醫院檔案信息化建設分析

歐陽麗娜

本文首先闡述了傳統檔案信息管理存在的缺陷，接著筆者針對醫院檔案信息化建設提出了相應的對策，旨在可以為相關人士提供有價值的參考信息，供以借鑒。

我國經濟水平的發展與進步，在很大程度上促使醫院的社會功能也朝著多樣化的方向發展。尤其是檔案管理在醫院管理當中占有著重要的位置，其作用在臨床、科研等相關活動中逐漸凸顯出來。不僅如此，基于信息時代的背景下，計算機技術、多媒體技術等在相關領域得到了廣泛的使用，在這種浪潮之中醫院檔案管理也開始朝著信息化的方向前進。

1 傳統檔案信息管理存在的不足

1.1 檔案管理人員沒有較強的管理責任意識

一些管理人員的思想依然停留在傳統階段，沒有較強的管理意識，尤其是就某些文件資源而言無法及時做好移交與歸檔工作，顯然這樣很容易衍生出諸多問題。一些重要的照片存儲以及移交都沒有安排專業人士管理，這樣就會致使資料發生丟失的情況；還有某些科室沒有在第一時間搜集實物影像資料，這樣就會在很大程度上致使資料始終處于不完整的狀態，沒有較高的保存價值。

1.2 檔案管理模式無法順應時代的發展

通常情況下，傳統檔案主要由以下幾種方式構成：一種是紙質文件；另一種是紙質檔案，同時管理大部分都是采取人工的方式進行的，這樣就會致使相關人員有著較大的工作量。不僅如此，在對檔案信息進行查詢的時候，人為操作是非常浪費時間和精力的，同時也沒有較高的工作水平，出現錯誤的概率比較大。由此可見，傳統檔案管理理念不單單在搜集檔案信息以及使用檔案時產生了較大的影響，而且也不利于醫院未來的發展，基于這種背景下對其加以優化與創新是時代所需。

1.3 醫院檔案管理質量依然處于落后的狀態

所謂醫院檔案，實質上是醫院日積月累的各種載體材料，有著較多的類型，如賬簿、榮譽、病例等，詳細記載了醫院的發展歷程，同時在醫院管理當中扮演著不可或缺的角色。但是盡管在醫院中已經普及了計算機與網絡技術，但在檔案管理方面卻很少使用。這是因為大部分醫院還采取人工的方式收集檔案，這樣不但會加劇醫院的管理成本，而且還會阻礙信息的共享與整合，繼而對醫院管理效率的提升帶來直接的影響。

2 針對醫院檔案信息化建設提出的有效對策

2.1 重視醫院檔案信息化管理的安全性

盡管檔案信息化管理快捷、高效，然而應用技術依然處于不成熟的階段，這樣很容易衍生出網絡安全等相關問題。因此，在提高檔案信息化管理水平的基礎上，應當采取有效措施，將傳統紙質檔案管理有機的和電子檔案管理結合在一起，進而更好的彌補彼此的缺陷。不僅如此，還要結合國家《檔案法》等相關制度規范電子檔案操作，同時還要針對各種格式的電子文檔，例如影響、文檔等做好數字化處理工作，進而為文檔儲存的安全性提供應有的保障。

2.2 積極開展檔案管理人員信息化培訓工作

縱觀歷史發展進程來看，一些醫院無法意識到檔案管理人才的重要性，在大部分醫院當中，一些管理人員出現身兼多職的情況時有發生，幾乎在檔案信息管理上沒有豐富的實踐經驗。究其原因在于，醫院沒有對這類管理人員開展相應的培訓工作，這樣久而久之就會致使這些人員不能更深層次的了解與認識，同時在管理質量上也不會存在創新性。從發展的角度可以看到，檔案管理水平的優劣與相關人員的綜合素養有著密切的聯系。因此，醫院應當在指定的時間內對這些管理人員進行系統性的培訓，其目的是為了促使檔案管理意識可以深入到所有管理人員的心中，特別是在計算機技術、信息設備使用等相關方面要做好重點培訓工作。

2.3 科學運用網絡資源

我國科學技術的日益完善，促使我們醫療行業得到了蓬勃的發展。從當前的發展趨勢來看，醫院經過日新月異的變化，其中的名醫也會變得愈來愈多，藥方得到了大幅度的提高，醫案如汗牛充棟一般充分的呈現出中醫辯證論治思想的無形財富，這些財富都是值得后人借鑒與學習的。由此可見，通過檔案的信息化，能夠促使這些資源得到更為全面的利用。所以，相關人員應當充分利用檔案信息化的契機，對文獻資料、名醫醫案等采取電子文件的方式做好分類保存工作，并積極運用醫院局域網進行上傳、搜索，這樣做不但可以更好的保護檔案原件，減少原件出現損壞的情況，而且也能提高相關人員的專業技術水平，進而推動醫療行業的不斷發展。針對醫院來說，檔案信息化的實現不單單把“死資料”變成了“活資料”，而且還對醫院的學術傳承帶來了較大的益處。

2.4 加人檔案軟硬件基礎設施建設的力度

從當前的發展趨勢來看，醫院中還是以紙質檔案為主，這種現象在溫度、防火等環境下，都會對檔案庫房的安全性提出諸多的要求。然而大部分醫院中的檔案庫房都小，這對檔案的長期存儲會帶來直接的影響。因此，在實際進行檔案信息化建設的時候，軟件與硬件基礎設施的建設環節都是不容缺少的工作任務。通常情況下，硬件設施實際上是指和現代化管理工作一起應用的計算機、錄入系統等，比如照相機、打印機等，同時還包含了防火防盜的設備等；針對軟件設施來說，實質上涵蓋了檔案管理軟件以及相關管理文件，比如計算機操作系統、信息安全軟件等，同時還涵蓋了相關人員的具體職責等。不僅如此，電子技術得到了突飛猛進的發展，同時也加快了設備更新的腳步。因此，在安裝設備的過程中，應當將冗余度等相關因素考慮在內，同時還要做好前期規劃工作，為設備的順利升級提供應有的保障。

通過以上內容的闡述，可以得知：在對醫院檔案進行管理的時候，應當采取針對性的措施促使所有員工意識到檔案信息化建設的重要性，在此基礎上從重視醫院檔案信息化管理的安全性、提高檔案管理人員的綜合能力、科學運用網絡資源、加大檔案軟硬件基礎設施建設的力度這幾個方面著手，只有這樣才能促使檔案工作在醫療行業中發揮出應有的價值。