關于做好檔案信息化管理建設的策略

陳鶴齡

摘要：在當前社會經(jīng)濟與科學技術的不斷發(fā)展下，信息化融入到了檔案管理之中，并形成了一種全新的管理模式，檔案信息化管理不僅滿足時代發(fā)展的要求，并且也在一定程度上彌補了傳統(tǒng)檔案管理所存在的缺陷與不足，在新時期需要積極做好檔案信息化管理建設工作，提高檔案管理的效率與質量。

關鍵詞：檔案；信息化管理；策略

所謂的檔案信息化建設主要是指在新時期應用計算機技術、網(wǎng)絡技術對檔案信息加以搜集、保存以及管理，是現(xiàn)階段檔案管理的主要模式。在當前的發(fā)展背景下，檔案信息化建設管理的應用可以改變傳統(tǒng)檔案管理的方式，并實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與可行性，使其朝著網(wǎng)絡化、共享化方向不斷發(fā)展與進步。

1、新時期檔案信息化建設的內容

第一是實現(xiàn)檔案信息化管理技術的創(chuàng)新，需要在新時期針對實際的發(fā)展情況構建完善的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的管理，以此更好的保存與利用檔案。眾所周知，傳統(tǒng)模式下檔案管理多為紙質載體，不容易保存，容易發(fā)生丟失，但是采取信息化建設管理，可以采取計算機的方式加以管理，不僅便于存儲，還可以提高檔案的利用效率。第二是實現(xiàn)檔案管理方法的創(chuàng)新，只有進一步創(chuàng)新檔案管理方法才能真正提高檔案管理的有效性，符合信息時代的發(fā)展要求，在此發(fā)展背景下要針對其管理方法進行調整與改進，保證檔案管理方法能夠符合時代發(fā)展的要求，并且還可以科學的進行管控。第三是提高檔案管理者的素質，作為檔案管理中不容或缺的組成部分，檔案工作人員對檔案信息化管理建設起到了至關重要的作用，需要提高其素養(yǎng)，保證檔案管理人員具備計算機操作知識以及理論知識，塑造新的形象。第四是實現(xiàn)檔案的社會化服務進程，之所以進行檔案信息化管理主要的目的便是實現(xiàn)社會共享，所以要加快檔案社會化服務進程，要將檔案資源推向社會，不斷擴大檔案資源的服務范圍，這樣方可提高檔案的應用價值。

2、現(xiàn)階段檔案信息化建設主要存在的問題

在當前的發(fā)展背景下，檔案信息化建設管理已經(jīng)成為了主流趨勢，但是因為受到主客觀因素所帶來的影響，所以其中仍舊存在缺陷與不足，筆者經(jīng)過歸納與總結，將其問題概述為以下幾點。

2.1 數(shù)據(jù)的異構性

一般而言，在檔案信息接收處理的時候需要單位與部門應用計算機技術將資料及時傳輸或接收，但是大多數(shù)情況下，諸多檔案資料接收之后數(shù)據(jù)來源存在差異，且文件屬性存在差異，導致特殊文件的產(chǎn)生，如此一來則會促使檔案信息結構呈現(xiàn)出復雜性，不僅導致工作人員檔案信息接收與處理有所困難，并且也無法進一步推動檔案信息化的有序開展。

2.2 具有分散性

在進行檔案信息收集的時候經(jīng)常會出現(xiàn)同一個信息多次出現(xiàn)的現(xiàn)象，之所以出現(xiàn)這種情況是因為不同單位以及部門擁有共同的主題信息，比如像財務部門涉及到了財務報表，但是稅務部門也會對財務報表有所涉及，這樣一來在網(wǎng)絡信息接收過程中則會出現(xiàn)分散性以及信息重復的現(xiàn)象，對此為進一步改善這一缺陷，需要針對性的做好信息篩選，盡可能的選擇具有價值的內容。

2.3 管理呈現(xiàn)落后性

在進行檔案信息化建設管理的時候需要加強對科學技術的應用，實現(xiàn)檔案資料信息的智能化與數(shù)字化，且還需要利用計算機通過檢索的方式獲取相應的信息資料。然而現(xiàn)階段在整個檔案信息化管理過程中，雖然科學技術比較先進，但是在管理方面卻呈現(xiàn)出落后性，不僅檔案資料沒有及時歸檔，甚至還有諸多資料超過十年都沒有存檔，嚴重阻礙了檔案作用的發(fā)揮。

