加強信息化建設提升企業(yè)單位檔案管理實效

陳楠

摘 要 隨著現(xiàn)代科學信息技術的不斷發(fā)展，我國各行各業(yè)都發(fā)生了巨大的變化。信息化正在沖擊著全球，現(xiàn)代科學信息技術在改變人們生活方式的同時也正在改變著人們的行為思路。對于企業(yè)單位的檔案管理工作來說，信息化為其提供了更好的機遇，但是同時也使其面臨一定的挑戰(zhàn)。對此，本文對加強信息化建設，提升企業(yè)單位檔案管理實效進行詳細探究。此次研究的主要目的是有效提高我國企業(yè)單位對檔案管理的信息化建設，進而為企業(yè)長期發(fā)展提供良好的數(shù)據(jù)基礎。

關鍵詞 信息化建設 企業(yè)單位管理 檔案管理

一、前言

隨著社會經濟的高度發(fā)展，我國各個行業(yè)的管理水平也有了顯著的提高。當前，信息化對各個行業(yè)產生了重大的影響，大數(shù)據(jù)信息技術為各個企業(yè)的檔案管理工作提供了便利。企業(yè)摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理模式，將檔案管理與信息化結合起來，進而有效地創(chuàng)新了檔案管理方式。

二、企業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

企業(yè)單位在管理檔案時，運用現(xiàn)代先進技術建立一個信息化檔案數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)內部的所有信息進行分類放置，并且將企業(yè)檔案以數(shù)據(jù)的形式儲存起來，增強了企業(yè)檔案的高效性和安全性。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理方式能夠提升企業(yè)檔案管理工作的準確性，有效彌補傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，使檔案管理更加便捷。因此，加強信息化建設，提升企業(yè)單位檔案管理的實效性，綜合提升企業(yè)檔案管理的整體水平[1]。企業(yè)在管理檔案時利用現(xiàn)代先進的信息技術彌補了傳統(tǒng)的檔案管理范式的不足，傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的人力，檔案分類需要消耗大量的時間，對于檔案管理的相關工作人員來說，其工作的壓力和負擔較重。而對檔案管理進行信息化建設，使檔案管理形式由人工管理轉向電子管理，并且這種管理模式極大地提高了檔案管理的工作效率，縮減了工作時間，整體提高了企業(yè)對檔案管理的水平。

三、企業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）對檔案信息化重視度較低

就目前情況來看，企業(yè)單位在對企業(yè)檔案進行管理時缺乏參與積極性，檔案信息管理工作沒有實際進展。由于受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，大多數(shù)人認為企業(yè)的檔案管理工作不需要較高的技術水平。[2]并且企業(yè)單位的管理者認為，企業(yè)的檔案信息管理工作屬于一種事務性工作，并不能為企業(yè)帶來直接的經濟效益，沒有給企業(yè)的檔案管理工作配備專業(yè)的工作人員，甚至將檔案管理工作交給企業(yè)的普通員工，這種情況極大地制約了企業(yè)檔案管理工作的高效發(fā)展。

（二）檔案管理人員綜合素質差

我國的一些小型企業(yè)由于受到經費、規(guī)模等各種因素的限制，對于人事培訓內容的安排多與企業(yè)經濟效益相關，往往忽略了對企業(yè)檔案管理工作人員的培訓和考核。加上企業(yè)檔案管理工作人員本身不具備較高的專業(yè)綜合素養(yǎng)，認為檔案管理工作只是對企業(yè)的工作人員的基礎信息進行簡單錄入，在管理檔案時沒有分類和仔細歸納，導致企業(yè)檔案工作形式混亂，檔案信息存在嚴重的安全隱患。

（三）檔案管理方案建設針對性不強

在當前的大環(huán)境下，許多企業(yè)已經意識到檔案管理工作信息化的重要性，并且已經開始對企業(yè)內部的檔案管理工作進行信息化建設，但是工作效果卻不十分理想。從技術角度來說，企業(yè)的信息化檔案管理處于較為低級的狀態(tài)，并且檔案管理的工作效率沒有得到顯著性提高。

四、加強信息化建設提升企業(yè)單位檔案管理實效的策略

（一）建立完善的企業(yè)檔案管理機制

檔案管理工作作為企業(yè)各項工作中最基礎的工作，一直以來都沒有得到企業(yè)的重視，因此企業(yè)單位必須提高對檔案管理工作的重視度。檔案管理工作要想實現(xiàn)信息化，首先要建立一套完整的企業(yè)檔案管理機制，為企業(yè)的檔案管理工作提供良好的制度基礎。其次，還要突出工作機制的監(jiān)督作用，只有有效監(jiān)督檔案管理工作，才能夠調動檔案管理工作人員的工作積極性，進而保證企業(yè)檔案信息化管理的效率。要杜絕企業(yè)高級管理人員利用自身的職務之便隨意修改他人的信息，一旦發(fā)現(xiàn)這種情況，企業(yè)要對其進行嚴格處置。

（二）充分運用現(xiàn)代科學技術進行檔案管理

將企業(yè)檔案管理進行信息化管理要改變傳統(tǒng)的檔案信息收集方式，企業(yè)要充分利用現(xiàn)代先進的科學信息技術收集、管理和儲存企業(yè)的檔案信息。網絡信息技術是變化發(fā)展的，企業(yè)要充分利用網絡資源的善變性特點，主動利用網絡資源查找信息。此外，企業(yè)要加強對企業(yè)檔案管理信息建設的資金投入，為檔案管理工作配備更加先進的機器設備，購買高質量的電子磁盤或者硬盤，以有效儲存數(shù)據(jù)信息。

五、結語

我國各個企業(yè)在檔案管理信息化建設過程中，存在對檔案信息化重視度較低、檔案管理人員綜合素質差、檔案管理方案建設針對性不強等問題，導致檔案管理工作信息化建設無法取得實質性進步。只有建立完善的企業(yè)檔案管理機制、充分運用現(xiàn)代科學技術進行檔案管理、提升檔案管理工作人員的綜合水平，才能有效地保證企業(yè)檔案管理信息化建設的有序進行。

（作者單位為豐滿大壩重建工程建設局）

參考文獻

[1] 譚敏瑜.淺析基層醫(yī)療單位檔案管理信息化的建設與完善[J].人力資源管理，2018，50（04）：241-242.

[2] 呂峰.事業(yè)單位檔案管理的質量保障體系建設探析[J].蘭臺世界，2018，42（04）：61-62.