信息化時代餐飲企業內部控制體系構建探討

殷凱

摘要：伴隨著信息化時代的到來，餐飲業也積極探索新模式，開展信息化建設，不斷優化改進業務流程，提高內部控制水平，從而實現餐飲業的網絡化、智能化管理。故此，本文就信息化時代下，餐飲企業應當如何借助信息化加強內部控制建設展開了分析，并且以山東省政府職工餐廳作為例子進行重點研究。以為餐飲企業更好的利用信息化手段、提高內部控制水平提供借鑒和思考。

關鍵詞：餐飲企業；信息化；內部控制

作為一個重要的服務性行業，餐飲業涉及到多個產業，包括食品加工、市場營銷等等，餐飲業的健康、快速發展一直都是政府的關注重點。而隨著我國餐飲業的不斷發展，越來越多的餐飲企業利用信息技術提高管理水平，為企業變得更大、更強，更加標準化的管理起到至關重要的作用。然而，一直以來，餐飲企業在內控建設方面都是較為薄弱的。包括內部管理、運營流程等都是依靠人工來實現，不僅容易產生錯誤，而且內控效率還十分低效，為了改變這一狀況，加強管理、提高經營效率以及改善服務質量成為餐飲企業亟待解決的問題，而信息化管理手段無疑成為其必然選擇。為了更好的利用信息化技術，本文圍繞信息化時代下，餐飲企業內控體系的構建問題展開了分析。

一、信息化時代餐飲企業開展內控建設的思考

（一）構建權責劃分清晰的信息化管理體系

以往在傳統餐飲企業中，企業管理主要是依靠管理層進行的，依靠的也主要是管理者的管理經驗，并且往往是一個人同時對各個流程進行監督，在這種監督機制中，主要方式是發現問題及時解決[1]，然而，在這種管理體系中存在的主要問題在于個人權限設置過大，并且整個過程的效率非常低，而且為舞弊行為提供了較大可能性。針對該問題，結合信息化手段，應當打造信息化管理體系，在系統中對各管理人員的職責、權限進行明確的規定，以此來有效避免管理人員舞弊行為的發生。以山東省政府職工餐廳舉例來講，通過借助餐廳運營管理系統實現食材出入庫全程自動化。食材入庫經過智能秤稱量后將會自動匹配服務器后臺訂購計劃信息自動入庫，無需人工手工錄入電子入庫數據，未經訂購計劃批準的食材購買系統不允許入庫，同樣的食材出庫時，也經過智能秤稱量后將會自動匹配服務器后臺信息自動出庫。在這種全程自動化出入庫流程中，不僅提高了工作效率，而且還能夠避免倉管人員與供應商勾結，而產生虛假入庫等問題。簡而言之，要求針對餐飲企業的運行體系、業務流程，明確各個環節的責任人員、各崗位的職責權限，制定有效的信息反饋機制，以形成一個高效、全面的內控機制。

（二）實現操作流程的信息化、規范化建設

餐飲行業存在現金交易頻繁、勞動密集等特征，故此，在餐飲行業中舞弊行為時有發生。而之所以這類舞弊行為難以有效避免，主要原因是因為傳統餐飲企業并未制定十分規范的操作流程，以及有效的獎懲制度[2]。因此，借助信息化手段，提高操作流程的規范化、信息化水平是非常重要的。目前店內餐飲的前臺運營模式一般較為單一，基本都是“先落座，再點餐，吃完結賬”，由于標準化程度過高，非常適合進行信息化管理，通過“電子選餐，后臺廚房接收”等信息技術的應用有效幫助餐飲企業，加快點餐上菜速度，增加店內翻臺率，并且直接減少收銀差錯，降低運營成本。餐飲企業應當打造從預訂、訂餐、到用餐結束、客戶離店等整個流程的規范化操作，以往整個流程都是通過人工實現的，效率低下，而且容易出現失誤。利用電腦信息技術，客戶的訂餐信息將會在電腦系統中被記錄，而且客戶更新后，系統隨之更新。以點菜為例，以往通過員工手寫訂單，有可能出現字跡不清晰、改單困難等問題，采取信息化流程后，電腦系統會在最短的時間內打印出客戶訂單，同時，廚房系統也將獲得對應訂單，與此同時，客戶進行的如退單、改單等行為也將第一時間在廚房系統中反映。以山東省政府職工餐廳智盤結算系統為例，可引入智盤自助刷卡結算系統。將不同價格的食物、菜品放置在對應價格的射頻式餐盤中，進入結算區，系統可實現價格自動識別，計算得出總菜價，同時，在結算臺顯示屏上會顯示出總價與明細，確認無誤刷卡結付即可。這樣不需要專門的人員來確認菜價，有效避免出納人員舞弊、降低人工成本的同時還能保證收款準確、高效。

