關(guān)于做好事業(yè)單位檔案管理工作的思考

周燕

檔案管理在事業(yè)單位中占據(jù)著極為重要的位置，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已經(jīng)不能和時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，傳統(tǒng)的檔案管理方法效率不高、記錄和保管的質(zhì)量較差。因此，在新形勢(shì)下改革事業(yè)單位管理的工作方法成為事業(yè)單位改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容。對(duì)此，本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，闡述了事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，并對(duì)做好事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策進(jìn)行了探討，以供參考。

檔案工作具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和機(jī)密性，其可以促進(jìn)工作質(zhì)量和水平的有效提高，同時(shí)也是維護(hù)現(xiàn)階段視野單位歷史材料的有效途徑。因此，將一個(gè)科學(xué)有效的檔案管理機(jī)制建立起來(lái)，可以促進(jìn)工作質(zhì)量和工作效率的提高，在工作中，各個(gè)部門(mén)都要高度重視起管理工作的重要性，從而促進(jìn)整個(gè)單位的良好發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位檔案是一種備查資料，是其內(nèi)部工作開(kāi)展中產(chǎn)生的有價(jià)值的材料信息的總和，其中對(duì)事業(yè)單位發(fā)生的真實(shí)工作內(nèi)容和歷史發(fā)展?fàn)顩r予以了詳細(xì)記錄，分類(lèi)保管其中有價(jià)值的部分，在需要的時(shí)候當(dāng)作歷史憑證運(yùn)用，其具有可靠、真實(shí)的特點(diǎn)，所以檔案一般都是事業(yè)單位的歷史備查資料。此外，在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中檔案充分見(jiàn)證了整個(gè)歷史，在事業(yè)單位的工作開(kāi)展中檔案管理發(fā)揮著極為顯著的作用，其具備的歷史憑證是無(wú)可替代的，除此之外，檔案的宣傳教育作用也十分明顯，它存儲(chǔ)并傳承了過(guò)去事業(yè)單位工作記錄和知識(shí)，以便于之后工作的順利開(kāi)展，這種服務(wù)型的發(fā)展趨勢(shì)具有宣傳教育功能，如在舉辦歷史作品展的時(shí)候檔案就是其中展覽的一部分，也可以將其制作成影像資料進(jìn)行傳播，發(fā)揮引導(dǎo)、教育的效果。

二、做好事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

事業(yè)單位應(yīng)樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的大力發(fā)展，事業(yè)單位逐漸向服務(wù)化方向發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)將服務(wù)意識(shí)樹(shù)立起來(lái)，將檔案工作的服務(wù)職能充分發(fā)揮出來(lái)，這樣才可以彰顯出檔案管理的價(jià)值。在平時(shí)的檔案工作中，管理者需要不斷將服務(wù)意識(shí)增強(qiáng)，積極創(chuàng)新原有的陳舊檔案管理理念，使全新的、與時(shí)俱進(jìn)的檔案服務(wù)模式形成，而不只是當(dāng)作一項(xiàng)工作對(duì)待，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中貫穿服務(wù)的理念。在實(shí)際工作中應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化事業(yè)單位各部門(mén)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，進(jìn)而更好地搜集、保存有價(jià)值的檔案信息。在新形勢(shì)下，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)檔案已成為大勢(shì)所趨，在不斷佤山的服務(wù)制定下，可以更為便捷、高效的進(jìn)行管理，促進(jìn)其工作實(shí)效性的提高，這種管理方式還需要工作人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)，對(duì)計(jì)算機(jī)的操作技能予以熟悉，把大干的預(yù)見(jiàn)性作用充分發(fā)揮出來(lái)，可以提供更好的服務(wù)。

