淺談在電子表格中VLOOKUP函數(shù)的應(yīng)用

李靜

【摘要】近年來(lái)，隨著IT行業(yè)的不斷發(fā)展，特別是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，許多企業(yè)事業(yè)單位對(duì)工作人員的辦公處理能力提出越來(lái)越高的要求，隨著辦公自動(dòng)化的普及面越來(lái)越廣，一些非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的人也越來(lái)越多地使用OFFICE來(lái)進(jìn)行辦公，雖然他們經(jīng)過(guò)一些學(xué)習(xí)，但是對(duì)于一些特別是在電子表格中的一些非常用的函數(shù)還了解不夠，深入學(xué)習(xí)也不夠。在一些檔案管理中，如果處理相應(yīng)事務(wù)的辦公人員能熟練的使用一些電子表格的函數(shù)，那么他在日常工作中的效率會(huì)非常高。特別是在如何將一個(gè)電子表格的數(shù)據(jù)匹配到另一個(gè)表中，而且數(shù)據(jù)條目有上千條時(shí)，這時(shí)會(huì)使用VLOOKUP函數(shù)來(lái)匹配數(shù)據(jù)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)函數(shù)的效率真的是太高了！

【關(guān)鍵詞】電子表格 VLOOKUP 函數(shù) 應(yīng)用

一、辦公自化的應(yīng)用現(xiàn)狀

近年來(lái)，隨著IT行業(yè)的不斷發(fā)展，特別是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，許多企業(yè)事業(yè)單位對(duì)工作人員的辦公處理能力提出越來(lái)越高的要求，OFFICE是微軟公司推出的一款辦公處理軟件，其功能強(qiáng)大，操作更加方便，使用更加安全和穩(wěn)定。它是目前使用最廣泛、最流行的辦公軟件之一。隨著辦公自動(dòng)化的普及面越來(lái)越廣，一些非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的人也越來(lái)越多地使用OFFICE來(lái)進(jìn)行辦公，雖然他們經(jīng)過(guò)一些學(xué)習(xí)，但是對(duì)于一些特別是在電子表格中的一些非常用的函數(shù)還了解不夠，深入學(xué)習(xí)也不夠，在一些檔案管理中，如果處理相應(yīng)事務(wù)的辦公人員能熟練的使用一些電子表格的函數(shù)，那么他在日常工作中的效率會(huì)非常高。特別是在如何將一個(gè)電子表格的數(shù)據(jù)匹配到另一個(gè)表中，而且數(shù)據(jù)條目有上千條時(shí)，這時(shí)會(huì)使用VLOOKUP函數(shù)來(lái)匹配數(shù)據(jù)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)函數(shù)的效率真的是太高了！這些辦公人員大都是非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，他們的計(jì)算機(jī)知識(shí)尤其是在專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)知識(shí)和硬件知識(shí)上，在實(shí)際運(yùn)用中，和專業(yè)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的辦公水平相比較，還是有一定的差距。隨著科學(xué)技術(shù)水平的突飛猛進(jìn)地發(fā)展，計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)都有著非常明顯的改變著人們的工作和生活條件，在社會(huì)向著物質(zhì)文明和不斷提高的勞動(dòng)生產(chǎn)率大踏步前進(jìn)的當(dāng)前社會(huì)中，在科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展中也使得辦公室這一傳統(tǒng)的以人力為主的領(lǐng)域內(nèi)的傳統(tǒng)的勞動(dòng)方式發(fā)生了非常巨大的變化.這其中包括記錄文件，起草文件，編輯文件，修改文件，打印文件，存檔文件，復(fù)制文件在內(nèi)的辦公室的一些常規(guī)工作，無(wú)論是在時(shí)間上還是在空間上都被大大地壓縮了，這不但減輕或節(jié)省了人們的辦公勞動(dòng)工作時(shí)間，而且大大提高了辦公工作的效率，有效的改善了人們的辦公環(huán)境，使人們從原先繁重的重復(fù)性，例行性的辦公事務(wù)中解放出來(lái)，從而有更多的時(shí)間和精力投放在更需要人們的思維來(lái)考慮的事情和解決的問(wèn)題上來(lái).用于辦公室工作的這些技術(shù)不但越來(lái)越先進(jìn)，設(shè)備越來(lái)越多，而且功能越來(lái)越強(qiáng)，性能也越來(lái)越高，這為是人們實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和無(wú)紙辦公創(chuàng)造了必要的條件。比如，人們用于處理辦公信息工作和進(jìn)行協(xié)同工作的各種計(jì)算機(jī)；人們用于起草文稿用的文字處理機(jī)；人們用于制作報(bào)表用的電子表格打印機(jī)；人們用于編排各種文件，資料格式等的電子臺(tái)式出版系統(tǒng)；人們用于存放，管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng)；人們用于自動(dòng)控制各種工作流程的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；還有支持遠(yuǎn)距離協(xié)同工作的視頻會(huì)議系統(tǒng)；人們用于計(jì)算機(jī)通信用的局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，人們用于辦公通信的現(xiàn)代化電話機(jī)，傳真機(jī)；人們用于復(fù)制資料用的復(fù)印機(jī)等，這些技術(shù)和設(shè)備對(duì)人們?cè)谵k公室工作提供有力的支持，在不同程度上為人們用于辦公室工作的自動(dòng)化提供了現(xiàn)代化的推動(dòng)手段。

