城鄉居民養老保險檔案的規范化管理分析

孫桂業 萊州市土山鎮人力資源和社會保障所

一、前言

近年來，我國城鄉居民養老保險參保人數不斷增加，保險覆蓋面也不斷擴大，要求養老保險檔案管理工作水平也要逐漸提高，加強規范化管理，以滿足現代城鄉居民養老保險檔案管理需求。當前我國城鄉居民養老保險檔案管理工作中缺乏完善的規章制度，管理經費也較為欠缺，檔案收集與整理工作不夠嚴謹，嚴重影響檔案管理工作成效。基于此，采取必要措施，有效提升城鄉居民養老保險檔案管理工作規范化水平，以推動檔案管理工作的健康發展。

二、城鄉居民養老保險檔案管理現狀

（一）缺乏完善的規章制度

在城鄉居民養老保險不斷擴大覆蓋率的過程中，參保人數驟增，要求相關檔案管理工作也要及時加強，以滿足管理需求。但是目前城鄉居民養老保險檔案管理制度還不夠完善，導致日常管理工作較為混亂，整體辦事效率低下，難以充分做好養老保險服務工作。雖然城鄉居民養老保險檔案管理部門依據相關管理規范和條例對檔案管理和收集工作提出了明確要求，但是在實際工作中，依舊存在對參保人員的繳費、參保以及注銷等相關資料填寫不準確的情況，并且經常出現人為涂改以及印章缺失的問題，檔案資料嚴重缺乏準確性、完整性和客觀性[1]。

（二）管理經費不足

近年來，城鄉居民養老保險檔案管理工作量日益增加，管理工作經費需求也越來越多，但是實際上財政部分對檔案管理工作撥付的經費并沒有顯著提高，日常檔案管理工作經費比較緊缺。在保險檔案管理工作缺乏充足的資金支持情況下，很難有效開展全方位的管理工作，檔案管理工作效率也難以有效提升。

（三）檔案管理工作人員專業素養有待提高

基層檔案管理人員受到編制的影響，工作人數不多，但是面對大量的城鄉居民養老保險檔案管理工作，這些工作人員的管理工作較為繁重，很難抽出時間進行專業管理知識的學習。雖然檔案管理工作難度不大，但是在工作量驟增過程中，很難在短時間內達到規范化管理。大部分檔案管理工作人員的崗前培訓時間都比較短，專業知識大多都只是表面化學習，但落實到實際工作中，執行難度就比較大。一些基層檔案管理人員缺乏工作熱情，在工作中缺乏主動服務意識，細節工作也不夠全面，嚴重影響城鄉居民養老保險檔案規范化管理。

三、城鄉居民養老保險檔案的規范化管理措施

（一）建立完善的檔案管理制度

為了有效推進城鄉居民養老保險檔案規范化管理，首先需要管理部門完善的建立檔案查閱利用、立卷歸檔、崗位職責、移交、保密、庫房管理以及保管等多方位制度，并嚴格落實，保障城鄉居民養老保險檔案可以有序存放和妥善保管。在檔案管理制度當中，需要著重對檔案收集與整理工作進行規范化管理，對文件規范范圍進行明確劃分，并確定其保存價值，規定保管期間，要求管理人員對各類檔案資料做好整理和歸檔工作，保證資料的準確、完整和客觀[2]。在檔案管理中，要加強檔案管理信息化建設，重視管理電子檔案，并對電子文本做好脫機備份工作，結合紙質檔案進行聯系化管理，充分保障檔案信息的安全與完整。

（二）增加管理經費

在城鄉居民養老保險檔案管理工作中，為了有效提升工作規范性，還要重視增加管理經費，以充足的資金支持各方面管理工作順利開展。當地政府部門要在財政預算中納入城鄉居民養老保險檔案管理工作，增加相關工作的資金投入，保障檔案管理工作有充足的資金進行硬件設備和軟件設施的建設。在基層城鄉居民養老保險檔案管理機構，要根據工作需求，完善的配置電腦、滅火器、除濕機、密集柜以及檔案盒等基礎的設備設施，充分達到“十防”管理標準，保障檔案資料的安全與完整。

（三）做好基層檔案管理人員的培訓工作

城鄉居民養老保險檔案管理工作具有突出的專業性和政策性，各方面檔案資料都是參保人員享受待遇的關鍵性憑證，與參保人員的切身利益有直接關系，必須做好完善、規范的管理工作。為了有效推進城鄉居民養老保險檔案的規范化管理，需要對相關工作人員加強思想教育，使這些工作人員充分認識到保險檔案管理工作的重要意義，在提高管理人員使命感和責任感基礎上，有效提升檔案管理工作的規范性[3]。同時，相關部門要做好人員的培訓工作，除了上崗培訓，要積極組織多種形式的培訓活動，對各級經辦人員進行專業業務培訓，有效提升其專業化工作水平。另外，可以制定一定激勵和考核機制，提高工作人員學習主動性，積極參加各種培訓活動，并努力提高自身檔案整理、收集能力，在自身業務經辦能力與政策水平不斷提升基礎上，促進管理工作的規范化。

結束語：城鄉居民養老保險檔案管理工作質量，直接關系到參保人員切身利益，為了充分滿足現代保險檔案管理工作的需求，需要加強城鄉居民養老保險檔案的規范化管理。基于目前檔案管理工作中存在的問題，需要相關部門充分做好檔案管理制度的完善建設，加強管理人員的培訓工作，增加資金投入，以推進城鄉居民養老保險檔案管理工作效率和質量的全方位提升。