當前房地產檔案管理的現狀與分析

馬麗紅

摘 要：現今隨著我國社會經濟的快速發展，我國房地產行業的發展速度也有所提升，這使得房地產檔案管理工作的作用與價值也在不斷凸顯出來，并且房地產行業中所涉及的檔案資料類型較多，所涉及的內容也比較多，這給房地產行業中的檔案管理人員工作帶來很大的負擔，所以當前房地產行業必須要重視房地產檔案管理工作，并明確當前檔案管理工作當中存在的主要問題，結合實際情況制定科學合理的解決策略，從而更好地促進房地產行業檔案管理工作的有效開展，為房地產行業的發展帶來堅實有利的條件。

關鍵詞：房地產；檔案管理；現狀；對策

1.房地產檔案管理的現實意義

房地產檔案是在房地產審批、建設、管理等環節中，形成的具有一定價值的文件、圖紙、音像等不同載體形式的檔案資料。由于房地產檔案具有的動態性和廣泛性特征，使其成為今后城市規劃的決策依據，是我國實施財產清查的重要依據，也是解決房地產糾紛、化解產權爭議的主要參考資料。只有合理利用房地產檔案，才能發揮其應有的作用，避免房地產檔案資源的浪費。然而，從目前的房地產檔案管理實際來看，房地產檔案管理重資料管理，輕檔案利用；重檔案信息收集、輕檔案信息服務；缺乏有效的檔案信息檢索體系，檔案管理人員的素質有待提高等。因此，加強房地產檔案管理，合理利用檔案信息為決策機構、人們生活等方面提供信息服務，具有非常重要的現實意義。

2.房地產檔案管理的現狀

2.1房地產檔案管理缺乏制度化

檔案管理制度是保證檔案管理工作的關鍵，但目前我國很多房地產企業在檔案管理制度的建立上還不到位，房地產檔案的整理、保管等方面制度不夠健全，部分房地產企業雖然建立了檔案管理制度，但卻并沒有將制度真正的貫徹執行，房地產檔案管理工作人員對檔案管理的重視度不夠，文件資料整理不及時，亦不能及時發布相關有效的房地產政策，無法滿足房地產用戶需求。

2.2房地產檔案管理人員的素質有待提高

隨著檔案數字化步伐的加快，提供高質量的房地產信息服務成為今后檔案管理人員的主要工作內容，這就要求檔案管理人員不僅要具有房地產檔案知識，還要具有敏銳的信息洞察力，能夠根據用戶的需要，提供有價值的房地產檔案信息給用戶；同時還要具有相應的信息技術，能夠創建動態的信息界面，這就使得僅僅具有檔案管理知識的檔案管理人員面臨著素質與能力的提升問題。

2.3欠缺完善的檔案檢索體系

在網絡信息技術快速發展的今天，檔案管理工作已經逐漸被信息化所替代，這為檔案管理工作提供非常多的便利和幫助。但在房地產企業中并沒有建立完善的檢索體系，并沒有快速地查找到相應的房地產檔案內容，這會對房地產的后期工作帶來一定的影響。

2.4房地產檔案的利用率不高

建立房地產檔案的目的，就是為了讓檔案用戶使用，最大限度提高其資源利用率。而從房地產檔案管理的實際來看，房地產檔案的開放度極低，即使檢察院要獲取相關的房產資料，也有相當的難度，對普通老百姓來說，想利用房地產檔案資料來化解糾紛，在當前實施起來很困難。

3.房地產檔案管理的有效措施

3.1與時俱進，實現管理現代化

房地產檔案數量越來越大，檔案材料種類越來越多。與時俱進，加強房地產檔案現代化管理，才能幫助用戶全面利用房地產檔案，促進檔案管理工作的進行。首先，房地產企業應樹立房地產檔案現代化管理的意識。隨著時代的發展，房地產檔案材料的增加，增加了檔案保管和利用的困難，傳統的檔案管理方式己經不能保證檔案整理的便捷高效，導致管理檔案的大量積壓，無法適應房地產檔案管理工作的發展。只有與時俱進，實現房地產檔案管理的現代化，規范檔案管理工作，才能有效地解決檔案積壓的問題。其次，應逐步將檔案現代化管理與利用納入工作計劃，列入檔案現代化管理重要目錄進行考核，完善檔案管理的現代化考核制度。這樣不僅能夠督促房地產檔案管理工作的進行，也能在考核中發現檔案管理的不足，便于上級領導根據考核的狀況，有針對性地解決檔案工作中實際存在的困難和出現的問題。

3.2全面提升房地產檔案管理人員的專業素質

做好房地產檔案管理工作，除了建立完善合理的檔案管理制度外，提高房地產檔案管理的專業素質也十分重要。人才是事業的基礎，檔案管理工作的高效執行，需要檔案管理組織擁有業務水平過硬、綜合素質優秀的檔案管理人員。管理隊伍水平的提升，需要房地產企業不斷進行現有房地產檔案管理人員的針對性培訓，加深其對于檔案管理工作的認識，意識到檔案管理工作的重要性，并通過持續的培訓過程中不斷提升其檔案管理技能。

3.3加強客戶研究及深層次的信息服務

對房地產檔案用戶進行調查研究，確定用戶的信息需求方向，有針對性地為客戶開發相應的服務。例如，在房屋拆遷中，有的民宅雖然被列入文物保護，由于年代久遠，很難出具相應的證明，這就為房地產檔案信息服務提供了方向。房地產檔案管理整理出相應的資料，供用戶查詢，然后利用原始檔案資料，為用戶維護合法利益，還可以收取合理的費用。

3.4確保檔案信息檢索體系的科學性

應該建立完善的、科學有效的檔案信息檢索體系，應該對房地產檔案資料進行有效的整理，及時解決和完善其中存在的錯誤問題等，有效保障檔案信息的真實性，還要做好檔案的分類工作，運用案卷號、文號以及分類等形式對其進行分開和增量，并借助先進的網絡信息技術，設計電子檔案部分，防止檔案信息因各種因素的出現丟失或損壞等問題，從而為發揮檔案價值和作用提供有利條件。

4.結束語

綜上所述，房地產檔案管理部門必須深入市場、深入社會、貼近民生，及時發現檔案管理存在的問題，采取針對性強的改善措施，通過規范房地產檔案管理行為，制定檔案管理制度，重視檔案管理人才培養，采用先進性的管理，提高管理人員風險意識等一系列手段，有效地提高房地產檔案管理工作效率和質量。

參考文獻

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（作者單位：齊齊哈爾市不動產登記中心）