（三）加強供應鏈內控系統的信息化建設

餐飲行業直接關系到公眾的飲食安全，作為食品源頭的供應鏈系統對餐飲企業的發展是至關重要的。尤其是伴隨現代連鎖餐飲的快速發展，供應鏈管理對餐飲企業的作用更加突出。內控體系涉及到供應商篩選、驗收、付款等環節，在以往對供應鏈進行管理時，采購和付款是重點關注環節，而對于其他環節是缺乏關注的。還有的餐飲企業總店配置、管理體系都較為完善，然而，無法將各個分店進行高度整合，這就導致了數據信息在各分店、總店流轉過程中會出現錯誤、遺失等問題，將會影響到整個供應鏈內控效率水平[3]。面對信息化時代，網絡信息技術的飛速發展，可引入類似ERP的管理系統，使得整個供應鏈管理系統更加規范、高效。就供應商篩選環節來講，一般會從品質、價格等角度來對供應商進行綜合分析，確定最佳供應商，以往都是利用采購員來進行相關信息的記錄和整理，通過信息化供應鏈管理體系，能夠將所有的信息都直接記錄在電腦系統中，負責人員通過數據分析工具對此進行分析，即可得到供應商的綜合對比，結合打分標準能夠更加全面的評價供應商，以篩選出更加優質的供應商。

（四）引入大數據分析技術，建立企業數據庫

步入信息化時代，餐飲企業不僅應當注重操作流程、運營管理等各個流程的現代化系統構建，還應當充分利用大數據分析技術對整個餐飲企業運營情況進行分析，打造有效的信息反饋機制。以山東省政府職工餐廳為例，借鑒o2o平臺積極引進大數據分析技術，并且將信息化時代的模式引入到餐廳發展中。餐廳可充分利用手機微信的訂餐軟件系統有效地、低成本地開展自己的外賣商業活動，增加四季養生、每周食譜、餐飲文化等系統模塊注重與消費者的互動性提升。下一步微信公眾號訂購平臺將重點開發在線支付功能，以讓用戶得到更好的在線購物體驗。借助一系列o2o平臺大數據分析反饋機制，倒逼餐廳內部控制管理的薄弱環節，進一步完善內部控制機制，逐步建立完善餐廳大數據庫。

除了通過大數據進行o2o平臺運營以外，還有很多方面能實現餐飲行業與信息技術的結合。一方面，餐飲企業應當建立訂單匯總信息，定期對企業訂單信息進行分析，分析各季節、各就餐段，消費者的餐品偏好，以制定、優化更具針對性的餐品產品。另一方面，餐飲企業應當面向企業內部員工，設立專門的信息反饋系統，員工可將自己對于企業發展、內控建設等方面的意見匿名提交到系統，而且系統也可以隨機不記名方式對員工開展問卷調查，以分析企業在內控建設中的不足，制定更好的改進意見。

二、結語

綜上所述，對于現代化餐飲企業來講，一個優秀的餐飲企業都應有一套貫穿于所有部門的控制流程和制度，面對信息化技術的飛速發展，餐飲企業應當認真思考信息化時代，如何更好的進行企業內部控制建設，提高內部控制建設的信息化水平、科學化水平。餐飲企業應利用更先進、更有效的信息化服務，助力企業信息化管理的建設，加速信息化手段被運用到餐飲企業內部控制建設中，對餐廳運行的工作流程進行再造，實現食材采購、出入庫、即時查詢、報表統計、成本核算、營養計算等功能的網絡化、智能化，在提高餐廳運行效率的同時，最大限度提高餐廳內部控制水平，并將餐飲行業內部控制信息化建設引向新的發展潮流。另外還需注意的是信息化只是提高內部控制效率的重要工具，最終目標是要求構建有效的內部控制機制，推動餐飲行業的健康發展。

參考文獻：

[1]張逸林.內部控制效果、企業信息化與企業價值[J].財會通訊，2017（6）.

[2]唐大鵬，李鑫瑤，王晨陽.行政事業單位內部控制要素創新分類方式應用實踐[J].財務與會計，2016（1）：67-69.

[3]Tokarev M A.Estimating the efficiency of control over catering enterprises in Nizhniy Novgorod[J].Actual Problems of Economics&Law;，2015，09（4）.

（作者單位：山東省省直機關職工生活管理服務中心）