關(guān)于高中檔案管理工作有效實(shí)施的研究

李艷

【摘 要】高中學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理體系中不可分割的組成部分。高中檔案的安全存放與科學(xué)管理能促進(jìn)檔案資料的有效利用，對(duì)學(xué)校未來(lái)的發(fā)展和建設(shè)規(guī)劃都大有裨益。本文將對(duì)如今高中檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問(wèn)題，探究解決問(wèn)題促使高中檔案管理工作有效實(shí)施的策略。

【關(guān)鍵詞】高中檔案管理；有效工作；實(shí)施策略

高中學(xué)校檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分。它既是用來(lái)記錄學(xué)生的個(gè)人詳細(xì)信息、學(xué)籍成績(jī)和在校生活情況的相關(guān)文件，也是學(xué)校在各個(gè)歷史階段的工作內(nèi)容與完成情況的反饋，具有很高的保存和參考價(jià)值。目前，我國(guó)大多數(shù)高中沒(méi)有充分意識(shí)到檔案資料的作用，常常只是把它們收集整理后就閑置在一旁，未能將其有效利用。而且，檔案的管理人員們?nèi)司刭|(zhì)普遍較差，導(dǎo)致管理工作效率低下，未能取得良好效果。

一、高中檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作的重視程度不足

在如今一些觀念里，檔案被認(rèn)為是過(guò)去式，不過(guò)是一堆龐雜的文字資料而已，它對(duì)于管理學(xué)生和規(guī)劃學(xué)校未來(lái)的重要意義被忽視了。人們?cè)趫?zhí)行檔案管理工作時(shí)，常常只是例行公事，缺少對(duì)檔案管理的熱情和鉆研。而且，某些高中的檔案管理工作者們不是檔案管理相關(guān)的專業(yè)出身，未接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，所以他們綜合素質(zhì)會(huì)有欠缺，業(yè)務(wù)能力不夠強(qiáng)。因此隨著社會(huì)發(fā)展，當(dāng)學(xué)生人數(shù)激增，檔案管理任務(wù)愈加龐大時(shí)，不積極提升自我能力的檔案管理工作者便出現(xiàn)了工作效果不理想的情況。

（二）檔案管理工作的協(xié)調(diào)性不足

在當(dāng)今社會(huì)上，很少有哪一所高中擁有自己獨(dú)立完整的檔案管理體系。由于整個(gè)學(xué)校的檔案資料量非常龐大而且涉及到方方面面的信息，所以這些工作通常需要多個(gè)部門的相互配合，共同整理[1]。但又因?yàn)槊總€(gè)部門已有自己常規(guī)的主體工作內(nèi)容，收集或整理檔案資料只是他們部門工作的附加項(xiàng)。因此，各個(gè)部門的工作人員們對(duì)檔案管理工作一般只是完成任務(wù)，難以擁有熱忱。

（三）管理工作中智能化程度低

隨著社會(huì)科技水平的不斷進(jìn)步，信息化智能技術(shù)也已漸漸滲透到教育領(lǐng)域，很多教師們已逐步利用科技提升教學(xué)效果，但檔案管理的工作者似乎是個(gè)例外，他們中很少有人會(huì)主動(dòng)更新自己的觀念，去學(xué)習(xí)新的檔案管理智能化的知識(shí)與技能。大多數(shù)的他們?nèi)匝赜弥鴤鹘y(tǒng)的人工方式去進(jìn)行信息的收集整理。所以，面對(duì)巨大繁雜的檔案任務(wù)，現(xiàn)在的檔案管理工作者們往往感覺(jué)壓力很大。

