新時期地勘單位檔案數字化管理的思路探索

郭智敏 湖南省有色地質勘查局一總隊

引言：檔案管理工作對于地勘單位來說是非常重要的，然而隨著時代的發展，地勘單位的檔案管理工作卻暴露了很多的問題，這使得地勘單位檔案資料的保密性、時效性、完整性以及檢索工作效率等都受到了很大的影響，而對于檔案管理的數字化建設恰恰能夠對這些問題進行有效解決。

一、當前地勘單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員素質不足

地勘單位的檔案資料主要包括地質勘查資料以及行政管理資料兩部分，其中地質勘查資料的數量極大，內容相對復雜，這使得地勘單位的檔案管理工作比較偏重于科技檔案的管理，不僅有著很強的專業性，同時工作量也是比較大的，這就對檔案管理人員提出了較高的要求[1]。然而在實際上，大多數地勘單位往往將工作重心放在科研工作以及經濟效益方面，對于檔案管理工作并不重視，在資金、設備方面的支持也比較少，這使得地勘單位很難吸引到優秀的檔案管理專業人才，檔案管理人員大多存在著素質不高、業務能力不強的問題。同時由于工作強度較大，很多檔案管理人員在工作中往往還會出現應付了事的情況，這些都對檔案管理工作的開展造成了很大影響，同時也阻礙了地勘單位檔案管理的數字化建設。

（二）檔案檢索方式過于落后

從檔案管理專業的角度來看，信息系統的應用在這一專業中的應用已經比較廣泛，利用信息系統，不僅檔案管理的工作效率能夠得到很大的提升，同時檢索功能也能夠更加多樣化，滿足用戶的多樣化檢索需求。然而對于地勘單位來說，由于檔案管理工作一直得不到重視，因此，很多單位雖然已經展開了數字化建設，但卻并未能夠在檔案管理的實際工作中得到應用，因而大多數地勘單位的檔案資料檢索仍然以人工檢索為主，這不僅會極大的影響到地勘單位相關科研工作的開展，同時由于整個檢索過程完全由工作人員依靠人力完成，因而也會進一步增加檔案管理人員的工作量[2]。

（三）檔案保存缺乏可靠性

地勘單位不同于一般的事業單位，其在實際地質勘測工作中產生的檔案資料大多都具有著很高的科研價值，同時在礦產與土地資源的開發中也具有著非常關鍵的作用，因此一旦資料出現遺失會損壞，那么其造成的損失將是無法估量的，然而在當前的檔案管理工作模式下，檔案資料的完整性卻一直得不到有效的保證。首先，地勘單位的科研檔案資料使用頻率較高且數量較多，因而在手工操作過程中難免會出現損壞，如果檔案管理人員出現查閱記錄錯誤、未按照規定存放等情況，還容易造成檔案的遺失。其次，檔案資料大多為紙質，因而其本身會存在使用壽命的限制，一旦存放時間過長或是存放環境不符合要求，那么同樣很容易出現檔案的損壞。此外，很多地質勘測檔案資料還具有著較強的保密性，而當前的管理模式卻并不能夠有效避免檔案資料內信息的泄漏。

二、地勘單位實現檔案數字化管理的有效路徑

（一）構建檔案信息管理系統

檔案數字化管理的實現是以信息管理系統為基礎的，因此地勘單位需要充分利用網絡信息技術軟件開發技術等多種先進技術，將數字化的檔案信息管理建立起來，同時將所有檔案資料的類型、館藏數量、當前狀態等信息錄入到系統中來，從而借助相關輔助軟件實現對檔案資料的數字化管理。圍繞數字化的檔案信息管理系統，不僅要開發出多樣化的檔案資料檢索功能，如關鍵詞智能檢索、按時間檢索等，通是也要加快檔案資料電子化，實現檔案資料目錄生成、打印、信息共享等多種功能。此外，檔案信息管理系統還要注意權限管理與網絡安全防護，根據檔案資料不同的保密等級來設置相應的查閱權限，同時通過防火墻設置、物理隔離等方式來實現內外網的隔離，從而避免來自內部與外部的檔案資料竊取，保證檔案資料的機密性與時效性。

（二）強化檔案管理隊伍建設

檔案管理人員是檔案管理工作的主要執行者，只有建立起一支高素質的檔案管理隊伍，才能夠讓數字化的檔案信息管理系統得到充分應用，從而實現檔案的數字化管理，因此，地勘單位必須要將檔案管理隊伍的建設重視起來。從具體上來看，一方面要注意人才的引進，強調檔案管理在地質勘測、土地與礦產資源開發等工作中的重要性，提高單位領導人員對于檔案管理工作的重視程度，從而獲取更多的資金、設備支持，這樣一來，檔案管理人員的工作待遇與工作環境都能夠得到有效改善，自然也就能夠吸引到更多專業的檔案管理人才，從而提高檔案管理隊伍的整體素質[3]。而在另一方面，則要針對檔案管理人員建立完善的培訓管理體系，通過各種培訓教育活動來提升檔案管理人員的綜合素質與業務能力，同時也要注意對數字化信息系統的應用展開訓練，使其能夠盡快適應全新的工作形式與工作內容。

（三）完善檔案管理規章制度

檔案數字化管理的實現使得檔案管理的工作內容、工作形式等都發生了改變，因而檔案管理工作制度也必須要隨之做出調整。首先，要提高其他部門工作人員的檔案管理意識，使其能夠真正意識到檔案資料的管理并非僅僅是檔案管理人員的責任，從而在日常工作中積極配合進行檔案管理，并注意對檔案資料進行保護從而為檔案管理工作的卡其站創造良好的基礎條件。其次要針對檔案的收集、整理、存放、查閱等一系列環節制定明確的工作規范，明確各崗位的工作職責與義務，從而盡快實現檔案資料的規范化管理。

結束語：總而言之，當前地勘單位檔案管理工作存在的問題是比較多樣的，這不僅影響到了地勘單位的正常工作與職能發揮，同時也對檔案管理的數字化建設總愛成了一定的阻礙，因此要想實現地勘單位的檔案數字化管理，就必須要從信息系統建設、規章制度制定、管理隊伍建設等幾方面入手對這些問題進行解決。