淺談如何加強高等職業院校檔案管理工作

姚潔玲

摘要：在我國的高等職業院校的檔案管理工作過程中，一些管理問題依然普遍存在，嚴重影響了其管理質量和效率。不僅制約了高等職業院校檔案管理工作的發展和改進，同時還會影響到高等職業院校在教學過程中的經驗總結、科研成果推廣以及各項管理工作的正常。所以面對當前高等職業院校的檔案管理工作現狀，應積極探討有效的解決方法，不斷提高管理質量和效率，及時走出管理困境。

關鍵詞：高等職業院校；檔案管理工作；有效途徑

1、導言

隨著社會的不斷發展，人們對教育的重要性認知不斷提高，高等教育日益興旺、紅火起來。在新課改要求下，高等職業院校不僅要改革教育教學，還必須要加強檔案管理，做到處處留痕跡，事事有檔案。在這種形勢下，加強高等職業院校檔案管理是大勢所趨。

2、高等職業院校檔案管理的作用

在高等職業院校管理中，檔案管理屬于綜合管理的重要組成部分。其作用主要體現在如下幾個方面：首先，對教育教學具有借鑒與參考作用。高等職業院校檔案記錄著學校發展、形成及變化全過程，貫穿了教育教學及組織管理各個方面，屬于學校的重要信息資源。其次，是管理教育教學的依據與載體。高等職業院校檔案是在高等職業院校開展教育教學過程中逐漸形成的，屬于第一手材料。高等職業院校發展的材料、教學先進經驗、優秀學生的先進事跡報告等等，均是高等職業院校教育教學管理的依據與經驗。高等職業院校檔案記錄著學校的全部活動，是教育教學的縮影最后。是高等職業院校文化的重要組成。高等職業院校檔案屬于教育教學的重要組成部分，對檔案信息的依賴性逐漸增強，對維護高等職業院校合法利益、探索教育教學新方法及改進管理方式具有積極作用

3、高等職業院校檔案管理工作存在的不足

3.1對檔案管理的重要性缺乏認知

有文獻表明，我國部分高等職業院校對檔案管理在院校管理工作中所處的位置缺乏概念，對其重要性認知不足，而將其長期置于院校管理的最底層位置。為適應院校教育發展的需求，學科建設、特色學術研究及教學管理一般是高等職業院校師生的首要建設重點，尤其在當前教學質量、學術課題與國家資金支持有直接關聯的情況下。對教學水平的提高及高水平課題的申請與開展已成為高等職業院校著重發展的項目，導致院校對檔案管理投入的物質資源及人員相對較少，制約了檔案管理工作的發展進行。

3.2檔案管理制度不健全

在當前我國的高等職業院校檔案管理中的檔案管理工作過程中，存在著嚴重的檔案管理制度不健全問題。有些高等職業院校領導人員對于檔案管理工作缺乏應有的重視程度，所以在工作過程中忽視了檔案管理制度建設，既沒有明確管理人員的工作責任和義務，也沒有建立明確的管理標準。這就使得相應的管理人員在工作過程中對于自己的工作責任和內容不明確，影響了檔案管理工作質量和效率。同時，還有一些高等職業院校沒有對電子檔案進行合理分類，不僅加大了管理人員的工作任務量，并且還會導致檔案管理工作混亂現象的發生，不利于高等職業院校檔案管理工作的未來發展。

3.3檔案管理理念落后、模式單一

目前很多高等職業院校檔案資源室成立較晚，規模也相對較小，管理上仍沿襲過去傳統理念，以紙質檔案的建立和管理為主。在檔案資料信息的收集、統計和儲存也是以實體資料一手傳遞。另外，由于缺乏足夠的資金投入，使得檔案管理的數字化和信息化程度偏低，不能及時同步，缺乏統一的網絡即時管理軟件系統，在一定程度上對其他工作的進展產生了不同的影響。例如由于網絡信息化的缺失，使院校中的一些教職工的最新的個人成果、科研課題進度不能及時歸檔，對于教職工的工作評價存在不公平性，無法保障檔案信息的準確性，對檔案資源的利用也缺乏一定合理性。

3.4專業檔案管理人員數量不足

高等職業院校檔案管理工作是一項任務量大、專業性很強的工作。高等職業院校檔案種類多、專業領域廣，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理的各個環節，還要全面了解相關專業知識。實現高等職業院校檔案現代化管理需要一支業務水平高、業務能力強的復合型隊伍。但是，當前高等職業院校的不少檔案管理工作人員并沒有接受過專業的訓練，在專業技能和素養這兩方面都有很大的不足，對于檔案資料的搜集、分類與管理等工作是缺乏專業知識與相應的工作熱情。由于他們對高等職業院校檔案管理工作認識不清，直接導致了檔案管理工作信息化水平較低。專業檔案管理人才不足，尤其是既熟悉檔案管理工作又掌握信息技術的高素質人才十分稀缺，無疑增加了高等職業院校檔案信息化推廣的難度，制約了高等職業院校檔案現代化、信息化建設。