二、VLOOKUP函數(shù)的使用

VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個(gè)縱向查找函數(shù)，它與LOOKUP函數(shù)和HLOOKUP函數(shù)屬于一類函數(shù)，在工作中都有廣泛應(yīng)用，例如可以用來(lái)核對(duì)數(shù)據(jù)，多個(gè)表格之間快速導(dǎo)入數(shù)據(jù)等函數(shù)功能。功能是按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對(duì)應(yīng)的值；與之對(duì)應(yīng)的HLOOKUP是按行查找的。

它的語(yǔ)法規(guī)則是：VLOOKUP（lookup value_table_array，col_index_num，range_lookup）

它的參數(shù)說(shuō)明：Lookup_value為需要在數(shù)據(jù)表第一列中進(jìn)行查找的數(shù)值。Lookup_value可以為數(shù)值、引用或文本字符串。當(dāng)vlookup函數(shù)第一參數(shù)省略查找值時(shí)，表示用。查找。

Table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表。使用對(duì)區(qū)域或區(qū)域名稱的引用。

col_index_num為table_array中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)列序號(hào)。col_index_num為1時(shí)，返回table_array第一列的數(shù)值，col_index_num為2時(shí)，返回table_array第二列的數(shù)值，以此類推。如果col_index num小于1，函數(shù)VLOOKUP返回錯(cuò)誤值#VAL-UE！；如果col_index_num大于table_array的列數(shù)，函數(shù)VLOOKUP返回錯(cuò)誤值#REF！。

Range_lookup為一邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP查找時(shí)是精確匹配，還是近似匹配。如果為false或0，則返回精確匹配，如果找不到，則返回錯(cuò)誤值#N/A。如果range_lookup為T(mén)RUE或1，函數(shù)VLOOKUP將查找近似匹配值，也就是說(shuō)，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數(shù)值。如果range_lookup省略，則默認(rèn)為近似匹配。

在使用VLOOKUP函數(shù)時(shí)有以下要注意的地方：

（1）用Vlookup函數(shù)的進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)用進(jìn)，在同一表格內(nèi)，以及同一表格下的不同工作表（sheet）當(dāng)中，可以實(shí)現(xiàn)相對(duì)調(diào)用，但如果要在不同的表格文檔一定要實(shí)現(xiàn)絕對(duì)調(diào)用。因?yàn)榻^對(duì)調(diào)用只適合在相應(yīng)的列內(nèi)進(jìn)行推廣。而相對(duì)調(diào)用在其它列也不會(huì)出錯(cuò)。

（2）我們?cè)谡{(diào)用時(shí)，查找值要選對(duì)，是要調(diào)用數(shù)據(jù)的工作表，而不是被調(diào)用表。

（3）我們要使以完成的調(diào)用表的數(shù)據(jù)不隨被調(diào)用表的變化而變化的簡(jiǎn)單方法是，利用“選擇性粘貼”只保留數(shù)值。

（4）電子表格中數(shù)據(jù)的精確調(diào)用，匹配結(jié)果用0，A列要升序排，才能盡量避免出錯(cuò)。

（5）我們?cè)诓檎覅^(qū)域要連待返回值列一起選中，否則會(huì)出現(xiàn)#REF錯(cuò)誤。

（6）在公式中一定要注意調(diào)用區(qū)域的表示，如果是絕對(duì)調(diào)用，一定要加$確定范圍。