會計電算化的發展造成企業內部的控制問題與解決策略

郭秀紅

【摘要】會計電算化是會計工作現代化發展的必然趨勢，會計電算化在使會計工作的質量和效率提高的同時，也對原有的企業內部控制制度造成了極大的沖擊，許多新問題急需得到解決，因此需要建立一套適合會計電算化系統的內部控制制度，而且企業應當采取必要的應對措施，不斷完善企業內部控制制度，以更好地發揮會計電算化在管理中的作用。

【關鍵詞】會計 電算化 內控制度

隨著計算機在會計領域的應用與普及，現代會計的核算手段、操作技能、信息傳輸及應用環境、內部會計監督對象等都發生重大變化，基于傳統會計理論和手工操作基礎的內部控制制度受到了極大的沖擊，某些內部控制制度在新的環境下顯得落后了。

一、會計電算化下內部控制的變化

（一）內部控制的主要方向發生了變化

在電算化系統下，輸入數據的準確與否成了最基本的前提，財務數據的正確與否很大程度上取決于輸入數據的準確度。原手工下的一些內部控制措施在電算化下就沒有存在的必要了，如憑證的借貸平衡校驗；余額、發生額的平衡檢查；總賬與明細賬、明細賬與憑證之間的效驗；報表數據的勾稽關系檢查等。由于電算化系統的運用，大量的會計工作由計算機集中完成，憑證數據一旦錄入電算化系統后，即在軟件的控制下迅速、多次、毫無差錯地分別記入各種賬薄，所有的記賬、賬簿、會計報表的生成、預測等工作實際都是由電腦完成，只要憑證和會計軟件正確，其輸出的會計信息也必然是正確的，這就使賬簿之間的核對沒有必要了，編制科目匯總等試算平衡的檢查也成為多余。若操作人員在不經意的情況下輸入了錯誤數據，電腦無法自動識別，只能將錯就錯地得出錯誤的結論。

（二）會計人員職責、分工發生了變化

實行會計電算化后，會計部門內部單純的會計核算崗位被撤銷，增加了計算機操作、數據錄入、憑證復核、會計軟件維護、硬件維護、系統管理、等新的工作崗位，財務管理崗位比手工條件下劃分得更細、管理得更加深入。在電算化下必須針對新的組織機構和崗位分工重建其內部控制制度。在手工會計系統中，內部控制是建立在不相容職能分離及相應職責分工的基礎上的，一項經濟業務都要經過某些具有相應權限人員的審核和簽章。會計業務處理電算化為主后，財務人員的職能劃分發生了很大的變化，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，某些人員既可從事數據的輸入，又可負責數據的輸出和報送。因此，如果不加強內部控制，就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進行個性操縱處理結果，從而加大出現錯誤和舞弊的風險?？刂撇僮魅藛T的職責，也是會計電算化對內部控制提出的新要求。

（三）會計信息存儲的載體發生了變化直接記錄在電腦硬盤或光盤上的電子數據取代了手工會計環境下的紙質賬簿。電子數據與紙質數據相比，舞弊和犯罪的可能性更大，而且具有很大的隱蔽性和危害性。會計電算化的最大載體是會計軟件，如果會計軟件在安裝或者操作過程中出現了任何問題，就很可能導致系統中電子數據被破壞甚至丟失。因此，電算化會計要求提高內部控制的計算機技術和手段。會計電算化系統下財務數據的安全保護、備份和恢復、禁止非法操作等成為會計內部控制的又一項重要內容。

二、企業電算化會計信息系統內部控制現狀

（1）電算化會計基礎管理工作不完善。有許多企業在實現會計電算化后沒有按要求制定嚴格的、內容明確的、成文的內部管理制度：如上機操作管理制度、硬件、軟件管理制度和會計檔案管理制度等，對電算化的內部管理仍是使用原來手工系統下的財務制度，從而使基礎管理工作滯后于實際業務工作。

（2）企業對系統日常維護能力差，會計人員電算化水平較低。很多會計人員在上崗前會進行一些電算化培訓，但僅僅是最一般的電算化操作技術培訓，財會人員上崗后，也只能進行一些一般的電算化操作，很難適應日常維護、電算化管理、電算化組織與實施等高層次的電算化工作，會計人員電算化水平的提高，已是一個巫待解決的問題。

三、內部控制制度的完善

（1）提高會計人員素質。會計電算化對財務人員的綜合素質要求比較高，它涉及到財務會計知識、計算機運用、信息系統開發技術等多方面的知識。實踐證明，計算機本身出錯的幾率幾乎為零，但人為造成的出錯和舞弊現象有增無減，而且一旦出現錯誤，損失巨大。在會計電算化已經普及的背景下，一個稱職的財務工作者不僅需要扎實的專業知識和豐富的實踐經驗，同時必須要熟練地掌握計算機知識。經常對財務人員開展會計電算化內部控制風險的防范教育和業務知識培訓，增強風險防范意識，不斷提高財務人員業務素質、思想素質和職業道德素質，將會更加有效地防范會計電算化內部質量控制風險。

（2）建立全面規范的會計基礎管理工作。會計基礎工作主要指會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。其次用電子計算機進行會計核算，使用的會計軟件必須符合國家會計制度的規定。會計軟件是會計電算化的重要手段和工具，會計軟件是否符合國家統一的會計制度規定的核算要求，是保證會計資料質量和會計工作正常進行的重要前提。沒有很好的基礎工作，電算化會計信息系統無法處理無規律、不規范的會計數據，電算化工作的開展也將遇到重重困難。

（3）加強系統程序操作控制和系統文件安全管理控制。企業在實行會計電算化后內部控制重點發生轉移，所以企業必須對系統操作，如會計數據的輸入、輸出和處理過程進行嚴格的規范控制。比如要明確規定每個用戶的安全級別和身份標識，并分別定義具體的訪問對象。為了保障會計信息系統的正常運行，必須定期對系統的硬件和軟件進行檢查和維護，對系統運行過程中出現的故障及時進行維修并記錄，定時對軟件和硬件進行升級，以確保系統的安全和系統運行的效率。另外，系統文件應由專人負責保管，使用和修改必須經過有關領導審批，與系統無關的人員不得接觸系統文件，從源頭上確保會計數據信息的安全。

四、結語

會計電算化系統的產生，極大地提高了會計的工作效率，但是任何計算機系統都不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫，應順應會計電算化的發展潮流，建立和完善企業的內部控制制度，才能充分發揮會計電算化的高效性及準確性，確保企業財產的安全，為企業經營決策提供完整的信息，創造更高的效益。