4、加強高等職業院校檔案管理工作有效途徑

4.1加強對檔案管理工作的重視

高等職業院校高層要對檔案管理工作重視起來，必要時要以制度為保障，通過在校內實施對檔案管理工作有針對性的規章制度，強制性強化檔案管理工作，形成統一化和科學化的機制。成立檔案管理領導小組，施行崗位責任制，定期對工作成果進行監管抽查。在管理制度的制定上，不能以急于見成效為目的，而要借鑒國內在此方面有杰出表現的院校的成熟體系，在借鑒先進經驗的基礎上，結合院校自身特色及資金、人力上的限制，對檔案管理工作的各個方面進行不同程度的規范，以使檔案管理工作的必要性逐漸體現出來，便于此項工作長期有效地進行。

4.2創新管理理念，發展多樣化管理模式

以新時期的高等職業院校應響應國家“互聯網+”策略，在大數據背景下，創新檔案管理工作的理念，為確保檔案內容的及時性和準確性，借助信息化網絡平臺引入院校自己的檔案管理系統，發展多樣化的檔案服務模式。以檔案管理系統為主要平臺，及時更新師生的最新檔案信息，準確歸檔；對檔案的補辦及補送等程序也要有相應的處理手續，省略人工步驟，提高工作效率，使紙質與電子檔案及時同步，共同使用。同時輔以當下普遍的微博、微信等公眾平臺，開通公眾號和檔案人工服務，便于接收對檔案需求者的疑問，給予及時的回復和建議，實現院校人員內部檔案管理和服務的快速化、便捷化和人性化。

4.3健全檔案管理制度

第一，高等職業院校管理人員應建立完善的檔案管理制度，明確管理人員的管理責任和義務，并制定嚴格的管理工作標準。使管理人員能夠明確檔案管理工作流程，從而保障高等職業院校的檔案管理工作質量和效率。第二。應建立有效的制約和監督機制，來對管理人員的檔案管理工作進行制約和監督，防止其在工作過程中出現工作懶散、管理不積極等不良現象，保障工作人員的工作質量和效率，為高等職業院校的教學、科研以及管理等工作提供完善的信息支持。

4.4加快推進高等職業院校檔案信息化建設

隨著計算機信息技術、網絡技術和高等教育事業的高速發展，特別是基于大數據技術的海量數據的存儲與個性化利用，為高等職業院校建設數字檔案館提供了技術支撐。當前，高等職業院校檔案館信息化建設還遠不能滿足用戶對檔案的需求。要想適應形勢發展，使檔案工作真正發揮積極的作用，就必須實現檔案館信息化建設的跨越式發展。首先，高等職業院校管理層重視高等職業院校檔案信息化工作，是進行高等職業院校檔案信息化建設的基礎。加強高等職業院校檔案信息化建設對于高等職業院校發展以及教育進步具有積極意義。其次，要給予經費支持，確保充足的資金投入。信息化建設不僅要求在初期要投入大量資金，后續的維護成本也相對較高。因此，如果沒有足夠的資金投入，提升檔案信息化水平便將是一句空話。在推進檔案信息化過程中，相關的人員、設備、軟件、規章制度都需要重新配套，在檔案信息化頂層設計上要將其歸入到學校的信息化總體規劃中加以實施。同時健全檔案信息化建設標準，制定并完善檔案信息化建設各項技術指標和工作流程。只有這樣，高等職業院校檔案信息化建設才能有章可循，才能保障檔案信息化建設的順利完成。

4.5對檔案管理人員的職業素養提高要求

檔案管理人員的職業素質直接決定了檔案管理進程的效果和最終結果。因此，院校在有職工崗位規劃的前提下，首先要招聘適合數量的基礎強、業務精的檔案管理相關專業的人員充實到工作中，提升部門的總體專業水平。同時對已在職崗位職工，要加強專業培訓和繼續教育，定期安排崗位人員參加國家級、省級或校級的檔案管理工作培訓，保證在職人員專業知識的不斷更新。另外，對于計算機、軟件系統的學習上也要進行培訓，建設院校內部的復合型的多層次的專業檔案管理隊伍。最后，為調動崗位職工的積極性，管理層可設置定期的工作評選及人員工資待遇的分級，促進形成高等職業院校檔案管理完整的工作規模。

4.6健全高等職業院校檔案管理工作的服務體系

要不斷拓展服務方式，傳統的檔案利用服務方式主要以檔案閱覽、檔案外借、檔案展覽與陳列、制發檔案證明、制發檔案副本、檔案咨詢服務為主。拓展服務形式就是在堅持上述服務方式的基礎上，借助信息化、多媒體等技術手段，修訂檔案管理制度以匹配新環境下檔案管理辦法，結合檔案分類，區分用戶類型，對檔案查閱方式加以改進，對檔案利用手續加以簡化，使得檔案管理規范化、檔案日常咨詢電子化、檔案保存縮微化、檔案復制自動化、檔案查找網絡化，從而最大限度滿足用戶的需求。要加大檔案數據挖掘和開發力度：高等職業院校檔案中蘊藏著大量的本校獨有的原始信息，是不可或缺的知識財富。檔案館工作人員應當充分利用這一優勢，根據實際需求動向，結合館藏實際，對檔案信息進行分析研究，有針對性強地進行整理，對館藏檔案信息進行綜合加工、深度開發，不斷挖掘檔案的價值，提取出具有實際價值的、準確、權威性較強的檔案信息供利用者查閱。

5、結論

總之，為促進高等職業院校檔案管理工作的革新發展，必須從領導層管理意識、創新服務模式、強化職工專業性等方面出發，促進檔案管理工作的規范化、合理化、科學化，推動高等職業院校檔案管理工作的現代化發展。

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