論“互聯網+”時代檔案服務外包的問題與策略

李雪瑩

摘要：“互聯網+”時代提高了檔案管理效率，同時也帶來了新的挑戰。為此，企業應重視檔案管理的現代性，保證其實效性。文章針對互聯網時代的檔案服務外包問題進行分析，分析了其具體的解決方案。

關鍵詞：互聯網+；檔案管理；服務外包；問題；策略

互聯網時代檔案管理面臨新的挑戰，目前企業將檔案管理外包給其它公司管理，這一過程中存在一定的風險。需要企業根據實際進行區分，減少風險，確保檔案管理的高效性和安全性。

一、“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題

（一）檔案服務外包面臨安全風險

檔案服務外包風險主要為檔案的丟失和損壞。將檔案托付給外包公司，要對公司進行考察。一些公司的水平差，基本設施不全，人員配置不到位，導致檔案丟失嚴重。在檔案服務外包過程重視涉及大量的檔案丟失問題，主要來自于搬運、拆裝等過程的損壞，甚至是檔案丟失，影響工作質量。企業缺乏對員工的培訓，使其檔案保護意識不強，使檔案服務存在損壞。企業對員工的管理不嚴，也是其缺乏安全意識，導致信息的泄露，甚至轉賣給別人，給企業帶來極大的損失。

（二）外包行業整體水平低，缺乏統一管理

檔案服務外包在興起和發展過程中，企業之間存在一定的差距。一些實力不足的企業在發展中存在問題，整體水平低，服務不佳。檔案外包起源于上世紀90年代，經歷幾十年的發展，水平有所提高，但是檔案管理工作任務重，且薪資不高，因此導致了外包行業的整體水平不高。主要外包服務集中于一線城市，但是檔案管理需要整體發展，在其它地區的檔案管理水平依然不高，這就造成了服務類型小，不能形成獨特的優勢，小規模的檔案外包服務公司乙二胺大量存在。且缺乏統一的管理，使得其發展缺少規范性，行業不成熟性依然存在。

時間不長，發展時間較短，缺乏培訓體系，因此使檔案公司的發展受到了制約。

（三）檔案外包公司的工作質量有待提升

檔案管理外包公司由于對檔案管理的重視程度不足，人員的綜合素質不高，因此導致其工作質量不高。對于當下而言，服務是企業發展的根本，檔案管理外包的主要問題就是保證質量和工作效率，但是目前的檔案外包服務質量也的確堪憂。究其主要原因，檔案管理低下一方面是托付公司對檔案管理缺乏概念，將檔案管理全權托付給外包公司，缺少溝通，外包公司工作人員無法掌握其外包的基本要求，也就無法提高管理質量。另外，外包管理企業缺乏制度性，驗收標準缺陷欠缺。檔案管理部門很少在服務外包中進行分階段的驗收，而只是在檔案服務中減少外包工作，統一驗收不僅工作量大，且復雜容易出錯，影響檔案管理的質量。

二、“互聯網+”時代應檔案服務外包問題與策略

（一）采取有效的檔案安全風險防范措施

檔案安全風險防范措施主要包括（1）外包場所的安全管理：根據檔案管理方針，對檔案管理場所應進行全面的檢查，尤其是數字化管理時代，電子信息安全檢查十分重要。檔案外包加工場所需要安裝監控系統，并且做到對全部部位進行監控。在檔案加工場所，不能使用聯網功能，以免造成信息的丟失。也應對檔案場所進行監管，禁止所有與工作無關的人和物進入現場。（2）保證信息安全。從法律手段出發，對檔案服務相關知識進行強調，保證其檔案管理部門與檔案外包公司之一簽訂保密合同，并且任何外包公司不得以任何理由泄露公司檔案內容。加大對信息泄露的懲罰，上升到法律和制度層面。

（二）完善檔案服務外包的行業管理

發揮國家行政管理部門對檔案服務的管理，同時加強對企業資質的管理。要求國家相關部門履行其職能，對當地的發展強化國家檔案行政管理部門的職能。國家檔案行政管理部門需要定時定期地對檔案外包公司進行專項檢查，檢查內容可以量化、制度化。如檢查不合格的機構，國家檔案部門應將其記錄在案，為檔案外包發展營造良好的環境。外包公司的資質管理目前尚缺少統一管理資源，但是目前僅有部分省份出臺了本省的檔案管理條例，并不足以解決根本問題。而現階段由于檔案服務外包行業比較混亂，需要十分明確的管理制度，但當地的金融外包效率不高，檔案服務工作尚未跟上。

（三）優化檔案服務外包的過程管理

檔案服務外包優化過程有多種方式，筆者現介紹主要的兩種方式。其一是實行質量控制績效管理。也就是將檔案質量能夠有效地提高檔案外包公司的水平，在選擇了檔案外包公司后，與其進行溝通，交代檔案存儲、保護要求，要求檔案部門應對金融服務外包企業進行把控，隨時了解企業發展進程，實施檔案外包工作的連續性和發展性。負責檔案外包工作。隨時了解檔案外包公司的工作進展。檔案外包的績效評估指標也應根據實際情況隨時調整，如果遇到問題，雙方應該共同協商解決。檔案部門采取質量控制績效管理是企業通用的一種管理方法，對于互聯網時代而言，外包需要更專注質量和是否丟失。采用合理的獎懲制度，保證檔案部門和服務外包部門都能夠認識到自身的重要性，一旦出現問題，第一時間解決。

三、總結：

“互聯網+”時代，檔案管理外包服務面臨著新的挑戰，如何提高這一時期檔案管理的質量、效率和安全性就是當今最應考慮的問題。此外，檔案管理還應降低其管理成本。隨著時間的推移，檔案服務外包問題成為互聯網時代的主要問題。只有針對問題進行調整才能最大作用的發揮其潛能。檔案部門采取服務外包，在一定程度上幫助了檔案推動互聯網使其的檔案服務外包發展。

參考文獻：

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