移動辦公系統在物業管理企業的應用探討

劉源

[摘要]隨著科學技術的發展，移動辦公系統逐漸在人們的日常生活中被廣泛應用。移動辦公系統相較傳統辦公系統在運行程序上更靈活，傳遞信息的速度也更快。本文將簡要闡述移動辦公系統的內涵與優勢，然后聯系使用該系統的意義簡述在現代物業管理企業中使用移動辦公系統的意義。

[關鍵詞]移動辦公系統 物業管理 實際應用

物業管理的效率關系到企業整體的運行效率和企業形象，理應受到企業的重視。物業管理需要調用大量人力、物力，利用信息化的管理系統對企業內的各種資源進行協調，將有利于降低企業運行成本，提高企業運行的靈活度。在物業管理企業運行的過程中使用移動辦公系統，還有利于業主獲得更加人性化的服務，享受更高質量的生活。

一、移動辦公系統的內涵與優勢

移動辦公系統與IT行業、通信行業密切相關，可以說，移動辦公系統是在這兩大行業發展的基礎上建立起來的，移動辦公系統的主要特點是可以完全脫離時間、空間的限制，最大程度提升辦公的靈活性。此外，移動辦公系統相比傳統的辦公系統，可以更好地應對各種突發事件，這大大提升了企業應對危機事件的效率。此外，移動辦公系統可以很好的與其它系統嫁接，企業在利用該系統時，還可以靈活利用其它系統提供的信息，這有利于企業做出正確的決策。

二、在現代物業管理企業中使用移動辦公系統的意義

在社會快速發展的當下，物業管理企業的辦公效率問題逐漸受到人們的重視。要提升物業管理企業的辦公效率必須將信息化系統融入企業的運行過程中，移動辦公系統便在這樣的要求下應運而生了。將移動辦公系統應用于現代物業管理企業中既是時代的要求，也是居民需求的體現，在移動辦公系統的輔助下，物業管理企業的運行變得更加有序和高效，服務變得越來越人性化、智能化，一切都朝著更科學化、更高級化的方向發展。

三、移動辦公系統在物業管理企業中的應用

（一）在公眾信息管理中的具體應用

移動辦公系統在公眾信息管理過程中起著重要作用。在收文階段，企業應當設置一定的管理權限，對參與收文的管理人員逐個編號，使整個操作流程更加高效、有序。且對不同管理人員進行編號可以更好地監督每個收文人員的工作，一旦某個環節出現問題，企業可以從移動辦公系統的后臺查詢工作記錄，從而迅速找出負責相關環節的工作人員來解決問題。在審批階段使用移動辦公系統可以減少審批環節人力、物力的消耗，降低企業的運行成本。使用移動辦公系統進行審批，可以避開以往紙質辦公缺乏靈活性的缺點，客戶可以根據自身審批的需要，靈活設置不同的審批項目，并通過移動辦公系統統計最終數據，為企業的決策提供依據。此外，移動辦公系統還可以幫助客戶跟蹤公文管理的流程，無論是查詢公文的發出時間、實時狀態還是處理人，都可以通過網絡迅速完成，這極大提升了企業的辦公效率。

（二）在個人日常工作中的具體應用

物業管理企業內的個人辦公也需要利用移動辦公系統，個人辦公主要關系到移動辦公系統內的“待辦事項、電子郵件、名片管理”等項目，通過移動辦公系統，個人可以及時錄入待辦事項，從而有序安排一天的工作。個人還可以通過移動辦公系統隨時收發電子郵件，這有利于個人應對各種緊急任務，也有利于企業內的工作人員與顧客的聯系，在顧客面前形成良好的形象。移動辦公系統中的名片管理功能具有較強的靈活性，企業員工可以根據自己的習慣和需求選擇要登記的顧客信息，通過不斷完善顧客信息，企業員工可以更快捷地掌握顧客的需求點，從而為顧客提供更好的服務。此外，通過利用移動辦公系統中的“留言簿”功能，企業員工可以節約許多通訊費用和實踐，這也在一定程度上提升了企業員工的辦公效率。

（三）在企業各部門辦公過程中的具體應用

移動辦公系統內包含著一個強大的數據庫，數據庫內存有較為完整的客戶信息及相關的文件，企業各部門利用移動辦公系統可以及時調用客戶的信息并接收客戶發來的文件，且在移動辦公系統中，企業接收客戶文件的時間會有完整的記錄，這有利于企業排查經營過程中存在的風險、了解員工及客戶的溝通情況。企業員工接收客戶的文件后可以直接利用移動辦公系統內的附帶軟件打開文件，文件打開后一般會直接進入閱讀模式，在特殊情況下，企業員工還可以直接利用該系統對不同的文件進行比對，相較傳統的文件審閱方式，移動辦公系統顯得更加智能化、便捷化。

（四）在居民小區物業中的具體應用

在居民小區物業中應用移動辦公系統可以提升居民生活的便利性。在移動辦公系統中，每個居民都有獨立的賬號，通過登錄這一賬號，居民可以及時了解自己本月的消費情況，如水電、天然氣等的使用情況。居民還可以通過這一系統及時了解小區物業的情況，各小區物業管理人員可以在特殊時期利用該系統發布通知，將信息及時傳達到居民一方。如緊急停水、停電等情況，僅靠人工通知不僅耗時耗力，還有可能出現遺漏，利用移動辦公系統通知居民，便可以避開這些弊端。除此之外，居民還可以有效利用該系統與物業溝通，在物業的主頁面留言反映問題。物業在接收到業主的投訴或建議后，可以在該平臺上直接與業主溝通協商，并將該問題及解決方案公布在系統主頁，方便其它有同樣問題的業主查詢。

四、使用移動辦公系統應當注意的重要問題

許多移動辦公程序需要通過開放的公共網絡完成，然而，網絡安全問題是社會各界關注的重要問題，許多網絡安全難題尚未被解決，企業在使用移動辦公系統時應當特別關注企業網絡的安全性，企業應當增加在網絡安全維護領域的投入，防止黑客入侵、信息丟失等問題給企業帶來不必要的損失。此外，移動辦公系統必須借助電子設備才能完成，企業應當定期對各種電子設備進行檢修，防止基礎設備出現問題給企業帶來損失。

結語：移動辦公系統對許多物業管理企業來說還是一個全新的事物，在實際應用的過程中，企業使用的移動辦公系統未必能夠很快地與企業的實際需要相結合，這便需要企業在使用過程中不斷調整該系統的各項性能，使之更好地迎合企業的需求。