二、高中檔案管理工作有效實(shí)施的策略

（一）領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)管理意識(shí)，健全管理制度

檔案管理是件任務(wù)量重大、涉及到的部門眾多的綜合性工作，它對(duì)培養(yǎng)學(xué)生和規(guī)劃學(xué)校發(fā)展都有重要的參考指導(dǎo)意義。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)理應(yīng)首先增強(qiáng)對(duì)它的重視，了解自己學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，運(yùn)用智慧，去精心地構(gòu)建適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的檔案管理體系。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)單獨(dú)設(shè)置專門的檔案管理部門，讓他們?nèi)氊?fù)責(zé)檔案的整理維護(hù)工作，讓他們?nèi)ヅc其他各部門溝通協(xié)調(diào)以此得到需要的檔案信息。并且校領(lǐng)導(dǎo)在指導(dǎo)檔案管理團(tuán)隊(duì)時(shí)，應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的人才管理方案，設(shè)定有效的管理制度。比如說(shuō)，在對(duì)檔案管理工作者的考核上，可以采用“能者多得”的績(jī)效考核方式。在評(píng)判檔案管理者的薪水時(shí)，不應(yīng)再單按他們的基本工資和工作時(shí)長(zhǎng)進(jìn)行累加，而應(yīng)從工作者的工作總量以及效果來(lái)評(píng)估。領(lǐng)導(dǎo)可將學(xué)校所有需被登記在案的人員、物品與事件分成同等適當(dāng)分量的若干份，再給每份編號(hào)并做好記錄，之后在每月初，讓檔案管理工作者們根據(jù)自身能力情況去領(lǐng)取自認(rèn)為能勝任的合適份數(shù)的工作，同時(shí)對(duì)他們的領(lǐng)取情況做好登記，再在每月末時(shí)，直接對(duì)每位管理工作者所登記的每份工作進(jìn)行打分，最后讓他們各自的工作份數(shù)與每份的分?jǐn)?shù)相乘，所得到的即為他們的最終總分。每位管理工作者的薪水便由那個(gè)最終總分的高低決定。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)管理工作者，提升人員素質(zhì)

與檔案直接接觸的管理工作者們對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量起著最關(guān)鍵的作用。他們的業(yè)務(wù)能力如果不足，那么繁多的學(xué)生與教師的信息將無(wú)法被統(tǒng)計(jì)完整；他們的辦公態(tài)度如果不夠嚴(yán)謹(jǐn)，那么珍貴的信息資料將無(wú)法被妥善保存；他們的管理技巧如果欠缺，那么復(fù)雜的檔案資料將無(wú)法被高效利用。所以，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)提升檔案管理人員工作素養(yǎng)一事高度重視。首先，學(xué)校可以成立一個(gè)專門的檔案管理委員會(huì)，從一開(kāi)始檔案工作人員的選擇上就要“高要求嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)”，讓他們與當(dāng)?shù)貙I(yè)的檔案管理培訓(xùn)機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，招聘一些專業(yè)素質(zhì)優(yōu)秀的管理工作者，為接下來(lái)的檔案管理工作的有效實(shí)施打好人員基礎(chǔ)。接著，管理委員會(huì)還應(yīng)繼續(xù)緊密關(guān)注一線檔案管理工作者的工作情況，隨時(shí)在適當(dāng)時(shí)機(jī)對(duì)檔案工作者進(jìn)行心態(tài)調(diào)整，提出工作建議或者為他們安排適合的工作上的拓展培訓(xùn)。

（三）管理工作者應(yīng)積極運(yùn)用現(xiàn)代信息管理技術(shù)

在科技水平已經(jīng)足夠優(yōu)異的今天，信息技術(shù)完全可以融合進(jìn)檔案管理工作中，為檔案管理工作者快速提升工作效率。首先學(xué)校應(yīng)加大智能化硬件設(shè)施的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，接著檔案管理工作者管理再逐步推進(jìn)檔案資料的信息數(shù)字化，建立全面穩(wěn)固的網(wǎng)絡(luò)檔案庫(kù)。舉個(gè)例子，在收集龐雜分散的檔案信息時(shí)，管理工作者可事先創(chuàng)作一個(gè)檔案信息收集的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在系統(tǒng)中發(fā)布要調(diào)查的信息類別的問(wèn)卷，再給每位要進(jìn)行信息采集的學(xué)生和教職人員分發(fā)一個(gè)登錄系統(tǒng)的賬號(hào)和密碼，讓學(xué)生和教職人員們自行登錄網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行信息問(wèn)卷的填寫。并且在系統(tǒng)中還設(shè)置一個(gè)網(wǎng)絡(luò)咨詢頻道，由專門的某位檔案管理工作者進(jìn)行問(wèn)答管理，讓學(xué)生和教職工們?cè)谔顚戇^(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)可以隨時(shí)利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行詢問(wèn)，以此增強(qiáng)信息收集工作的靈活性、便捷性和準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語(yǔ)

高中檔案管理是復(fù)雜艱巨卻意義重大的事務(wù)性工作，如今的大多數(shù)高中學(xué)校在這此方面還有非常大的進(jìn)步空間。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從根本意識(shí)上引起重視，建立更為科學(xué)完善的檔案管理的制度與體系，打造出更為優(yōu)異的檔案管理工作者團(tuán)隊(duì)。檔案管理工作者們也應(yīng)不斷更新自己的工作理念，跟上信息化時(shí)代的步伐，努力提升自我素養(yǎng)，使得高中檔案管理工作有效實(shí)施。

參考文獻(xiàn)：

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