公務活動中應高度重視“函”的使用

李梅

摘要：從起草者的角度來說，明明知道應該使用函卻使用了請示，這種情況實屬無奈，而從領導的角度來講，這種混用確實是對公文知識尤其是對函的使用規定缺乏正確的理解造成的。

關鍵詞：公務活動；公務函；使用；問題

曉玢是龍騎地產公司辦公室新招聘的文員，有一天，辦公室的林主任交給她一項寫作任務，主題是向西山區國土局申請購買位于羊市口西山腳下的一塊土地。

曉玢很快擬好了稿件。以下是曉玢所擬寫的文稿內容：

辦公室的林主任看完曉玢寫的這份公文，很生氣。打回去叫曉玢重寫。為什么林主任很生氣呢？因為曉玢犯了一個不應該犯的錯誤，最起碼在文種的選用上就是錯誤的。而曉玢覺得自己很委屈，心想：難道請求事項不是用“請示”嗎？

“請示”是用于相隸屬的上下級機關。也就是說請示的行文機關之間必須存在“領導”和“被領導”的行政關系，或者在相關的業務范疇有著“指導”和“被指導”業務歸口關系，請示是下級機關用來向上級機關“請求”或者“批準”有關事項的上行文件，是標準的上行文種。前面曉玢所擬寫的文稿在文種的選用上就出現了錯誤。“龍騎地產公司”與“西山區國土局”這兩個單位顯然不存在“領導”和“被領導”的行政關系，業務上也沒有“指導”和“被指導”的業務歸口關系，因此曉玢使用“請示”文種行文肯定就是不對的了。不能用“請示”行文改用“函”行文可以嗎？我們接下來看看函的適用范圍。

“函”這個文種是用在不相隸屬機關之間，在公務活動中相互進行工作的商洽、詢問和答復問題、以及請求批準和答復審批事項的時候所使用的平行公文文種。按照這個規定，曉玢在選擇文種的時候就應該選用“函”來行文。

在現實工作中，類似像曉玢這樣出錯的情況比比皆是。有的地方明明就該使用“函”請求批準事項卻使用了“請示”。例如：醫院向所在地供電部門要求增加用電量，本就應該使用“函”行文。因為供電部門是這項工作的主管部門，而醫院要求增加用電必須要征得供電局的同意，但醫院和供電局沒有上下級的關系，所以行文要用函。而醫院卻選用了“請示”行文。這樣的行文結果，直接導致“函”處于被“請示”、“批復”等等文種邊緣化或者掩埋的境地。顯然這是一種非常不正常的現象。

“函”之所以處于這樣一種境地，其原因大概有以下幾個方面。

一、起草公文的人認識上的原因

因撰寫公文的人不注重學習和領會公文的相關規定，對“函”的適用范圍模糊不清，對其缺乏明確的認識，所以只要是需要向相關的主管部門請求批準事項的行文，一概認為是需要請示對方，自我感覺要“低人一等”，于是就以“請示”替代“函”去行文，從而導致了文種的誤用。

二、發文機關簽發人的原因

在大多數情況下，公文的撰稿人能正確選用函向有關主管部門請求批準事項，卻不能過本機關簽發領導這一關。例如，某廠舉辦文化班，需要聘請一名英語教師，向某學校行文，有關人員最初選用的文種是“函”，但領導者認為函不算是正式文件，用函來請求人家批準解決這個問題，不能表達自己謙恭的態度，擔心會影響到問題的解決，所以最終還是被領導者改寫成“請示”。從起草者的角度來說，明明知道應該使用函卻使用了請示，這種情況實屬無奈，而從領導的角度來講，這種混用確實是對公文知識尤其是對函的使用規定缺乏正確的理解造成的。

三、受文機關思想意識的原因

受文機關思想意識上的問題是造成“函”錯用的原因，也是主要的癥結所在。在公務活動中，有關主管部門大權在握，有權利審批某一事項，于是不管機關之間是不是具有領導和被領導的隸屬關系，不自覺地就把自己放在高高的領導機關的位置上，以上級機關自居，認為函只是直來直去的平行公文，用它來使喚我這個主管部門辦這辦那，小看了本機關。于是，一定要對方采用“請示”行文。如若不按照這個意圖行文，就給對方設置一大堆不必要的障礙。而當對方采用“請示”行文，便又會采用“批復”給對方回文。例如：某縣工業局向該縣財政局申請購置防暑設備的經費，將題目擬寫成《某縣工業局關于申請購置防暑設備經費的函》，文種的選用我完全正確。縣工業局與縣財政局是不相隸屬機關，平級的關系，按照公務文書的法規規定，這樣的機構之間行文應當使用“函”。然而，這份沒有問題的公文發出后卻杳無音訊。后來，相關人士道出實情，之所以會出現石沉大海的原因，是行文沒有采用“請示”。后來該縣工業局只好將“函”修改成了“請示”，之后很快便收到該縣財政局的“批復”。

“函”是我國15種現行的黨政公文之一，被列為主要的公文文種。函的發文和受文機關之間，不存在職權上的領導和被領導的關系。在實際工作中，除了有上下級隸屬關系外的一切組織之間進行公務活動（相互商洽工作、詢問和答復問題等等）的時候都可以使用函來行文。但由于“函”具有向有關主管部門請求批準的功能，所以在公務活動中人們常常把“函”與“請示”混用，給正常的公務活動造成了困擾和麻煩，這樣的錯誤必須要進行糾正，因此需要從幾個方面入手：

首先，應當在思想上高度重視“函”的重要地位及其功用，不要把普通的“便函”（ 便函是現實生活中常用的一種日常應用寫作的文種。）當做是公務文書的“函”，不能混淆不清。

其次，加大力度宣傳公文法規，特別是對公務文書“函”的使用的相關規定。弄清函的適用范圍，從根本上杜絕錯用、混用現象的發生。

最后，起草者、簽發人以及受文單位應協調聯動，嚴格按照公文法規規定行文。有關主管部門之間要相互溝通和理解，確保作為公務文書的“函”這一文種使用的正常化、規范化。