疾控機構科研課題檔案形成機制與管理模式的探討

文/哈爾濱市疾病預防控制中心 王蕾 孫宗祥 牛新羽；黑龍江大學出版社 于丹

一、疾控機構科研課題檔案的形成機理分析

組織科學技術研究的基本單元是科研課題，是具有相對獨立的目標和內容的具體研究對象。在疾控機構中，科研課題檔案是公共衛生和疾病預防控制人員從事各類課題研究中形成的，能夠反映研究對象性質與特點的，具有保存價值的各種數據、圖像以及文字材料，是疾控機構檔案的重要組成部分。疾控人員從事研究的創新內容與思想、研究方法及成果，以及推廣應用和獲獎情況都由檔案預計記錄保存，以供后者學習參考，同時在職稱評定和考核中占有重要的地位。其特點主要表現在以下幾方面：

第一，實際中的理論與實踐中的重點難點問題是科研課題的研究主要對象，課題申請者大多數是本專業領域中具備一定專業背景的人員，在課題從立項到報獎的每個階段也都有專家學者進行審核評定。因此，科研課題檔案具有較強的專業性。

第二，課題檔案最為顯著的特征就是具有成套性，從課題的立項申請、準備、研究實驗、結題到成果鑒定及報獎的每個階段都會產生相關的文件材料，最后這些材料會匯總成一套完整的科研課題檔案。

第三，由于不同的內容、對象和方法等，會形成多種形式的成果，因此科研課題具有多樣性。并且，課題研究成果是作者的勞動付出，應受到法律保護。

第四，科研課題實施與結題具有嚴格的時間要求，因此具有時間性，包括整體的時間性和階段性的時間性。因此，和行政文書相比，科研課題文件的積累最大的不同之處就在于需要一定的時間和周期。

二、當前疾控機構科研檔案管理存在的問題

（一）管理體制不到位。疾控機構科研部門通常僅對課題申報、立項，與具體的科研項目活動并沒有緊密的聯系，對科研項目活動沒有有效的監管措施。同時，不同地區疾控機構科研部門的具體功能又各有不同，不同地區科研項目的具體要求也具有多樣性和靈活性，比如，項目研究機制主要有個人承擔、單位承擔、合作承擔等形式。研究機構大都采取課題項目組的虛體組織，由課題項目組長牽頭負責項目的研發，相關科研人員參與課題的研究，課題研究結束后，機構自然解體。這些都是影響疾控機構科研檔案管理難度較大的因素。目前，科研項目的管理大多只重視結果而忽略過程，重視數量而輕視質量，重視影響而忽視回檔。比如，在疾控機構中，單位往往重視課題申報、成果鑒定和評比環節，而忽視資料檔案的保存，這正是科研檔案管理中的重要環節。

（二）管理方式不規范。1.歸檔內容太籠統?？萍紮n案歸檔制度是目前疾控機構參考的歸檔制度，因為，目前疾控機構的課題多數屬于自然科學領域，形成的材料與此相吻合，但是其局限性就是不能涵蓋其他領域的課題歸檔內容。2.歸檔方式不統一。2008年教育部、國家檔案局公布的第16條明確規定“高等學校實行檔案材料形成單位、課題《高等學校檔案管理辦法》組立卷的歸檔制度”。而疾控機構科研項目檔案歸檔責任者并無統一明確的規定，其科研檔案的歸檔有的由科研部門統一負責，有的則是課題組內部自行管理。不同疾控機構的檔案歸檔時間和立卷方式并不統一，有的疾控機構按年度歸檔，有的疾控機構則是等待課題結題后統一一次性歸檔，而有的疾控尚無明確的歸檔方式。3.課題檔案的保管期限和歸檔范圍的設定無統一標準。目前，疾控機構并沒有上級權威的檔案管理部門來規定統一標準的科研檔案的保管期限。科研檔案的歸檔完全依據項目是否有足夠的人力、物力和財力的情況而定。主要表現在同一項課題中較重要的文件保存時間較長，而一些相對權重不是很高的文件保管期限就較短，還有同一類型的文件在不同的疾控機構保存期限也不一樣。

