關于新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作的思考

王雪酈

【摘 要】在企業全面發展的過程中，越來越多的人意識到文書檔案保密工作的重要性，其保密工作開展的好壞和企業的發展有著千絲萬縷的關系。尤其是在新的形勢下，我們需要不斷強化企業文書檔案保密工作，以期能夠有效促進企業的發展。

【關鍵詞】新形勢；企業檔案保密管理；問題；對策

一、前言

檔案保密工作的好壞，直接影響到黨和國家及企業的穩定和利益。文書檔案管理的水平決定了企業生產、經營、管理能否正常運轉，企業的各項決策取決于文書檔案信息的準確性和機密性。

二、我國文書檔案保密工作中存在的問題和不足

（一）文書檔案保密管理信息化建設工作一直處于較低水平

現在隨著時代的發展和人們需求的改變，各大企業文書檔案工作都做出了一定的改善，但是傳統思想對其的影響是非常長遠的，直到現在還是有一部分企業文書檔案采用的是年度歸檔的舊方式，并且關于整理歸檔、查閱借用等的規章制度完整性很差。除此之外，文件歸檔等一系列的工作環節，還是堅持的人工手動操作，增加了出錯的可能性。同時，在個別企業能夠發現不設置專門文書檔案員的情況，該職務一般是由職能部門人員兼職，這部分人因為接受專業且系統的文書檔案知識學習較少，在現代文書檔案信息化要求面前力不從心。

（二）關于文書檔案保密管理制度建設工作存在的漏洞

部分企業方案意識有待提升，一些必要的管理原則，比如文書檔案保密管理原則、保密的具體方式等等都沒有形成制度化的文件，并且和文檔管理相關的收集、整理、保管等細化內容幾乎不會涉及，各級領導對于文書檔案保密管理工作不夠重視，沒有明確的監督分工，導致監督工作落實不到實處。除外，部分企業雖然制定了文書檔案保密管理制度，但是無論是基層的工作人員還是相關領導，都這些管理制度的熟悉度讓人擔憂，更不會將制度中的標準和要求落實到實際工作中去，最終導致文書檔案保密管理制度建設一片混亂。

（三）領導和基層員工的保密意識都需要進一步提升

在新的歷史時期，無論是企業領導還是文書檔案保密管理人員，對企業文書檔案保密工作的重要性始終沒有一個清晰、全面的認識，所以兩者的保密意識都比較差。一些企業的部分領導甚至都認為，只要能夠滿足自己的查閱，并且在有需要的時候能夠直接復印相關文書檔案就可以，沒有必要制定合理的審批手續，但是實際情況卻是一些需要保密的文件在被人們使用后做不到及時的歸檔，企業機密以這種方式被泄漏的情況非常常見，需要我們重視起來。

三、加強企業文書檔案保密管理的有效措施

（一）做好文書檔案庫房管理中的保密工作

一般來說，文件檔案的機密性主要是由于文件檔案的倉庫管理應嚴格按照國家有關規定建設。從檔案保密的角度來看，將倉庫放在辦公樓底部是不合適的。倉庫建成時，倉庫應配備三個鐵桿，倉庫與辦公室盡量分開，倉庫與閱覽室應分開。文件檔案庫應指定專人負責管理，制定嚴格的倉庫管理制度和保密管理制度，不得讓所有無關人員進入倉庫。這是維護檔案機密性和維護檔案安全的基本保證。借用和查看文件檔案，必須建立嚴格的規章制度和審批制度，防止檔案備案后遺失秘密的發生。這不僅有利于日常工作，而且也確保了國家機密的安全。

