大數據時代背景下的檔案管理探討

摘要：新時期下，隨著我國信息技術的蓬勃發展，大數據時代已經來臨，在此背景下，對我國檔案管理工作也提出新要求，想要切實做好檔案管理工作，需要實現管理的專業化、科學化以及數字化建設，進而提升管理效率和質量。本文主要針對大數據時代背景下的檔案管理進行分析和探究，希望給予我國相關領域以參考和借鑒。

關鍵詞：大數據時代 檔案管理 探討

近些年，隨著我國科學技術的蓬勃發展，大數據技術其已經在各個行業、各個領域得到了深入而廣泛的應用，為各個行業帶來了改革與發展的空間，在大數據背景下，檔案管理也迎來了創新的機遇。檔案管理具有較強的專業性，工作內容重要而繁瑣，其中很多信息都需要進行妥善的保管，在信息時代下，檔案管理為了切實滿足社會發展需要，要進行不斷的改革與創新，結合當前管理中存在的諸多問題，加強信息化建設，進而滿足時代的迫切需求。

一、在檔案管理工作中應用大數據技術的相關優勢

（一）提升管理效率

當前我國的企業事業單位在發展過程中，其檔案數量不斷增加，這些檔案不僅記錄了單位的成長歷程，其中很多檔案更具有較大的借鑒和科研意義，以往的紙質檔案需要較大的儲存空間，不僅儲存困難，儲存成本也較高。大數據技術可以有效提升檔案管理工作的質量和效率，進一步降低管理成本，減輕管理人員的工作壓力和工作量。同時，由于大數據技術可以快速完成對海量數據的處理，提升數據收集和處理能力，將檔案數據利用信息化方式進行處理和保存，好能夠降低儲存成本、節約儲存空間。

（二）提升儲存質量

在以往的紙質檔案保管中，其抗風險和抗災能力較差，如果檔案儲存室出現水災、火災以及盜竊等情況，會對檔案文獻帶來災難性的損失。同時，紙質檔案在保存較長時間后，也容易出現字跡模糊、紙質老化等問題。在大數據時代下，這些缺陷都可以避免，通過大數據技術保存檔案信息，在確保檔案信息長久保存的基礎上，還能夠節約儲存空間，提升儲存的質量。

二、大數據時代對檔案管理帶來的挑戰

（一）對流程和理念的挑戰

以往的檔案管理主要是管理人員將資料信息按照一定的原則進行分類管理，并且做好標記，進而方便檔案的使用和保存。但是隨著企事業單位檔案數量的不斷增加，給管理人員帶來了諸多挑戰，如果采用以往的流程和理念，難以將檔案進行有效的歸納和分類。

（二）對形式和手段的挑戰

在大數據時代下，檔案信息主要以音頻、電子圖片以及電子文檔的形式進行保存，而這種檔案形式需要以全新的管理形式和手段作為支撐，進而促進檔案管理工作實現多元化，有助于使用者可以在較短的時間內完成查閱，進而提升檔案使用質量。

三、大數據背景下優化檔案管理工作的相關途徑分析

（一）培養專業人才

當前社會是人才的競爭和技術的競爭，人才是工作有效開展的生命線和前提，隨著我國大數據技術的快速發展，檔案管理也要注重人才團隊建設，以人才為支撐，促進各項管理工作的有序進行。以往的檔案人員在大數據業務能力和專業知識方面有所欠缺，管理部門如果只是注重系統和設備的更新，而忽視人才建設，會導致現有人員難以滿足大數據工作的需求，進而降低管理的效率和質量，因此，加強人才建設已經成為檔案管理的迫切需求。首先，我國相關高校要在檔案專業中要加強學科交叉融合，例如將檔案管理專業與信息專業進行交叉，提升學生的綜合能力；其次，管理部門要積極從社會引進既懂檔案管理、又懂大數據技術的相關人才，以人才為基礎，促進各項管理工作的有序開展；再次，管理部門要對人才建設加強資金投入，對現有人員開展信息化培訓，提升管理人員的信息素養和操作能力；最后，管理部門要對當前的管理人員團隊進行結構優化，不斷引進年輕的管理人才，改變以往年輕人缺乏、老齡化嚴重的現狀，優化管理團隊的年齡結構和知識結構。

（二）加強安全管理

利用大數據技術開展檔案管理，其擁有諸多優勢，可以顯著提升管理工作的質量和效率，進一步降低管理成本。但是其缺點也比較明顯，檔案管理具有較高的危險性，尤其針對一些重要的檔案文獻，需要注重加強其安全管理。首先，管理人員要定期對計算機進行病毒查殺，防止出現由于電腦病毒而導致數據出現丟失或者損壞的情況；其次，管理人員需要提升安全意識，對檔案管理中潛存的風險和隱患進行及時排查和識別，做好預防工作，進而提升大數據時代下檔案管理的可靠性和安全性。

（三）優化制度建設

在大數據背景下，大數據技術和信息技術為檔案管理帶來了巨大的創新和改革空間，同時也為信息安全和管理操作帶來了一定的困擾。因此，管理部門要正確認識大數據時代的需求和優勢，不斷優化檔案管理制度建設，進而實現管理工作制度化以及規范化。首先，管理部門要制定信息準入制度，提升管理人員對檔案信息的關注和重視程度，判斷信息的價值以及可用性，在減少工作量的同時，提升檔案信息質量；其次，制定科學的薪酬制度，在大數據背景下， 管理部門要制定科學的薪酬制度，以其為驅動力，激發管理人員學習大數據技術相關知識的主動性和積極性，促使人員以端正的態度對待工作，提升管理人員的責任心和工作熱情。

四、結語

總而言之，隨著大數據時代的到來，其對檔案管理工作而言，既是挑戰也是機遇，相關管理部門和工作人員需要提升對大數據技術的認識，在工作和生活中不斷提升個人的信息化素養，在工作中大膽實踐、勇于探索，不斷提升管理的效率和質量，為我國檔案管理工作的可持續發展夯實基礎。

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（作者簡介：汪嘯，本科，吉林省大安市財政局，初級管員。）