行政事務人員高效處理日常事務的相關技巧思考

蘇平 無錫市僑聯辦公室

在社會不斷發展的過程中，行政事務崗位也越來越受重視。相對于其他技術型崗位來說，行政事務人員的工作內容雖然比較簡單，但是卻非常繁瑣。行政事務人員不僅會處理各種信息資料，還會涉及到會議的安排、外來人員的接待等工作。由于所涉及到的工作內容比較多，所以行政事務人員也需要在日常工作中積極地創新工作方法，找到相關的工作技巧，從而提高處理日常事務的效率。這樣一來，行政事務人員的綜合素質才能夠得到有效的提升。

一、關于行政事務人員的日常工作類型

（一）信息處理

對于行政事務人員來說，信息處理是一項非常重要的工作。在社會飛速發展的背景下，內部信息對于事業單位而言，更是關系其生存和發展狀況的重要因素。而在日常工作中，不管是信息的收集，還是信息的整理，都與行政事務人員存在著非常密切的聯系。為了保證信息處理的質量，提高信息處理的效率。行政事務人員在信息處理的過程中就應該學會分類和梳理。比方說，運用分類臺賬法來將各種信息進行分類，按照信息的性質或者是輕重緩急程度來進行分類，從而更加有序地完成工作。

（二）協調內部關系

在日常工作中，溝通問題，也是影響到實際工作效率的問題。對于行政事務人員來說，具有良好的溝通技巧是非常重要的。對于行政事務人員來說，在處理內部關系時，應該保持全局意識，并且還需要做到職責明確、站位準確，從而幫助領導做好工作人員之間的關系協調，促進單位的內部團結。另外，針對某些簡單的關系處理，行政事務人員也可以在得到領導授權后進行妥善處理。對于行政人員來說，協調好單位內部關系非常重要。因為行政事務人員的日常工作涵蓋了各個方面的內容，需要與各個部門之間的人打交道，只有協調好關系，才能夠更好、更快地完成工作。當然，在與人溝通的過程中，行政事務人員也需要保持謙遜的態度，并且還需要保證言語準確。

（三）文檔處理

在事業單位不斷發展的過程中，行政事務人員的工作內容也變得越來越繁瑣，如今，在文檔處理方面，一般具體包括以下幾個方面的內容：其一，來文的處理。針對來文處理，一般包含著文件簽收、登記以及呈批等各個步驟。其二，各種文件材料。在這方面，不僅包含著對普通信函的管理，也包含著對各種原始數據資料的管理，其具體的步驟包括保管、歸檔，以及立卷等各個步驟。其三，各種電子電子文檔。針對電子文檔的管理，主要包括更新、保存以及備份等各個步驟。其四，發送傳真，以及接受、登記傳真等等。總而言之，文檔管理對于行政事務人員來說，不僅是一項基礎性的工作，也是一項極為繁瑣的工作。

二、關于提高日常事務處理效率的相關技巧

（一）學會舉一反三

由于行政事務人員平時所接觸到的工作內容都比較繁瑣，所以，在處理日常事務的時候，行政事務人員就應該學會舉一反三，不能一味地采用按部就班的方式進行，需要融會貫通，在接觸到一個新問題的時候，需要在最短的時間內觸類旁通，從而更快、更妥善地完成工作。在大部分的事業單位中，行政事務人員完成工作的及時性、效率以及工作質量，都是考評的依據。因此，在工作的時候，行政事務人員需要勤于思考，學會舉一反三，推進工作的有效進行。

（二）學會追根究底

追根究底，在這里并不是一個貶義詞，而是一種對工作認真負責的態度。針對比較重要的工作事項，尤其是單位領導特意交代的事務，適當的時候，都可以追根究底。很多時候，單位領導為了節約時間，在交代工作時沒有將整件事務表述清楚，那么為了能夠保證事務的完成質量，行政事務人員就必須學會追根究底，盡可能全面地了解有關事務的內容，并找到根本重點。只有這樣，才能夠保證工作的有效性和及時性，不至于出現與領導所交代的工作任務背道而馳的情況。

（三）學會進行全局統籌規劃

在實際的工作當中，為了能夠更好地完成工作，行政事務人員也需要進行全局統籌。根據工作的性質、工作內容的輕重緩急來進行合理地安排，有秩序、有計劃地完成各項工作。這樣一來，就能夠保證工作的完成效率，也不至于出現雜亂、無序的現象。比方說，在處理公文時，對于行政事務人員就可以先將公文進行分類，先處理緊急文件，再處理一般性質的傳閱文件。

結束語：總而言之，行政事務最為突出的特點就是繁瑣和復雜。除了上文明確例舉出來的工作外，還有其他各個方面的工作。雖然行政事務工作比較基礎，但是對于單位而言也具有著非常重要的意義。若是不予以重視，將會造成非常嚴重的后果。因此，在實際情況中，行政事務人員需要積極地創新工作方法，挖掘事務的處理技巧，在保證工作質量的前提下，提高工作效率。