關(guān)于檔案管理的若干思考

劉新玲

【摘 要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理面臨著新的發(fā)展形勢。本文主要是在檔案管理發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)在檔案管理存在的問題進行了分析，并且就這些問題，提出了一些建議。在檔案管理的發(fā)展新形勢下，要堅持科學(xué)的發(fā)展觀，堅持以人為本。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 思考 管理措施

在現(xiàn)代的社會發(fā)展中，檔案管理是一項非常重要的工作，其對歷史的研究和人才的使用等多方面都有著非常重要的影響。但是檔案管理是一項非常專業(yè)而復(fù)雜的工作，工作人員一定要具備相當(dāng)?shù)哪托暮椭斏鞯墓ぷ鲬B(tài)度，才能保證檔案管理工作有效的進行。另外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，相關(guān)的工作人員還需要學(xué)習(xí)信息化的管理技術(shù)。

一、檔案管理存在的問題

1.缺乏真實性

在現(xiàn)實的許多檔案資料中存在很多的失真現(xiàn)象。比如一些人員履歷表中的年齡、工齡、黨齡及學(xué)歷、學(xué)位信息等都容易出現(xiàn)一些造價的現(xiàn)象。這種失真的履歷中，使得人們在獲取信息也會出現(xiàn)錯誤，特別是這些人員的檔案資料要應(yīng)用到參加工作的時候，會直接影響到招聘的結(jié)果，嚴重的影響到了公平競爭。也不利于人才得到有效的優(yōu)化配置，管理人員在對人才進行任用時，主要就是看這些檔案資料，若是這些資料出現(xiàn)了造假，那么就很難做到人盡其用。而且檔案資料出現(xiàn)大量失真情況會嚴重的影響到管理工作人員的工作效率和質(zhì)量，讓人們無法對一些工作人員作出準(zhǔn)確的評價。

2.檔案管理制度不夠完善

在現(xiàn)代的檔案管理中，相關(guān)的工作人員還處在一個傳統(tǒng)的管理工作狀態(tài)，對檔案管理工作并沒有做到很好的重視。在他們看來，檔案管管理只是一種簡單的記錄工作，并且對這些記錄進行維護和保管，并不覺得這項工作有非常大的作用。因為管理工作人員是這樣的一種心態(tài)，所以相關(guān)的檔案管理制度也不夠完善。在檔案的分類進行管理工作時，容易無法做到有效的分類，或者在檔案的歸檔和管理中出現(xiàn)懈怠的情況。而且一般的檔案管理都是保密，并非公開的。所以在一些重要檔案的管理工作中，工作人員很容易出現(xiàn)“以檔謀私”的想象。

3.檔案管理缺乏創(chuàng)新性

檔案管理缺乏創(chuàng)新性主要表現(xiàn)在兩個方面：一方面是檔案資料填寫的內(nèi)容相對陳舊，沒有對其進行及時的更新，無法適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。檔案資料的內(nèi)容應(yīng)該可以有效的反映出當(dāng)時社會關(guān)系和政治面貌等基本信息。另一方面，檔案管理工作的方法也非常落后，許多工作人員在進行檔案管理時，還是采用紙質(zhì)的檔案管理方法，這種管理方法，工作效率極低，而且容易出現(xiàn)差錯，在進行查找差錯并且對差錯進行修正的時候，也是一項非常繁瑣的工作。

二、加強檔案管理的有效措施

1.加大檔案管理工作的投入

首先，應(yīng)該從思想層面上提升工作人員對檔案管理的重視。工作人員只有真正的認識到檔案管理工作的重要性，才能端正自己的工作太對，認真的進行管理，對檔案管理中的各項資源進行有效整合，加強對檔案的監(jiān)督和檢查。其次，領(lǐng)導(dǎo)人員對管理工作做到足夠的重視，是提高管理工作效率的重要前提，肯定檔案管理工作在管理工作的關(guān)鍵作用。第三，對檔案保管條件進行不斷的改善，確保相關(guān)的工作人員有一個良好的工作環(huán)境，相關(guān)部門要做到硬件和軟件的共同支持，只有這樣才能保證檔案管理工作的順利實施。

2.加強檔案真實性的審查

檔案有效性主要是依靠檔案的真實性才能發(fā)揮出來的，失真的檔案不僅會是對檔案管理造成影響，更是嚴重影響到了依靠檔案資料的相關(guān)工作。所以在進行檔案資料管理時，要嚴格的把對檔案材料的收集渠道進行嚴格的把控，保證檔案資料的嚴肅性和權(quán)威性。另外就是在日常檔案管理工作中，加強相關(guān)的審核工作。保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時做到對材料進行及時的補充和更新。這不僅需要工作人員有一定的專業(yè)技術(shù)能力，更為重要的是要有一個嚴謹、細致的工作態(tài)度。

3.加快檔案管理的信息化建設(shè)

在這個信息技術(shù)快速的發(fā)展時代，檔案管理工作人員首先要加快檔案管理信息化和數(shù)字化的建設(shè)。信息化和數(shù)字化的檔案管理工作不僅需要工作人員編制相關(guān)的程序和一定的檢索工具，還需要對檔案管理數(shù)字化，通過采用現(xiàn)代的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保證網(wǎng)絡(luò)化管理的有效實現(xiàn)。這項工作需要管理人員把之前的一切紙質(zhì)的資料都轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)信息存儲到相關(guān)的管理系統(tǒng)設(shè)備中，從而建立起相關(guān)的檔案信息庫，實現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。這樣非常方便檔案管理人員對檔案進行分類、管理和查閱。其次，建立起暢通的網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺。這樣便利于檔案管理人員對一些信息直接采集和核對，有效的提高了工作效率。

綜上所述，隨著社會主義經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在不斷的發(fā)展，通過對各種檔案進行管理，可以使我國的經(jīng)濟發(fā)展更加有序，確保對人員做到有效的優(yōu)化配置。為了可以有效的提高檔案管理工作人員的工作效率和質(zhì)量，減輕他們工作負擔(dān)，需要完善檔案管理制度、提高檔案的真實性，加快檔案管理信息化的建設(shè)，從而促進檔案管理工作不斷的向前發(fā)展。

參考文獻

[1]何淑冰.有效加強高校留學(xué)生檔案管理的若干思考[J].蘭臺世界，2016，18：53-55.

[2]陳瑞珠.加強高校人事檔案管理的若干思考[J].福建商業(yè)高等專科學(xué)校學(xué)報，2014，01：47-50.