建立健全檔案管理工作制度

事業(yè)檔案要積極對(duì)諸多的檔案資料的管理制度予以完善和建立，如此，事業(yè)單位的檔案管理工作才能做到有法可依、有章可循，對(duì)檔案管理工作人員步入正軌的發(fā)展渠道有利，也能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。現(xiàn)階段，社會(huì)發(fā)展速度日益加快，以往的檔案管理工作的規(guī)章制度較為陳舊，已經(jīng)和當(dāng)前的社會(huì)需要遠(yuǎn)遠(yuǎn)不符，事業(yè)單位要第一時(shí)間對(duì)工作制度予以改進(jìn)，在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，事業(yè)單位的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)童制度，使檔案管理制度的執(zhí)行力度得到有效保證，讓檔案資源得到合理有效利用和開(kāi)發(fā)。

提高檔案管理人員的素質(zhì)

優(yōu)秀的檔案管理工作人員可以確保事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展，首先，事業(yè)單位要聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富、高素質(zhì)的檔案管理工作人員。此外，針對(duì)新招收的檔案管理人員，還應(yīng)加其專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和素質(zhì)方面的教育力度，在促進(jìn)他們專(zhuān)業(yè)技能提高的同時(shí)，還能具備較高的管理素養(yǎng)，確保事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)可以取得顯著進(jìn)步，將系統(tǒng)化的人員培訓(xùn)機(jī)制形成。不僅要將工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提高，同時(shí)還需要對(duì)其工作環(huán)境進(jìn)行改善，這樣就能激發(fā)新人職檔案管理人員的工作積極性，同時(shí)良好的檔案管理工作環(huán)境有利于檔案的歸檔和整理等工作，因此在事業(yè)單位的發(fā)展中應(yīng)高度重視工作環(huán)境，立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益層面，投入更多的經(jīng)費(fèi)，將其價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

加強(qiáng)檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，在工作中積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)方式，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率[2]。事業(yè)單位檔案管理人員在借助計(jì)算機(jī)開(kāi)展工作的同時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新和完善檔案的內(nèi)容，正確、分類(lèi)歸檔檔案信息，借助計(jì)算機(jī)和掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備的輔助保存檔案中的圖片或聲像等信息，這樣可以實(shí)現(xiàn)檔案信息保存的無(wú)紙化，不僅能夠?qū)⑼度胗行p少，同時(shí)還可以使空間得到節(jié)約。此外，檔案管理工作的熟悉化發(fā)展也是保存檔案信息的新型方式，事業(yè)單位可以借助一些先進(jìn)的先進(jìn)技術(shù)數(shù)字化保存那些物質(zhì)化的信息資料，將檔案全文和目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)形成，進(jìn)而方便事業(yè)單位檔案人員更好的運(yùn)用用檔案。

加人檔案管理保密工作

檔案管理的保密工作主要包括保管檔案和保密檔案兩個(gè)方面[3]。保管檔案是保存已有檔案，在之后需要查找的時(shí)候能夠馬上找到；而保密檔案具有較高的檔次，因?yàn)樵谝欢〞r(shí)間內(nèi)，其涉及的內(nèi)容和國(guó)家安全、利益息息相關(guān)，一旦泄露，會(huì)嚴(yán)重危害到國(guó)家的安全和利益。應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定修建存放檔案的庫(kù)房。相較于普通的門(mén)窗，庫(kù)房和辦公室的門(mén)窗要更為牢固，同時(shí)庫(kù)房不能緊挨著辦公室，應(yīng)保持一定的距離，防止一些不必要的麻煩出現(xiàn)；其次，應(yīng)安排專(zhuān)人管理庫(kù)房，嚴(yán)格依照庫(kù)房管理規(guī)章，對(duì)人員的進(jìn)出進(jìn)行控制；最后，由于包換檔案和保密檔案所記載的內(nèi)容重要性尤為區(qū)別，因此兩者不能保存在一起，防治不必要的麻煩出現(xiàn)。

總而言之，事業(yè)單位在對(duì)檔案管理行為進(jìn)行優(yōu)化的時(shí)候，需要和單位實(shí)際情況相結(jié)合，將事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題充分了解到后，把相應(yīng)的解決措施提出，以此促進(jìn)事業(yè)單位管理水平的全面提高。