檔案管理在企事業單位存在的問題及對策

陳春榮

[摘要]原始記錄性是檔案的本質屬性。人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄被統稱為檔案。檔案管理是國家檔案事業最基本的組成部分，亦是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。以下是我本人針對當前我國檔案管理工作中存在的問題，提出一些合理化的建議和應對對策，旨在為有效地促進檔案管理工作更好更快地發展盡一份力。

[關鍵詞]檔案；檔案管理；問題；對策

我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現統一稱作“檔案”。

檔案是記錄歷史、社會以及人類信息的一個重要載體，是企事業單位信息管理的重要部分。檔案管理亦稱檔案工作。隨著我國現代化建設的速度加快，檔案管理工作對于社會的發展進步，以及企事業單位的工作展開都有著十分重要的意義。檔案管理工作是否科學，關系著企事業單位的正常運行和發展。因此，各單位要對檔案管理的重要性給予充分、足夠的認識。近年來，我們欣喜地看到，檔案管理工作有了一定的發展，但同時也顯現出一些問題端倪。

隨著計算機信息技術的迅速發展，檔案管理已成為企事業員工人事管理工作中的一個重要組成部分。檔案管理工作的重點在于為企事業的決策者提供及時準確的員工信息，在員工職位晉升、績效考評等活動中的作用日益重要，同時，檔案信息資源的利用也逐步受到社會的重視。

企業人事檔案記載著很多優秀的員工業績，是進行科學分析，揚長避短，制定企業發展方向的重要依據。而人事檔案是在企業在人事管理工作中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各種載體檔案。

一、檔案管理中存在的問題

1.制度需進一步完善

檔案管理工作制度匱乏。具體到企事業檔案工作中，我國檔案管理工作的管理范圍有限，檔案利用率低，檔案信息的安全性和保密性差，檔案在收發過程中管理不嚴密。時常出現有借無還、缺乏記錄、流失嚴重等現象。

所以，檔案工作常常顯現出缺乏專業化、系統化、長期化的有效管理，這些狀況嚴重阻礙了檔案管哩的現代化進程。

2.技術需進一步加強

檔案管理需要實現數字化、網絡化。傳統紙質檔案的保存不僅會占用大量空間，收發和查找也很煩瑣，而且隨著時間的推移，很容易因為紙的老化或者蟲蛀問題帶來檔案信息的缺失。而在開展網絡化建設的同時，部分單位忽視了網絡信息的安全管理。我們知道，科學技術是一把雙刃劍。很多檔案在實現網絡傳輸，節省很多時間、物力和財力的同時。往往忽略網絡還存在著一定的風險，如在傳輸過程中很可能會造成檔案的缺失甚至檔案信息的泄漏等等。

3.人員素質需進一步提高

人才的競爭已然成為競爭中新的制勝法寶。目前，隨著市場經濟的發展壯大，競爭愈加激烈，很多企事業單位已經意識到了人才的重要性，并開始加快本單位的人才隊伍建設。然而在檔案管理這方面，依然存在管理人員專業度不強，綜合素質有待提升的問題。有的單位檔案管理還處于收發、查找、保管階段手工操作的“原始階段”，缺乏現代化信息技術的熟練使用，加之主要單位領導對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理工作根本無足輕重，不需要花費太大的人力物力在這上面，這樣一來檔案管理人員的專業能力和文化素質很難保證完全符合崗位的需求。由于對檔案工作不重視，有些企事業單位在進行人員招聘時，錄用的檔案管理人員往往是非專業的。這些人員也許可以由最初對工作的不了解，變得漸漸熟悉。能夠完成基本的工作任務，但是由于“先天不足”，后期又缺乏專業培訓，檔案管理工作還是會按部就班地遵循老一套的管理模式，不利于檔案管理的長期發展。

二、解決檔案管理問題的對策

1.基礎的基石是制度

《檔案法》是目前我國檔案工作所遵循的主要法律。因此，檔案工作需依照《檔案法》的相關規章制度，依法辦事，并結合本單位檔案工作的實際情況，制定一套適合于本單位的行之有效的管理制度。而法制化是做好檔案管理工作的一項重要的基礎，要做好檔案管理工作必須以依法治檔為根本，落實好檔案管理制度化。

2.關鍵的環節是技術

當今時代，檔案管理各項工作信息化步伐逐漸加快，檔案管理實現數字化已成必然趨勢。實現檔案管理的數字化，既能有效規避紙質檔案難以保存的劣勢，實現檔案管理同現代技術的有機結合，又能導引檔案管理工作走上良性發展的軌道。因此，檔案工作要努力實現檔案管理同現代科技的有效對接，利用計算機等現代化管理，計算機的一些工作方法。比如排序等減少檔案工作的煩瑣和重復勞動。同時，既省時省力還可以減少人為的錯誤，有效提高工作效率。

在實現數字化、網絡化的同時，檔案管理工作一定要注意信息設備的安全性、穩定性，還要對檔案的電子信息進行備份，以防丟失。

3.核心保障是人才

只有專業能力和文化素養同時具備的管理人員，才是合格的檔案管理人員。才能為檔案管理的長遠發展提供有力保障。

科技再進步，檔案管理工作還是離不開人的操作。因此，要重視檔案管理人員的素質提升。檔案管理人員須端正思想，充分重視檔案管理的重要性，服務大局，腳踏實地，做事有耐心，工作須細心，富有責任心。檔案管理工作中，既要重視專業素質的培養，定期對現有員工進行培訓，包括檔案管理的基本應用、計算機應用操作、外語的使用能力，還要注意管理人員思想覺悟的提升，做到對與本單位核心工作相關的專業知識的了解。

三、總結

綜上所述，隨著科技的進步、社會的發展，企事業單位必須不斷深化對檔案管理的認識，做到從觀念上重視、從技術上支持，以制度建設為前提，以人才保障為后盾。對于檔案管理中存在的問題要不斷總結，及時分析，積極探索新的有效對策，努力實現檔案管理的科學化、現代化。只有這樣，我國企事業檔案管理工作才能跟上時代發展的步伐。