關于檔案管理工作要點的分析

胡芝香 濟寧市公路管理局汶上公路局

一、檔案保護

1.紙質檔案除了防止光，濕氣，灰塵和氧化等，還需要降低原始檔案的利用率， 通常，使用復印件代替原件， 這不僅減少了原件的使用數量，而且減輕了原件的負擔。 它還使檔案得以充分利用，為社會服務，并更佳地維護檔案，讓其可以儲存更長的時間。紙質檔案的性能和存儲保管形式直觀，簡單，清晰，具有便于存儲和閱讀的特點。 紙質記錄材料的穩定性不能被電子文件代替。因此，在紙質檔案保護的過程中，要注意消除各種不利因素，使紙質檔案可以儲存數百年以至數千年。

2.電子檔案是社會進展的體現。它們便利，快捷，占用面積小，文件的使用不受時間，地點和距離的約束，可以與世界其他地方共享，它被廣泛使用。鑒于新載體文件的特性，為了安全地維護和運用它們，在運用計算機文件業務管理系統時，必須始終留意安全維護問題。當使用計算機進行編目，記錄，搜索，統計等時，應設置不同的操作員來訪問不同的內容。例如，在搜索統計信息中，不允許登錄和修改文件目錄以防止外部借用。文件管理器直接操作計算機來改正文件;因為不同保密級別的檔案設定不同的保護方法;對于長期存儲，不需要修改和更改的文件可以記錄在一次寫入CD-ROM上，以確保不會被改正。為了保護計算機系統中數據的安全系統，必須定期備份數據，關鍵數據該具有兩個以上的備份并單獨保管。此外，還需要采取一定的防病毒措施。因此，應該防止建立計算機安全系統。不允許使用外國磁盤，CD等，必須嚴格測試病毒。在證實沒有病毒后才能使用。

3.修復技術。紙質和電子文件在存儲時應注重方法和技術進行保護。 除了不同載體文件的不同維護方法外，修復技術也是檔案維護不可或缺的一面，檔案的運用壽命經過人工后天的修補延長。 例如，在使用過程中被污染的文件被凈化以恢復原始外觀;紙張呈黃色，脆性，褪色，擴散，浸透和朦朧，采用某些化學方法加固; 文件經過修復和托裱，以恢復原貌; 對電影檔案和磁文件進行除塵，凈化，還原褪色圖像等全是維護檔案的技術辦法。 這將使檔案館更好地為社會服務，為人類服務。

二、檔案管理

1.提高領導者和檔案管理人員的意識。檔案記載了該單位的各樣活動， 有關該單位的大量經濟，政治和文化信息，在審查歷史和概括單位經驗方面發揮著至關重要的作用。 同期，檔案管理是國家檔案事業的關鍵構成部分，做好該單位的檔案管理工作也很關鍵。 假如檔案管理職員沒有及時收到檔案，將導致這些檔案流失，導致檔案不完整和丟失，最終在將來的使用造成困難。 所以，有關領導和相關職員必須保持警覺，加強對檔案管理關鍵性的了解，有序地對該單位的數據文件進行管理。

2.加強自身的常規業務建設。管理者應始終注意其作為指導和監督的職責，而不是參與特定的工作。 通常，我們應該努力學習如何加強自己的指導能力。 例如，可以在互聯網上收集有關檔案管理的一些信息，或參加互聯網上的一些專業論壇和帖子欄，并與員工一起討論管理方法和管理藝術以提高自己的管理技巧。 每年的年度報告工作是檔案工作中的日常和基本業務工作。 這是檔案年度工作的重要組成部分，對加強檔案工作成果起到關鍵作用， 這也是檔案工作管理規范化的前提，是并且基本保證。 為了提升管理效率，檔案管理的管理職員可以組織對新職員實行短期培養訓練，來提高他們的專業才能，減少由業務不熟悉造成的錯誤。

3.對檔案工作業務要精熟。為了加強自身業務的建設，指導人員還必須了解館室的檔案，不光僅僅提升自己，確忽視了基本工作的實施。對于現有的在工作中的問題，需要按照國家和省級檔案機關發布的各類業務規范性文件及方法，及時提出解決方案，以防治平時工作中的錯亂和影響檔案管理的正常運行。例如，對于由不同理解引起的問題，一些檔案工作者在了解文書中“一事一卷”方法中的“一事”時也許是不準確的，以至產生“一文，一卷”鑒于這種狀況，指導人員必須及時，適當地利用各種可能性，例如年度量檢和案件質量檢查等，作出具體合理的解釋，糾正員工的不當行為。

4.創建完善網絡檔案管理。檔案工作有許多特點，如點多，面積大，線長。目前，大多數檔案室面臨人力短缺和資金短缺的問題。網絡檔案管理的創建在很大程度上緩解這一沖突，還是構建“國家數字檔案館建設與服務工程”項目的客觀需求。所謂的檔案引導網絡是建立由檔案管理部門領導的網絡系統。通過建立檔案引導的網絡，它有助于檔案工作的順利開展，也能夠共享兄弟檔案的信息，為日后借鑒經驗，降低彎路，提升工作效率供給了許多便利。在建立電子檔案管理時，有必要選擇具有良好的網絡技術的人員，并組成專門的指點和管理部門，以確保能夠準確地實施這項高技術和復雜的工作。

5.管理手段要與時并進。社會不斷前進，新事物不斷涌現，檔案管理行業不斷發展。就需要檔案指導人員的指點，以便與檔案的基本功能與時并進，而不是停滯在過去的管理辦法中。 在此之前，我們必須不斷提高業務水平。 比如，把過去的紙質檔案儲存改為現在的網絡管理，提升檔案的利用率;加強與其他檔案館的聯絡，借鑒他人的優勢，彌補本館的不足，進而推進本館的發展。

結語：在我國檔案業不斷發展的過程中，檔案的規模和檔案的內容也在不斷擴大，信息的傳播也越來越廣泛，檔案管理方法也得到了很大的提高。 因此，檔案管理工作人員素質也必須相應提升，以更好地促進檔案業的發展，也將對提升檔案管理質量起到重要作用。