。

（5） 分班級打印記錄。

上述幾種形式在某些時候可以達到相同的目的，如第（2） 種形式中，選擇連續的記錄就和第（1）種形式相同，選擇單個的記錄就與第（3）種形式相同；第（4） 種形式和第（5） 種形式結構相同。

2.3程序的關鍵技術

第一、由程序的設計思路可知，程序運行時用戶就要告訴程序處理的是哪些數據。由于各年級的表格不盡相同，就需要分別調用對應的表格模板。

第二、由于要處理不同人員的數據，以及提取相應信息，所以要用到兩個循環。處理不同人員的數據時，調用對應的學籍號就可以了；而提取相應的信息，要在各自的模板中進行，再由程序調用。

第三、程序要能與用戶交互。可以由用戶選擇打印或不打印哪些數據。

第四、由于程序要批量打印，也讓用戶心中有數，因此，已經打印過的數據要做出記號，避免重復。

3 用戶界面的設計和代碼的編寫

在新的excel工作簿里建6個工作表，標簽名稱分別為“成績統計”、“評分標準”、“測試成績”、“1-2年級打印”、“3-4年級打印”、“5-6年級打印”。前面3個工作表的內容網上有，這兒就不介紹了。后面3個工作表，分別把各自對應的模板復制過來就好，分別在右上角添加一個命令按鈕，其顯示為“打印登記卡”作為用戶召喚打印頁面的選擇。在Excel中按ALT+F11，可以打開VBE界面，點擊“插入”——“用戶窗體”，就插入了一個窗體，為了在程序中方便地引用它，可以把它的名稱改為U12print，用同樣的方法再添加兩個窗體，分別命名為U34print、U56print如圖4。

在窗體的上部放一個文本框，作為輸入口，一個命令按鈕其顯示為“查詢”。相關的代碼如下：

Private Sub cmd查詢_Click（）

Dim SQL$， i&

If Trim（Text1.Text） = “” Then Exit Sub

Check1.Value = False： Check2.Value = False： Check3.Value = False

SQL = "Select * from [成績統計$A4：AM" & myR & "] where f3 like '%" & UCase（Trim（Text1.Text）） & "%'"

List1.Clear

If rs.State <> 0 Then rs.Close

rs.Open SQL， cnn， 1， 3

If rs.RecordCount > 0 Then

For i = 0 To rs.RecordCount - 1

If rs.Fields（2） <> "" Then List1.AddItem rs.Fields（2） '學籍號

rs.MoveNext

Next

End If

End Sub

在窗體的中部放一個列表框控件list1，以便顯示學生學籍號。右邊兩個多選按鈕其顯示為“已打印 登記卡”、“未打印 登記卡”，下邊一個多選按鈕“選中全部記錄”。右邊兩個顯示為“打印”和“關閉”的命令按鈕。相關的代碼如下：

以上代碼是打印1—2年級的，其他年級的與此相似。

值得說明的是，列表框控件的MultiSelect屬性應該設置為2-fmMultiSelectExtended，這樣，用戶可以利用Shift和Ctrl鍵對列表框中的記錄進行多項選擇。當用戶選擇“未打印 登記卡”時列表框中出現所有還未打印的列表選項，用戶可以自由選擇打印。

要打印的數據源要從圖1往圖2圖3的對應位置引用。如要打印圖2任盈盈的資料，這樣引用：在C4單元格里輸入“=IF（$M$4=""，""，INDEX（成績統計！$A：$AL，MATCH（$M$4，成績統計！$C：$C，0），4））”其他引用的數據與此相似就不多介紹了。最后，新建一個模塊1，把顯示為“打印登記卡”的命令按鈕與窗體聯系起來，代碼如下：

4 程序的測試和運行

用戶在各頁選擇“打印登記卡”時分別召喚對應的窗體，套用對應模板打印對應數據。如圖4、圖5、圖6。

用戶在窗體選擇“未打印 登記卡”時，列表框中列出當前未被打印的數據，選擇“選中全部記錄”時，再按“打印”就可以全部打印。

5 結語

經過試驗，程序可以正常運行并實現系統設計中的功能。由此看出，在Excel中，VBA提供了廣大的可自由擴展的空間，可以用VBA來編制適合自己專用的程序，大大減輕工作量，更好地利用計算機為我們服務。

參考文獻

[1]崔曉宏.用VBA實現批量復制和打印任務[J].電腦編程技巧與維護，2010（21）.86-89.

[2]羅剛君.EXCELVBA程序開發自學寶典（第3版）[M].北京：電子工業出版社，2014.

[3]shywkb.2014學生體質健康測試計算模板（中、小學）.Excelhome論壇[M].北京：人民郵電出版社，2012.

作者簡介

范拽拽（1980-），男，漢 山西省洪洞縣，大專，漢語言文學。