（二）機密級以上文書檔案的管理和保密工作

秘密級別以上的機密文件是黨和國家的核心秘密，涉及國家的政治，軍事，經濟發展，關系到公司內部的生產經營活動和管理決策。因此，為確保國家核心機密的安全，有必要嚴格管理檔案。在保密級以上文件管理中，首先是提高檔案管理人員的素質和保密意識，使他們能夠深入地認識自己的責任和義務，使他們的工作作風嚴謹，加強保密意識。這項工作是細致而實際的，對涉及的秘密保密。二是增加保險柜，防盜設備，視頻監控器和煙霧報警器，確保機密文件和保密設備文件的安全。三是加強對保密級以上文件的日常管理。保密及以上文件的借用，轉讓和銷毀應嚴格按照規定程序辦理。認真執行登記和審批程序，必須經負責人批準后才能查詢和借閱。否則，任何人都無權擅自查詢或借閱文件。在使用保密級以上的文件后，應及時檢查，檢查并回復。如果發現應及時報告機密信息的丟失，找出原因并解決問題。發現的問題應該相互推斷，問題的根源應當糾正。

（三）做好文書檔案保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是根據企業工作需要正確分析和核實文件內容的實際作用，并根據文件的價值準確確定文件的保管期限。他們的使用和文件的保存價值；如果確定秘密保密期限的規定，秘密期限是國家秘密事務受國家有關保密法律法規的法律保護的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年標密，在一年以內的以月標密。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的國家機關或上級機關，可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密的文件、資料，在制作機關或上級單位未作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期保管的保密管理措施，不得擅自給予解密和隨意對外提供及銷毀。

（四）檔案管理人員的職責

做為一個文書檔案管理人員必須努力學習，不斷提高自身素質與修養，嚴格執行《檔案法》，依法管理檔案。對黨政管理和其他各項活動中形成的具有查考作用的材料及時收集，整理，評價，歸類，歸檔銷毀在黨政領導和其他活動中查處形成的資料。同時要嚴格執行檔案管理制度，對檔案的保管和保密承擔責任。及時發現問題報告并及時解決問題是文檔文件管理員必須遵循的原則。就具體任務而言，每個文件檔案管理員必須保持檔案的完整性和安全性。這既是檔案保存的基本任務，也是檔案保存的目的。在日常的紀錄片檔案管理工作中，它必須在沒有損壞，遺失，散布或垃圾的情況下完成。

四、對現有的文書檔案監督機制進行完善

首先，企業要建立健全文書檔案保密工作制度。企業想要獲得長久的發展離不開制度的“庇護”，為了更好地做好文書檔案保密工作，我們要根據實際需要，不斷建立和健全文書檔案保密工作制度，但是必須強調，制度的制定是建立在一切從實際出發的原則上的，這樣才能保證制度的可行性和有效性，規范檔案工作行為，不斷加強保密工作。與此同時要切記，時代和企業都是處于不斷變化發展中的，我們制定的規章制度也要緊跟發展不斷做出相應的調整，實事求是，與時俱進，確保文書檔案保密工作能夠在實踐中不斷被完善和更新，進而全面促進我國保密工作的發展。

其次，企業要有效完善監督管理機制：其一。務必在辦公區域安裝一些先進的監督設備，這樣可以方便對文書檔案的查閱、利用和管理等人員進行監督；其二，不斷完善各種監督制度。常見的有企業涉密文書檔案的調閱管理等等，需要嚴格制定管理制度，任何人都沒有權利在沒有經過批示的情況下對檔案進行調閱；其三，認真明確監督職責。建立健全檔案管理人員監督體系，通過各種各樣的方式和途徑對文書檔案的各個環節進行檢查，目前常見的方式有突擊檢查、專項檢查，從多個角度不斷加大監督管理制度，在檢查的過程中一旦發現違法違規行為，一定要依法進行查處，任何人都不能有例外，全方位做好文書檔案保密工作。

五、結束語

做好文書檔案保密工作，任務是艱巨而光榮的，為此我們每一位文書檔案管理人員要在工作中不斷積累經驗，根據本企業特點制定和完善檔案管理中的各項保密制度和監督措施，不斷提高文書檔案管理水平，既確保國家秘密安全，又滿足企業日常利用需求。

【參考文獻】

[1]常媛姿，康偉.新形勢下企業文書檔案的保密工作探析[J].企業文化，2015（2）：30