關于檔案管理的若干思考

劉新玲

【摘 要】隨著現代信息技術的不斷發展，檔案管理面臨著新的發展形勢。本文主要是在檔案管理發展趨勢的基礎上，對現在檔案管理存在的問題進行了分析，并且就這些問題，提出了一些建議。在檔案管理的發展新形勢下，要堅持科學的發展觀，堅持以人為本。

【關鍵詞】檔案管理 思考 管理措施

在現代的社會發展中，檔案管理是一項非常重要的工作，其對歷史的研究和人才的使用等多方面都有著非常重要的影響。但是檔案管理是一項非常專業而復雜的工作，工作人員一定要具備相當的耐心和謹慎的工作態度，才能保證檔案管理工作有效的進行。另外，隨著信息技術的不斷發展，相關的工作人員還需要學習信息化的管理技術。

一、檔案管理存在的問題

1.缺乏真實性

在現實的許多檔案資料中存在很多的失真現象。比如一些人員履歷表中的年齡、工齡、黨齡及學歷、學位信息等都容易出現一些造價的現象。這種失真的履歷中，使得人們在獲取信息也會出現錯誤，特別是這些人員的檔案資料要應用到參加工作的時候，會直接影響到招聘的結果，嚴重的影響到了公平競爭。也不利于人才得到有效的優化配置，管理人員在對人才進行任用時，主要就是看這些檔案資料，若是這些資料出現了造假，那么就很難做到人盡其用。而且檔案資料出現大量失真情況會嚴重的影響到管理工作人員的工作效率和質量，讓人們無法對一些工作人員作出準確的評價。

2.檔案管理制度不夠完善

在現代的檔案管理中，相關的工作人員還處在一個傳統的管理工作狀態，對檔案管理工作并沒有做到很好的重視。在他們看來，檔案管管理只是一種簡單的記錄工作，并且對這些記錄進行維護和保管，并不覺得這項工作有非常大的作用。因為管理工作人員是這樣的一種心態，所以相關的檔案管理制度也不夠完善。在檔案的分類進行管理工作時，容易無法做到有效的分類，或者在檔案的歸檔和管理中出現懈怠的情況。而且一般的檔案管理都是保密，并非公開的。所以在一些重要檔案的管理工作中，工作人員很容易出現“以檔謀私”的想象。

3.檔案管理缺乏創新性

檔案管理缺乏創新性主要表現在兩個方面：一方面是檔案資料填寫的內容相對陳舊，沒有對其進行及時的更新，無法適應現代社會發展的需求。檔案資料的內容應該可以有效的反映出當時社會關系和政治面貌等基本信息。另一方面，檔案管理工作的方法也非常落后，許多工作人員在進行檔案管理時，還是采用紙質的檔案管理方法，這種管理方法，工作效率極低，而且容易出現差錯，在進行查找差錯并且對差錯進行修正的時候，也是一項非常繁瑣的工作。

二、加強檔案管理的有效措施

1.加大檔案管理工作的投入

首先，應該從思想層面上提升工作人員對檔案管理的重視。工作人員只有真正的認識到檔案管理工作的重要性，才能端正自己的工作太對，認真的進行管理，對檔案管理中的各項資源進行有效整合，加強對檔案的監督和檢查。其次，領導人員對管理工作做到足夠的重視，是提高管理工作效率的重要前提，肯定檔案管理工作在管理工作的關鍵作用。第三，對檔案保管條件進行不斷的改善，確保相關的工作人員有一個良好的工作環境，相關部門要做到硬件和軟件的共同支持，只有這樣才能保證檔案管理工作的順利實施。

2.加強檔案真實性的審查

檔案有效性主要是依靠檔案的真實性才能發揮出來的，失真的檔案不僅會是對檔案管理造成影響，更是嚴重影響到了依靠檔案資料的相關工作。所以在進行檔案資料管理時，要嚴格的把對檔案材料的收集渠道進行嚴格的把控，保證檔案資料的嚴肅性和權威性。另外就是在日常檔案管理工作中，加強相關的審核工作。保證檔案的完整性和準確性，同時做到對材料進行及時的補充和更新。這不僅需要工作人員有一定的專業技術能力，更為重要的是要有一個嚴謹、細致的工作態度。

3.加快檔案管理的信息化建設

在這個信息技術快速的發展時代，檔案管理工作人員首先要加快檔案管理信息化和數字化的建設。信息化和數字化的檔案管理工作不僅需要工作人員編制相關的程序和一定的檢索工具，還需要對檔案管理數字化，通過采用現代的信息網絡技術保證網絡化管理的有效實現。這項工作需要管理人員把之前的一切紙質的資料都轉化成數據信息存儲到相關的管理系統設備中，從而建立起相關的檔案信息庫，實現檔案管理的信息化和網絡化。這樣非常方便檔案管理人員對檔案進行分類、管理和查閱。其次，建立起暢通的網絡信息交流平臺。這樣便利于檔案管理人員對一些信息直接采集和核對，有效的提高了工作效率。

綜上所述，隨著社會主義經濟的不斷發展，檔案管理工作也在不斷的發展，通過對各種檔案進行管理，可以使我國的經濟發展更加有序，確保對人員做到有效的優化配置。為了可以有效的提高檔案管理工作人員的工作效率和質量，減輕他們工作負擔，需要完善檔案管理制度、提高檔案的真實性，加快檔案管理信息化的建設，從而促進檔案管理工作不斷的向前發展。

參考文獻

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