公立醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理建設(shè)

牛靜麗

（邯鄲市第一醫(yī)院，河北 邯鄲 056000）

人事檔案管理在醫(yī)院的檔案管理體系當(dāng)中占有重要地位，因?yàn)槿耸聶n案記錄著醫(yī)院工作人員的重要信息，是醫(yī)院優(yōu)化人力資源管理的重要憑借。而在全面提倡精細(xì)化管理的背景下，公立醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)人事檔案的精細(xì)化管理，就必須重視現(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用，將信息化手段作為根本依托落實(shí)精細(xì)化的檔案管理目標(biāo)，建立完善的人事檔案信息化和精細(xì)化管理體系，用規(guī)范化的檔案管理推動(dòng)醫(yī)院的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

一、利用信息手段推進(jìn)人事檔案精細(xì)化管理建設(shè)的必要性

公立醫(yī)院要想從根本上保障人事檔案管理的質(zhì)量，找到提高管理效率的突破口，關(guān)鍵措施就是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新。于是開始有更多的公立醫(yī)院將人事檔案管理改革側(cè)重點(diǎn)放在管理模式方面，積極協(xié)調(diào)人事檔案管理當(dāng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)。精細(xì)化管理是一種以精細(xì)化理念為指導(dǎo)的管理過程，強(qiáng)調(diào)在檔案管理當(dāng)中明確和細(xì)化管理目標(biāo)，落實(shí)管理責(zé)任，確保檔案管理者意識(shí)到自身的工作職責(zé)，為醫(yī)院的檔案管理與建設(shè)提供規(guī)劃，保障目標(biāo)化和精細(xì)化管理體系建設(shè)效果。伴隨著醫(yī)療市場(chǎng)的擴(kuò)大和改革力度的增強(qiáng)，公立醫(yī)院對(duì)人力資源的需要逐步增多，使得人事檔案的數(shù)量迅速擴(kuò)大。人事檔案管理建設(shè)工作成為了醫(yī)院改革發(fā)展的關(guān)鍵任務(wù)，也要求公立醫(yī)院結(jié)合自身實(shí)際建設(shè)精細(xì)化的人事檔案發(fā)展管理規(guī)劃，讓醫(yī)院擁有更加清晰明確的仍是檔案管理目標(biāo)，通過目標(biāo)分解和階段性目標(biāo)的逐個(gè)達(dá)成保障人事檔案管理精細(xì)化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。而信息化手段是保障精細(xì)化檔案管理效果的關(guān)鍵要素，也是信息時(shí)代公立醫(yī)院得于穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。綜上所述，運(yùn)用信息手段推進(jìn)公立醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理建設(shè)這是一種必然，也具備突出的必要性。

二、公立醫(yī)院利用信息手段實(shí)現(xiàn)人事檔案精細(xì)化管理的策略

（一）構(gòu)建精細(xì)化人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)前的整個(gè)醫(yī)療市場(chǎng)正在不斷的擴(kuò)大，因此也讓公立醫(yī)院的整體醫(yī)療規(guī)模迅速增加，而每年都會(huì)有很多檔案種類和內(nèi)容增加。這些檔案涵蓋病案、人事檔案、文書檔案等多個(gè)內(nèi)容，分屬于不同的科學(xué)部門，但是不同科室間的檔案分類處于混亂和分散的狀態(tài)，很容易發(fā)生信息孤島問題，影響檔案管理的效率和信息的完整性。由此可見，傳統(tǒng)粗放化的檔案管理已經(jīng)無(wú)法適用于公立醫(yī)院當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀，亟需通過信息化手段的應(yīng)用做好精細(xì)化管理建設(shè)工作。人事檔案是公立醫(yī)院檔案管理重點(diǎn)，在人事檔案的精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)過程中，需要運(yùn)用多樣的數(shù)字化以及信息化技術(shù)構(gòu)建精細(xì)化人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案信息的統(tǒng)一性和完整性，滿足集中化和精細(xì)化管理的需要。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中需要設(shè)置不同的分區(qū)，按照檔案格式、時(shí)間、等級(jí)等進(jìn)行分區(qū)的安排之后，再對(duì)不同種類的人事檔案展開分類，實(shí)現(xiàn)全過程的信息化和精細(xì)化管控。公立醫(yī)院人事檔案信息的管理不僅包括信息存儲(chǔ)臺(tái)，還包括信息的查詢統(tǒng)計(jì)等多個(gè)功能。因此，醫(yī)院在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中，需要完善查詢、統(tǒng)計(jì)等方面的功能。例如，在使用查詢功能時(shí)可以選擇性的使用人員、內(nèi)容、模糊查找等方法；在使用統(tǒng)計(jì)功能時(shí)可以應(yīng)用到轉(zhuǎn)遞、查閱、借閱等功能。

（二）完善人事檔案管理制度以及系統(tǒng)

公立醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理建設(shè)目標(biāo)的達(dá)成，除了要有完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)作為平臺(tái)與載體支持之外，還需要有相應(yīng)的管理制度以及信息化檔案管理系統(tǒng)作為根本保障。對(duì)此，公立醫(yī)院需要在人事檔案管理制度和管理系統(tǒng)的健全以及完善方面投入更多的精力。第一，完善人事檔案管理制度，將精細(xì)化管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)投入到制度建設(shè)當(dāng)中。公立醫(yī)院的人事檔案管理制度主要給出的是傳統(tǒng)管理體系下的檔案管理規(guī)范，與信息時(shí)代下的檔案管理工作不適應(yīng)，因此需要在人事檔案管理制度建設(shè)方面進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和完善，對(duì)信息化的檔案管理工作模式以及信息化管理當(dāng)中要遵循的精細(xì)化管理目標(biāo)進(jìn)行明確說(shuō)明，讓相關(guān)的檔案管理者在處理人事檔案過程中擁有針對(duì)性的制度作為依據(jù)。第二，建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)，用精細(xì)化的管理要求完善管理系統(tǒng)。例如，在日常工作當(dāng)中對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中應(yīng)用的有關(guān)軟件系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，積極防范網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊問題，提高防火墻的安全性；做好數(shù)據(jù)備份以及保密工作，保證人事檔案信息的完整性與安全性。除此以外，公立醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)用戶的信息需要進(jìn)行分析和把握，以便能夠從大量的人事檔案數(shù)據(jù)當(dāng)中快速找到所需信息與數(shù)據(jù)，為人事檔案信息的利用創(chuàng)造良好條件，彰顯精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理是推動(dòng)醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展的重要保障，而人事檔案管理內(nèi)容多且復(fù)雜，因此加大了檔案管理的難度。傳統(tǒng)人工檔案管理模式在工作質(zhì)量和效率上得不到保證，而將信息化手段應(yīng)用到公立醫(yī)院人事檔案管理當(dāng)中則可以消除傳統(tǒng)管理當(dāng)中的弊端，提高精細(xì)化管理程度，實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理目標(biāo)。公立醫(yī)院要加強(qiáng)應(yīng)對(duì)信息化手段的應(yīng)用，并通過建設(shè)精細(xì)化人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、管理系統(tǒng)、管理制度等方式促進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)。