2.4 檔案管理人員素養(yǎng)過低

正如上文所言，在檔案信息化建設管理中檔案管理人員的作用重大，是其主要的因素，要想從根本上提高檔案信息化管理水平，則需要聘請高素養(yǎng)、高學歷的檔案人員，但是根據(jù)筆者的調查與分析，現(xiàn)階段大多數(shù)檔案部門其工作人員素質過低、專業(yè)水平比較薄弱，甚至出現(xiàn)身兼數(shù)職的現(xiàn)象，導致檔案管理水平過低。還有一點是檔案管理人員重復且機械的操作，長此久往喪失對工作的積極性，還有諸多檔案管理人員不會熟練使用計算機，所以這在一定程度上會對檔案信息化普及程度產(chǎn)生影響，也對檔案資源的挖掘造成制約。

3、檔案信息化建設管理的對策

無論從哪一方面分析，檔案信息化管理建設涉及到了眾多的內容，具有復雜性，需要多個部門與環(huán)節(jié)共同完成，尤其在新時期，為進一步做好檔案信息化建設管理工作，需要多角度的分析與研究，從本質上提高檔案管理的科學化與實效性。

3.1 更新觀念，加強對檔案信息化建設管理的重視

在當前的發(fā)展背景下，檔案部門的領導者與管理者需要更新觀念，加強對檔案信息化建設管理的重視。從屬性上分析，檔案不僅記錄了人類實踐活動的印記，并且也是不可磨滅的歷史組成部分，在當前社會的不斷發(fā)展下，其作用十分明顯，每一位檔案管理者均需要認清檔案工作的重要性，且要在思想上加以更新，做好信息化建設與管理，為檔案管理營造良好的氛圍。與此同時，每一位檔案工作人員需要加強對其認識，將傳統(tǒng)的工作方式改善，積極融入到信息化體系之中，在日常工作中能夠更新觀念，探索出全新的檔案管理方式，與各個部門相互溝通，做到取長補短。

3.2 加大資金投入，提高檔案信息的安全性

加大資金投入已經(jīng)成為了現(xiàn)階段檔案信息化建設管理的關鍵所在，需加以重視，其中需要加強基礎設施建設，這是現(xiàn)階段檔案信息化建設管理的基礎，包括配備計算機設備，做好日常維護，實現(xiàn)軟硬件的更新，構建高質量檔案管理平臺。還需要根據(jù)實際的發(fā)展情況構建完善的檔案信息網(wǎng)絡，促使信息網(wǎng)絡之間相互聯(lián)系，完成信息共享，真正提高檔案的社會化服務進程。與此同時，還需要做好對檔案信息的安全管理，提高其安全性，第一是需要提高檔案工作人員的安全意識，要將安全以及保密工作落實到位，做好安全性管理，第二是要做好技術支持，尤其要對各項資料加以管理，做好安全防護工作，促使檔案資源更加可靠與安全。

3.3 提高檔案人員的綜合水平

檔案管理信息化建設的應用，需要檔案管理工作人員具備計算機軟件應用技術，同時要想檔案工作順利、有序的進行，加強檔案管理的長久發(fā)展，工作人員的綜合素質的提高是非常重要的。任何技術或知識的應用與實施都離不開人，因此，檔案館要加強工作人員先進技術的培訓，檔案管理知識的宣教，并采取考核制度和獎罰制度，以此來激發(fā)工作人員的自主學習性，從整體上提高檔案管理工作人員的綜合素質，還需要創(chuàng)作不同機遇，激發(fā)工作人員在信息化技術的環(huán)境下提高自我創(chuàng)造性，進而提高檔案管理信息化建設的工作效率。

結語：

綜上所述，在當前社會的發(fā)展下，檔案信息化建設已經(jīng)成為了重要的內容，只有實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與智能化，才能真正推動其發(fā)展，發(fā)揮出檔案管理的重要性，但是在檔案信息化建設管理中卻存在問題，對此需要加以處理與解決，多角度分析，提出解決對策。

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