事業單位檔案數字化進程中的質量控制分析

駱燕貞

【摘要】檔案管理工作是事業單位工作中的重要組成部分，工作范圍廣，工作操作內容復雜。其工作項目受多方面的條件制約。為了保證檔案管理工作的有效性，需要將檔案管理資源進行整合，建立信息數據平臺，完成數字共享以及檔案的公開管理。

【關鍵詞】事業單位 檔案數字化 質量控制

檔案管理工作是對事業單位的工作信息進行記錄，用作今后的查詢和驗證，可以作為法律依據，也有很大的應用價值。近年來，網絡信息技術逐漸發展，檔案管理工作也不拘泥于原始的管理形式，管理方式方法得到創新，也很好的滿足了事業單位的管理要求。檔案管理工作需要與時俱進，工作人員在工作中也要了解工作事項、管理要求。建立質量控制路徑，保證對檔案信息管理的有效匯總。

一、事業單位的檔案管理數字化進程的重要意義

（一）符合時代的發展

信息資源是事業單位的重要資源，在事業單位管理工作中發揮著不可取代的作用，維持了事業單位的運營和發展。將事業單位的發展歷史以及發展管理內容進行分析，收集數據資料，見證了檔案管理工作變革更新的歷程。網絡信息技術的到來給檔案管理工作提供了新的管理依據，它使人們更為便利的獲取信息，查詢信息的同時完成數據傳遞。檔案管理平臺發生改變以后，紙質檔案的弊端得到彌補。檔案管理工作是一項系統性的工作，工作進行時，需要分析檔案管理的優缺點。了解檔案信息的記錄方式，檔案管理人員的信息登記方式。保證相關人員對信息的歸納查詢順暢度。傳統的檔案管理工作缺乏科學的分工模式，增加了工作的復雜度和檔案的管理難度，嚴重影響到管理工作效率，也不利于信息數據的儲存。數字化進程的到來將紙質檔案轉化為信息數據。這就使得檔案信息的搜索和查詢變得更加快速和便捷，檔案信息資源得到配置和優化，通過建立檔案信息庫的方式也能將檔案信息進行歸納匯總記錄保留，使得檔案管理工作更加高效的完成。將復雜的問題簡單化，將整體的問題進行拆分，簡化工作流程。

（二）提升工作效率

事業單位快速發展，工作效率的提升也是事業單位發展期間的必然要求。過去搜索信息數據時，需要頻繁的查閱紙質資料，收集檔案信息數據。工作人員需要耗費大量的精力去完成對信息的整合和數據的收集，這使得管理人員的工作強度有所增長，也要求檔案管理人員具備更為專業的工作素質。但管理工作任務繁重，如果不能高效的完成工作任務，則會影響檔案管理工作的開展進度。工作人員在高壓的檔案管理狀態下，也會表現出力不從心的狀況，嚴重影響辦案管理工作的進行。科技在發展，時代在進步，網絡信息技術的應用為檔案管理工作人員提供了極大的幫助，減緩了工作人員的勞動強度，也更加便于將信息數據資料進行匯總和查詢。這種檔案管理方式省時省力，針對性強，操作便利性高。這也使得管理工作進行期間，工作人員的工作壓力得到減輕，讓檔案管理工作有條不紊的進行下去，更高質量的完成檔案的管理和維護。

二、事業單位檔案管理的數字化進程管理要求

（一）安全穩定可靠

科學技術的應用使得數字化的檔案管理工作更加高效的完成，彌補了紙質檔案管理工作中存在的漏洞，加快工作效率，降低工作人員的工作任務量。進行檔案管理工作期間，需要了解檔案管理內容，分析管理載體的組成和網絡傳輸介質的組成方式，避免造成不可挽回的損失。保證網絡信息通暢至關重要，現在需要對檔案管理信息系統進行維護，完成重要數據的拷貝和儲存，防止數據丟失。

（二）檔案信息的保密性

為了讓檔案管理工作更好的進行下去，需要做好對檔案信息的保密。分析信息管理要求，管理模式，構建安全管理系統，避免非法人員對檔案進行竊取操作。計算機是一個重要的支撐系統，它由軟件系統和硬件系統共同組成。如果系統出現漏洞，但管理信息就會遭到不法人員的竊取，造成嚴重的信息泄露現象，給事業單位帶來損失，給事業單位帶來損失。為了讓檔案管理工作更高質量的完成，就需要做好檔案的預防管理工作，完成對檔案信息的收集和匯總。

三、事業單位檔案數字化進程中的質量控制

（一）系統規范的檔案管理路徑

建立系統規范的檔案管理路徑，將檔案管理信息資源進行整合，做好對檔案管理信息系統的日常維護，完成檔案的變更。另外還需要分析檔案管理內容，操作技術的應用方式。工作人員吸取經驗，總結規律。分析檔案管理標準，了解到的信息數據變更要求，完成對事業單位檔案信息管理系統的調整。

（二）提升信息數據的安全性

檔案管理工作量龐大，管理要求嚴格，涉及多個管理流程、多項資料以及眾多的工作管理人員、管理人員出現工作疏漏，將會直接影響檔案管理工作質量。導致檔案管理工作出現不可彌補的損失。為了讓檔案管理工作更高質量的完成，事業單位的檔案管理人員需要把握當管理細節，了解檔案管理工作范疇，加大對信息數據的安全監管力度，提升信息數據的使用安全性。

（三）提高檔案管理人員的專業素養

為了讓檔案管理工作更好的進行，需要提升檔案管理工作人員的綜合素養。事業單位加強對管理人員的綜合素質、文化素養、業務能力的培養。提升檔案管理人員的思想覺悟、信息技術應用能力、網絡技術操作能力。進行管理工作期間，需要分析各項服務工作內容、工作要求，了解工作業務范疇。對檔案工作管理員的培訓，使其了解信息結構，幫助工作管理人員拓寬知識領域。

四、結束語

社會在發展，時代在進步。事業單位的管理工作中也應用了數字化的技術，這使得管理工作變得更加安全可靠，有理有據的進行下去。進行檔案管理工作的目的不僅僅局限于檔案管理工作的合法性，還需要保證檔案管理切實有效，真實可靠的完成，通過有效的質量控制方式，提升事業單位的檔案質量管理水平。

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