（三）知識產權保護意識淡薄。疾控機構目前只注重課題的過程管理，而對其他一些方面卻沒有提升到應有的重視高度，比如檔案的收集、成果的轉化、成果檔案的所有權界定、知識產權歸屬與管理等。由于對知識產權法律的不了解、缺乏知識產權保護意識和科研檔案歸檔缺乏正確的理解，一些科研人員的科研項目檔案缺少核心內容，比如，課題的關鍵技術如實驗數據、工藝參數、商業秘密等，致使歸檔文件不完整，部分喪失了檔案的保存價值和社會價值。

三、疾控機構科研課題檔案管理模式創新

（一）制定統一規范、切實有效的歸檔制度。第一，要明確歸檔責任人。在課題流程上要由科研管理部門負責課題各個階段形成的相關文件進行歸檔，比如，課題申請、審批、結題及成果申請驗收等管理過程。課題組負責項目具體研究過程中產生的相關文件，如實驗記錄、調查結果等，進行歸檔。第二，要制定統一的歸檔范圍。按照課題的級別進行歸檔，比如，國家級課題、省部委級和市級課題，均需設立相應的歸檔要求。如按照項目資助經費來定，則會遺落經費少而級別高的課題。因此，我們建議以項目級別為主結合經費額度為輔的方式來對課題進行歸檔是比較合理的。第三，要細化歸檔內容。根據自然科學課題和人文社會科學課題研究對象與方法的不同，制定相應的歸檔內容。沒有獲得預期結果或因其他因素而未完成的或中斷的課題，也應該設立歸檔要求，對相關文件進行歸檔。單位間協作的科研課題，要保證主持單位擁有全套的課題檔案，協作單位要將自身部分檔案備份后交于主持單位。第四，明確歸檔期限和時間。課題檔案最為顯著的特征就是具有成套性，一個課題內不應劃分出不同的保管期限，這樣不僅割裂了課題的完整性，同時也給日后的管理帶來不便。

（二）部門間積極協作，把控關鍵程序。目前科研檔案管理存在的主要問題是歸檔要求不能得到有效的貫徹實施，究其原因，主要歸結于科研人員檔案意識不強及科研檔案管理制度不健全這兩方面。要保證疾控機構科研課題歸檔的完整性，必須依靠各個部門的積極協作與密切配合，從提高科研人員歸檔意識入手，同時制定切實可行的管理制度。第一，科研部門在下達科研課題合同書時就要明確課題的歸檔任務與要求，并納入最終的結題要求，即科研部門在組織驗收和鑒定課題時要加入科研檔案驗收一項，對于不符合檔案驗收標準的課題不予以結題，以及申報成果和獎項。第二，課題經費應允許拿出一部分專門用于科研課題資料歸檔使用。第三，疾控機構內部科研管理部門要做好課題的跟蹤，及時督促課題組按要求完成課題，督促內容應包括檔案的歸檔一項。

（三）加強疾控機構科研課題檔案的知識產權保護。體現疾控機構科研人員實力和疾控機構競爭力的最重要的標準就是知識產權。因為，疾控機構科研成果的轉化以及產學研的結合應用都涉及到知識產權的保護問題。第一，要在衛生系統內部提高科研人員知識產權保護的意識同時建立健全科研課題知識產權保護制度，以確?？蒲谐晒軌蝽樌D化與應用，并防止科研成果的外流和疾控機構所擁有的自主知識產權管理的失控。第二，科研檔案管理部門要加強對科研項目檔案的管理，在接收科研項目檔案時，必須要有科研管理部門提供的產權歸屬的說明，并在歸檔信息中做相應的產權歸屬說明添加，以防止在檔案這個環節人為地流失。第三，科研課題檔案的使用，要經產權人同意方可。